So machst du „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ zum Erfolgsmodell – inkl. Leitfaden, Vorlagen & Prämien-Beispiele

Die Vakanzzeit in Deutschland ist so hoch wie nie: 180 Tage – das ist der Durchschnitt, den es Anfang 2025 brauchte, um offene Stellen zu besetzen. Gleichzeitig klagen Recruiter*innen über unzählige unpassende Bewerbungen, die viel Zeit kosten, aber selten zum Erfolg führen. 

Doch was wäre, wenn deine nächsten Top-Kandidat*innen längst greifbar wären – empfohlen von den Menschen, die dein Unternehmen am besten kennen? Genau hier setzen Mitarbeiterempfehlungsprogramme an: Deine Kolleg*innen bringen gezielt passende Kontakte aus ihrem Netzwerk ein – und werden bei erfolgreicher Einstellung belohnt. 

In diesem Beitrag zeigen wir dir:

• Wie du ein wirksames Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufsetzt
• Welche Prämienmodelle es gibt
• Und wie du mit Vorlagen, Zeitplan und Checkliste sofort starten kannst

Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufsetzen: Dein Leitfaden

Schritt-für-Schritt-Anleitung, E-Mail-Vorlagen, Timeline und Inspiration für Prämien

Leitfaden herunterladen

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Der unterschätzte Recruiting-Kanal mit großer Wirkung

Was bedeutet „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“?

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm motiviert Beschäftigte, aktiv bei der Personalsuche mitzuhelfen. Sie schlagen passende Personen aus ihrem Netzwerk für offene Stellen vor. Wird die empfohlene Person eingestellt, gibt es eine Belohnung – zum Beispiel Geld, Gutscheine oder Sonderurlaub.

Warum Mitarbeiterempfehlungen so erfolgreich sind:

• Schnellere Einstellungen
• Bessere Bewerbungsqualität
• Geringere Recruiting-Kosten
•  Höhere Mitarbeiterbindung

Typischer Ablauf eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Wusstest du schon? Mitarbeiterempfehlungsprogramme gehören zu den effektivsten Recruiting-Kanälen. 43 % der Recruiter*innen nutzen sie bereits – mit überdurchschnittlichen Erfolgsquoten bei Qualität.

Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufsetzen: Die 5 wichtigsten Schritte

Ein gutes Mitarbeiterempfehlungsprogramm startet nicht mit der ersten Prämie – sondern mit einer klaren Struktur. Wer langfristig davon profitieren will, sollte das Programm strategisch planen und intern gut verankern. Hier ein erster Überblick über die fünf wichtigsten Schritte:

1. Ziele und Rollen definieren
   Bestimme, für welche Rollen Empfehlungen besonders sinnvoll sind (z. B. schwer zu besetzende Positionen) – und welche Ziele du erreichen willst: mehr Einstellungen, höhere Qualität oder kürzere Time-to-Hire? 
   
2. Regeln & Prämienstruktur festlegen
   Wer darf empfehlen? Welche Stellen zählen? Und wie sieht die Prämie aus – Geld, Freizeit oder Anerkennung?
   
3. Programm intern launchen
   Nutze interne Kanäle wie E-Mail, Intranet oder All-Hands-Meetings, um das Programm aktiv zu kommunizieren.
   
4.  Kommunikation planen & verstärken
5. Damit das Programm nicht versandet, braucht es regelmäßige Erinnerungen, Erfolgsgeschichten und sichtbare Anerkennung. Führungskräfte spielen hier eine Schlüsselrolle.
   
6. Erfolge messen & feiern
   Tracke Empfehlungen, Hires und Prämien – und teile die Ergebnisse mit dem Team. Öffentliche Anerkennung und Transparenz motivieren zur Teilnahme.

Mit dabei: Dein 6-Wochen-Zeitplan zum Erfolg

Schritt für Schritt zeigen wir dir, wie du dein Empfehlungsprogramm in nur sechs Wochen aufsetzt – inklusive klarer Meilensteine, beteiligter Stakeholder (von Talent Acquisition bis Legal) und konkreter Aufgaben für jede Woche. So behältst du den Überblick – und kommst schnell ins Handeln.

Leitfaden herunterladen

Die besten Empfehlungsprogramme sind einfach, sichtbar und konsistent. Wenn Beschäftigten klar ist, wie sie teilnehmen können und sie sich für ihren Einsatz wertgeschätzt fühlen, dann kommen Empfehlungen ganz von selbst.

Lorraine Morrin, People Partner Lead, Mid-Markets, The Stepstone Group

Fokus: Prämien-Beispiele – so belohnst du Mitarbeiterempfehlungen richtig

Nicht jede Empfehlung führt zum Traumkandidaten – aber wenn sie es tut, darf das belohnt werden. Die richtige Prämie motiviert, zeigt Wertschätzung und sorgt dafür, dass dein Programm auch langfristig genutzt wird. Hier findest du bewährte Ansätze und kreative Ideen:

Geldprämien: Klar und motivierend

Monetäre Anreize bleiben ein starker Hebel – besonders bei schwer zu besetzenden Positionen. Hier sind einige Denkanstöße für dich:

• Gestaffelte Prämienhöhe: Zum Beispiel 500 € für Junior-Positionen, bis zu 3.000 € für Führungskräfte.
• Rollenspezifisch belohnen: Für die Empfehlung einer Führungskraft gibt es mehr, bei Praktika oder Werkstudierenden können Gutscheine für Online-Plattformen eine schöne Alternative sein.
• Zusätzlicher Anreiz: Verdopple die Prämie bei jeder dritten erfolgreichen Empfehlung – das belohnt Engagement langfristig.
• Auszahlungsmodell mit Vertrauen: 50 % der Prämie bei Arbeitsbeginn, 50 % nach bestandener Probezeit – transparent und fair für beide Seiten.

Alternativen zu Geld: Wertschätzung, die wirkt

Nicht alle Organisationen arbeiten mit Geldprämien – oft überzeugen kreative, kulturell passende Alternativen:

• Gutscheine oder Sachprämien (z. B. Technik, Event-Tickets, Buchgeschenke)
•  Zusätzliche Urlaubstage zur freien Verfügung
•  Spenden im Namen des Empfehlenden – ideal für sozial engagierte Teams
•  Weiterbildungsbudgets oder Zugang zu exklusiven Kursen
•  Karriere-Booster: interne Sichtbarkeit, Mentoring, Projektverantwortung
•  Soziale Events: z. B. Einladung zu einem Dinner, Teamevent oder Kurzreise für Top-Empfehler*innen
• Kombi-Modelle: Sachprämie + Geld zur Auswahl, aufgeteilt auf zwei Zeitpunkte

Sind Prämien steuerfrei?

Geldprämien für Mitarbeiterempfehlungen sind nicht steuerfrei – sie gelten als Arbeitslohn und müssen über die Gehaltsabrechnung versteuert und verbeitragt werden. Das schmälert den Netto-Betrag für die empfohlene Person deutlich. 

Eine steuerfreie Alternative: 
Der Sachbezug bis 50 € monatlich (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Damit können Unternehmen steuerfreie Prämien z. B. in Form von Gutscheinen oder Sachbezugskarten ausgeben – zusätzlich zum Gehalt. Wichtig dabei:

• Keine Barauszahlung oder Überweisung
• Maximal 50 € pro Monat je Mitarbeitendem
• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn

Ein Beispiel: Wer über 6 Monate hinweg monatlich 50 € als Sachbezug vergibt, ermöglicht einen steuerfreien Bonus von bis zu 300 € – ganz ohne Abzüge.

Egal, für welches Modell du dich entscheidest: Wichtig ist, dass der Wert der Empfehlung spürbar wird – und zur Kultur eures Unternehmens passt.