Feedback nach dem Vorstellungsgespräch: Wie Sie Talenten konstruktiv absagen

Geeignete Talente zu finden und einzustellen ist eine spannende und zutiefst lohnende Aufgabe – wenn Sie schließlich ein Match für die ausgeschriebene Stelle finden. Leider gehört es in der Regel dazu, dass nicht jede*r Kandidat*in auf die Stelle passt, weshalb nicht jedes Feedback nach einem Vorstellungsgespräch mit einer Jobzusage endet.

In diesem Fall überbringt natürlich niemand gerne schlechte Nachrichten. Umso wichtiger ist es, dass auch eine Absage respektvoll, sachlich und hilfreich für den*die Kandidat*in ausfällt. Ein umfassendes Feedback drückt Wertschätzung und Anerkennung für die Bewerbung und Bemühungen der Kandidat*innen aus, ist professionell und hilft dem*der Bewerber*in auf ihrem weiteren Karriereweg weiter.

Wichtig dabei ist, dass das Feedback aufrichtig und konstruktiv ist. Wie Sie höfliches und professionelles Feedback nach dem Vorstellungsgespräch geben, von dem Sie und das Talent profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Feedback nach dem Vorstellungsgespräch?

Mit dem Feedback nach einem Vorstellungsgespräch haben Sie die Möglichkeit, Aspekte hervorzuheben, die Ihnen an dem*der Bewerber*in besonders gefallen haben. Heben Sie sowohl die Stärken als auch die Schwächen des*der Kandidat*in hervor. Indem Sie Ihren Eindruck ehrlich und ausführlich wiedergeben, weiß das Talent, wo sein Potenzial liegt und wo für die Person in Zukunft Verbesserungspotenziale liegen – nicht zuletzt im Bewerbungsprozess.

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Wann ist das Feedback auszusprechen?

Kurz gesagt: so schnell wie möglich! Lassen Sie den*die Kandidat*in nicht zu lange warten. Wenn Sie den Menschen nicht zu lange in der Schwebe halten lassen, ist die Person eher dazu bereit, die genannten Gründe zu akzeptieren und Ihr konstruktives Feedback ernst zu nehmen. Mit einer schnellen und eindeutigen Rückmeldung geben Sie dem*die Bewerber*in die nur faire Chance, sich auf die nächsten und/oder ausstehenden Bewerbungen zu fokussieren.

Wie ist das Feedback zu übermitteln?

Sofern Sie dem*der Bewerber*in Ihr Feedback nicht direkt im Anschluss an das Bewerbungsgespräch mitteilen möchten, stehen Ihnen im Anschluss alle gängigen Wege offen. Entweder übermitteln Sie Ihre Absage und die Gründe dafür telefonisch oder schriftlich per E-Mail. 

Wenn Sie einem Talent aber kurz vor dem Abschluss des Einstellungsprozesses absagen möchten, sollten Sie den*die Kandidat*in zu einem persönlichen Gespräch am Telefon oder per Video-Call einladen. Gerade dann, wenn der Bewerbungsprozess schon so weit fortgeschritten ist, ist das die höflichste und professionellste Art und Weise.

Was bedeutet Feedback nach dem Vorstellungsgespräch für die Bewerbenden?

Unabhängig vom Ausgang des Recruitingprozesses hinterlassen manche Bewerbende während des Vorstellungsgesprächs einen positiven Eindruck. Um auch diesen Bewerber*innen trotz schlechter Nachrichten ein gutes Gefühl zu geben, ist konstruktives Feedback essenziell.

78 % der Bewerber*innen wünschen sich eine Erklärung für Ihre Absage und konstruktives Feedback nach dem Vorstellungsgespräch. Eine offene Rückmeldung über die Gründe trägt zudem zu mehr Fairness und Transparenz im Bewerbungsprozess bei.

Was ist die Bedeutung von Feedback nach dem Vorstellungsgespräch für Recruiter?

Für einige Personalverantwortliche ist es eine unangenehme Situation, eine*r Kandidat*in ausführliches oder überhaupt Feedback nach einer Absage auszusprechen, weshalb sie sich dagegen entscheiden. Doch auch Personaler profitieren von einem Feedback nach einem Vorstellungsgespräch:

• Employer Branding: Das Image eines Unternehmens ist für viele Talente ausschlaggebend, ob sie sich dort bewerben oder nicht. In Zeiten von Arbeiterlosigkeit kommt es immer öfter vor, dass sich Talente das Unternehmen aussuchen und nicht umgekehrt. Wenn Sie einem erfolglosen Talent trotz Absage durch konstruktives Feedback eine positive Erinnerung an Ihr Unternehmen mit auf den Weg geben, wirkt sich das bestenfalls positiv auf den Ruf Ihres Unternehmens aus. Zum Beispiel: positiver Erfahrungsaustausch auf Social Media oder positive Bewertungen auf Vergleichsportalen.

• Aufbau eines Netzwerks/Talentpools: Wenn es um das Recruiting zukünftiger Talente geht, zahlt es sich oft aus, ein Netzwerk aufzubauen. Auch wenn ein*e Bewerber*in nicht für diese eine Stelle geeignet ist, bedeutet das nicht, dass er*sie nicht ideal für eine andere Ausschreibung ist. Binden Sie abgelehnte, aber starke Talente mit konstruktivem Feedback an Ihr Unternehmen! Talentpools sind ein großer Vorteil für Unternehmen auf dem umkämpften Arbeitsmarkt.

Tipps für konstruktives Feedback

Abschließend möchten wir noch einmal drei Aspekte hervorheben, die für Personaler im Gespräch mit abgelehnten Talenten besonders wichtig sind. Diese drei Tipps helfen Ihnen, Ihre Entscheidung höflich und konstruktiv zu kommunizieren.

Tipp 1: Zeigen Sie Dankbarkeit und Wertschätzung

Ein Bewerbungsprozess ist für Bewerbende immer mit Zeit und Mühe verbunden. Wenn die Enttäuschung nach einer negativen Rückmeldung groß ist, tut es gut zu hören, dass die Zeit trotzdem sinnvoll genutzt wurde.

Danken Sie dem*der Bewerber*in für das Interesse an Ihrem Unternehmen und die investierte Zeit. Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus, indem Sie dem Talent durch konstruktives Feedback einen Mehrwert bieten.

Tipp 2: Ermutigen Sie das Talent

Eine Absage lässt eine*n Bewerber*in manchmal an sich selbst und seinen*ihren Fähigkeiten zweifeln. Manchmal sind es aber nur die kleinen Dinge, die gegen eine Einstellung sprechen. Umso wichtiger: Kommunizieren Sie die Gründe für Ihre Entscheidung klar und deutlich. Dazu gehört auch, dass Sie dem Talent seine Potenziale aufzeigen! Eine schlechte Nachricht verliert dank positiver Worte gerne ihren Schrecken und stärkt Bewerber*innen für weitere Gespräche. Besonders in größeren Unternehmen ist es nicht komplett unmöglich, Personen bei einer weiteren Bewerbung wiederzusehen.

Heben Sie z. B. diese Aspekte hervor:

• Soft Skills (Kompetenzen)
• Hard Skills (Fertigkeiten)
• Qualifikationen
• Erfahrungen

Ermutigen Sie das Talent, es weiter zu versuchen! Fragen Sie zum Beispiel, ob er*sie in Ihr Netzwerk/Talentpool aufgenommen werden möchte. So zeigen Sie dem Talent, dass Sie von ihm überzeugt sind.

Tipp 3: Nehmen Sie sich Zeit für Nachfragen

Wenn Sie dem Talent die Absage und das Feedback schriftlich mitteilen, sollten Sie am Ende des Schreibens eine*n Ansprechpartner*in für telefonische Nachfragen nennen oder die Möglichkeit für einen Gesprächstermin anbieten.

Aber auch im persönlichen Gespräch sollten Sie genug Zeit für Nachfragen einplanen! Wenn die Zeit knapp ist, bleibt am Ende keine Zeit mehr für eine höfliche und professionelle Verabschiedung.

FAQ – Häufige Fragen zum Thema “Feedback nach dem Vorstellungsgespräch”