Recruiting automatisieren: 6 KI-Anwendungsfälle, die dir jede Woche Stunden sparen
Inhalt
- Admin-Aufwand beträgt 12 Stunden
- 6 Anwendungsfälle von Automatisierungen
- Fazit
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Recruiter*innen verlieren über 1,5 Arbeitstage pro Woche an Admin-Aufgaben. Obwohl KI-Tools hier längst unterstützen könnten, nutzen viele sie bislang fast ausschließlich für die Textgenerierung, etwa beim Erstellen von Stellenanzeigen. Damit bleibt ein enormes Potenzial ungenutzt. In diesem Beitrag zeigen wir dir 6 konkrete Anwendungsfälle, wie du mit KI deinen Recruiting-Alltag beschleunigst und dir mehr Zeit für das Wesentliche schaffst: den Kontakt zu Kandidat*innen.
Recruiter*innen verbringen mehr als 12 Stunden mit administrativen Aufgaben
Recruiter*innen verbringen im Schnitt mehr als 12 Stunden pro Woche mit Aufgaben, die längst automatisiert werden könnten. Kein Wunder also, dass 43 % von ihnen angeben, zu viel Zeit für administrative Tätigkeiten aufzuwenden1 – sei es beim Sichten von Bewerbungsunterlagen, beim Erstellen von Stellenanzeigen oder bei der Vor- und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen.
Trotzdem schöpfen viele das Potenzial von KI-Tools noch nicht aus: Ganze 40 % setzen aktuell überhaupt keine KI im Recruiting ein. Die Gründe sind vielfältig: Fast jede*r Zweite vertraut weiterhin dem eigenen Urteilsvermögen mehr als einem Algorithmus. Und auch Datenschutz- und Compliance-Fragen bremsen viele – wie es eine Kundin von Jana Oetken, Recruiterin und KI-Expertin, formuliert: „Wir haben so viele sensible Daten – KI ist viel zu riskant.“
Dabei zeigt die Praxis: KI wird bislang fast ausschließlich für das Schreiben von Stellenanzeigen (28 %) oder standardisierte Rückmeldungen an Bewerber*innen genutzt. Sprich – vor allem für Textgenerierung. Doch die Möglichkeiten gehen weit darüber hinaus. Im Folgenden zeigen wir dir sechs konkrete Anwendungsfälle, wie KI deine Recruiting-Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch smarter machen kann.
Kennst du schon Stepstone Recruit?
Auf unserer KI-basierten Recruitingplattform bündeln wir viele der Vorteile, die künstliche Intelligenz im Recruiting bietet, in einem intelligenten Tool. Mit Stepstone Recruit erstellst du perfekte Stellenanzeigen in wenigen Minuten, behältst jederzeit den Überblick über deine Bewerbungen, kannst dir passende Kandidat*innen ganz einfach vorschlagen lassen und vereinbarst Vorstellungsgespräche mit wenigen Klicks.
Neugierig?
6 Anwendungsfälle von Automatisierungen für dein Recruiting
Active Sourcing
Active Sourcing ist einer der größten Zeitfresser im Recruiting – im Schnitt investieren Recruiter*innen rund 3 Stunden und 49 Minuten pro Vakanz allein in die Kandidatensuche. KI-gestützte Tools können hier massiv entlasten: Mit generierten Boolean Strings (z. B. über ChatGPT) lassen sich Suchstrategien in CV-Datenbanken und Business-Netzwerken deutlich verbessern.
Ein spannender Ansatz ist zudem das Matching von Quereinsteiger*innen:
Ich lasse mir von KI Matching-Vorschläge für Quereinsteiger machen – also Personen, deren Profile nicht offensichtlich passen, aber mit etwas Kreativität genau das richtige Mindset und Potenzial mitbringen. Das hat schon mehrfach zu tollen Hires geführt!
Recruiter im Stepstone Interview
Pre-Screening
Gerade bei hohem Bewerbungsaufkommen ist das Filtern unpassender Bewerbungen entscheidend, um keine Zeit in irrelevante Kandidatenprofile zu investieren. KI-gestützte Pre-Screening-Fragen und Matching-Tools übernehmen hier die erste Sortierung und heben passende Bewerbungen hervor.
Julian Kersting, Geschäftsführer und CCO bei der Personalmarketing-Agentur Wahring Gruppe berichtete im Interview, dass KI in Auswahlprozesse integriert wird. Am Ende aber, so betont er, entscheidet immer noch der Mensch.
Effiziente Vorauswahl-Fragen für mehr passende Bewerbungen
Stellenanzeigen optimieren und auf Zielgruppe anpassen
Viele Recruiter*innen nutzen KI bereits, um Stellenanzeigen zu texten – doch das Potenzial geht darüber hinaus. KI kann Job Ads gezielt auf Zielgruppen zuschneiden, Formulierungen optimieren und eine persönlichere Ansprache schaffen.
Aktuell nutzen wir [KI] im Wesentlichen, um Stellenanzeigen zu optimieren, das heißt zu individualisieren auf spezifische Zielgruppen (…) um eine persönliche Ansprache reinzubringen.
Julian Kersting, Geschäftsführer bei der Wahring Gruppe
[Die Entwürfe unserer Stellenausschreibungen] werden mithilfe von KI optimiert: hinsichtlich AGG-Konformität, SEO, Inklusivität, Tonalität und unseren internen Standards. Dabei achten wir auf die Balance zwischen attraktiver inhaltlicher Tiefe und prägnanter Formulierung um Interessierte zu gewinnen, ohne sie zu überfrachten.
Miriam Engels, Director of Talent Acquisition, QIAGEN
Kalender-Tools
Ein echter Quick Win: Self-Service-Buchungstools für Interviews. Statt endloser E-Mail-Ping-Pong können Bewerber*innen direkt freie Slots auswählen – das beschleunigt den Prozess erheblich und reduziert den organisatorischen Aufwand auf ein Minimum.
Interview-Vor- und Nachbereitung
KI kann nicht nur administrative Aufgaben erleichtern, sondern auch die Qualität von Interviews erhöhen. Tools unterstützen bei der Erstellung strukturierter Leitfäden, kompetenzbasierten Fragen und standardisierten Bewertungsskalen – das sorgt für mehr Objektivität im Auswahlprozess.
Strukturierung von Interview-Notizen
Die Nachbereitung von Interviews ist laut 21 % der Recruiter*innen der größte Zeitfresser im Prozess. KI-gestützte Tools helfen, Gesprächsnotizen automatisch zu strukturieren, Kernaussagen zu extrahieren und in standardisierte Dokumentationen zu überführen – ohne dass wichtige Details verloren gehen.
Kandidatenkommunikation
Ob Zu- oder Absage, Rückfragen oder Status-Updates: Kommunikation kostet Zeit. KI-gestützte Tools wie ChatGPT können standardisierte Nachrichten professionell und gleichzeitig empathisch formulieren. So bleibt der persönliche Ton gewahrt, selbst wenn du viele Bewerbungen parallel betreust.
10 E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Bewerbenden
Fazit: Weniger Admin, mehr Fokus auf Menschen
Recruiting wird nicht verschwinden – aber es verändert sich. Während 43 % der Recruiter*innen noch immer wertvolle Stunden in administrative Aufgaben investieren, zeigt sich: KI kann genau hier entlasten. Ob Active Sourcing, Pre-Screening oder Interview-Nachbereitung – Automatisierungen schaffen Raum, damit Recruiter*innen sich wieder auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: den Menschen hinter dem Lebenslauf.
Gerade KMUs, die oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten, profitieren besonders von smarten KI-Anwendungen. Wer die Tools klug einsetzt, beschleunigt nicht nur Prozesse, sondern steigert auch die Candidate Experience.
👉 Fang klein an – etwa mit Kalender-Tools oder optimierten Stellenanzeigen – und erweitere dann Schritt für Schritt deine Use Cases. So wird KI vom Buzzword zum echten Wettbewerbsvorteil in deinem Recruiting.
Quellen:
1 Hiring Efficiency, The Stepstone Group, Juli 2025
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