New Pay: So bilden Sie die Grundlage für Ihr Vergütungssystem!
Inhalt
- Das Wichtigste in Kürze
- New Pay Definition: Transparenz und Fairness im Fokus
- New Pay Modelle: Die Handlungsfragen für Ihr Vergütungssystem
- Entlohnungsformen: So finden Sie ihr idealtypisches Ergebnis
- FAQ
Checkliste zum Entgelttransparenzgesetz
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Ein Vergütungssystem zu gestalten, kann eine echte Herausforderung sein: Wo fängt man an? Was wirklich zählt, ist eine klare Zielsetzung – denn ein gutes Vergütungssystem motiviert, bindet und sorgt für Fairness. Nadine Nobile, Organisationsbegleiterin und New Pay-Expertin, zeigt in diesem Beitrag praxisnah, wie Sie den ersten Schritt zu einem ganzheitlichen Vergütungssystem machen – ohne sich im Detail zu verlieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein modernes Vergütungssystem fördert Fairness und Transparenz, deckt unbewusste Gehaltsunterschiede auf
- New Pay beschreibt transparente, flexible Vergütungsansätze, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur fokussiert sind
- Die sieben Dimensionen von New Pay (z. B. Partizipation, Flexibilität, Transparenz) helfen bei der Entwicklung fairer und anpassungsfähiger Vergütungssysteme
- Transparenz in der Vergütung schafft Klarheit über Prozesse und Gehaltsstrukturen, fördert Vertrauen und reduziert soziale Spannungen
New Pay ist meine große Leidenschaft. Denn Entlohnung setzt einen solch bedeutsamen Rahmen für unser Leben genauso wie für unsere Zusammenarbeit, dass wir uns ihrer Wirkung nicht nur bewusst werden sollten, sondern uns vor allem die Frage stellen müssen: Ja, wie wollen wir es denn in Zukunft haben? Dafür müssen wir Vergütung immer wieder neu denken. Denn unsere Welt verändert sich rasant und damit auch die Anforderungen, die an Organisationen und ihre Mitarbeitenden gestellt werden.
Auch die Anforderungen an Vergütungssysteme haben sich grundlegend durch das Entgelttransparenzgesetz verändert. Unternehmen sind seit 2017 verpflichtet, Gehaltsstrukturen transparenter zu gestalten, und müssen auf konkrete Anfragen von Mitarbeitenden detaillierte Auskünfte über Vergleichsgehälter geben. Außerdem will die EU mit der am 6. Juni 2023 in Kraft getretenen Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) den bereinigten Gender-Pay-Gap verkleinern. Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Vorgaben bis Juni 2026 umsetzen.
Sind Sie als Arbeitgeber auf die neuen Anforderungen rund um das Entgelttransparenzgesetz und die kommende EU-Richtlinie vorbereitet?
Auf unserer Themenseite finden Sie alle notwendigen Informationen und hilfreiche Unterstützung für die Umsetzung:
- Detaillierte Erklärungen zum Gesetz und zur EU-Richtlinie
- Aufschlussreiche Webinare mit Experteneinblicken
- Praktische Checkliste zur Umsetzung
- Hilfreiche Ressourcen für Ihre HR-Abteilung
Die Anforderungen der EU-Richtlinie für faire Entlohnung:
- Gleicher Lohn für gleiche und gleichwertige Tätigkeiten
- Objektive und geschlechtsneutrale Kriterien
- Bewerbende und Mitarbeitende müssen über Kriterien, die zur Bestimmung und Entwicklung des Gehalts herangezogen werden, jährlich informiert werden.
Ein modernes Vergütungssystem hilft Unternehmen, nicht nur den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, sondern auch Fairness und Transparenz aktiv zu fördern. Ein solches System ermöglicht es, unbewusste Gehaltsunterschiede aufzudecken und langfristig zu beseitigen, und gleichzeitig die Arbeitgebermarke stärkt.
New Pay Definition: Transparenz und Fairness im Fokus
New Pay bezeichnet innovative, transparente und flexible Ansätze zur Vergütungsgestaltung, die sich von klassischen, hierarchischen Entlohnungssystemen lösen. Der Fokus liegt auf der Zukunftsfähigkeit der Organisation und der Unternehmenskultur, um faire, partizipative und nachvollziehbare Lösungen zu schaffen.
In unserem Buch “New Pay Journey” schreiben wir: „Der Begriff New Pay umschreibt Prozesse rund um die Entwicklung neuer Gehaltsprozesse, die die Bedürfnisse der Menschen in einer sich dynamisch wandelnden Organisation unterstützen. Die Gehaltsfindung richtet sich an der Branche und der Position aus (dem Wofür). Sie durchbricht fast immer alte Muster, Rituale und Regeln und hinterfragt klassische Entgeltinstrumente. New Pay ist ein System, das lebt, atmet und sich nach Bedarf selbst anpasst. Ziel ist die eigene, individuelle Lösung.“
New Pay Beispiel: Die sieben Dimensionen von New Pay
Es ist wenig überraschend, aber ich bin oft mit der Frage konfrontiert, wie man überhaupt anfängt, ein klares und faires Vergütungssystem zu entwickeln. Und tatsächlich ist das nicht mal eben nebenbei gemacht. Um den Einstieg zu erleichtern, haben wir das Schaubild “die sieben Dimensionen von New Pay” entwickelt.
Fair versus gerecht
In der Mitte des Schaubildes steht Fairness, denn darum geht es bei New Pay. Ich persönlich nutze nie das Wort “gerecht” im Zusammenhang mit Gehältern. Warum? Weil es nicht die eine Gerechtigkeit gibt. Und deshalb lässt sie sich auch nicht erreichen. Gerechtigkeit hängt immer davon ab, mit welcher Brille ich auf Gerechtigkeit schaue. Ist es die rosa Brille der sozialen Gerechtigkeit, oder die grüne Brille der Bedarfsgerechtigkeit.
Setze ich die rote Brille der Leistungsgerechtigkeit auf oder die gelbe Brille der Anforderungsgerechtigkeit. Das Ergebnis wird jeweils ein anderes sein. Bei Fairness verhält es sich anders. Obwohl oft gesagt wird, Fairness sei nur die “gefühlte Gerechtigkeit”, stimme ich dem heute nicht mehr vollständig zu. Fairness bedeutet vielmehr, dass sich alle Beteiligten an die vereinbarten Spielregeln halten. Dieser Anspruch ist etwas, dem jede Organisation gerecht werden kann. Fairness bei Gehältern ist subjektiv und basiert auf dem Vergleich von Entlohnung, Leistung und den Gehältern anderer. Neben der Verteilungsgerechtigkeit, die Faktoren wie Kompetenzen, Erfahrungswissen oder Leistung berücksichtigt, ist den Beschäftigten vor allem Verfahrensgerechtigkeit wichtig: transparente, nachvollziehbare Prozesse und Gleichbehandlung. Zufriedenheit mit dem Vergütungssystem beeinflusst das Empfinden von Fairness maßgeblich.
Lesetipp
Stepstone Gehaltsreport 2025: Was verdient Deutschland?
New Pay Modelle: Die Handlungsfragen für Ihr Vergütungssystem
Fairness ist also der zentrale Grundsatz. Um diese zu gewährleisten, ergeben sich sechs entscheidende Handlungsfelder für die Entwicklung eines neuen Vergütungssystem, die sich in konkrete Fragen für Ihr individuelles System übersetzen lassen:
- Partizipation: Wie werden Mitarbeitende zu Beteiligten? Partizipation ermöglicht es Mitarbeitenden, aktiv an der Gestaltung des Vergütungssystems mitzuwirken. Entscheidungen über Vergütungskriterien und deren Gewichtung sind nicht länger ausschließlich Sache von Expert*innen oder dem Management, sondern werden ins Zentrum der Organisation verlagert.
- Permanent Beta: Welche Anpassungen und Weiterentwicklungen sind notwendig oder hilfreich?Permanent Beta bedeutet, dass Vergütungssysteme niemals endgültig „fertig“ sind. Stattdessen müssen sie ständig weiterentwickelt und angepasst werden, um den sich ändernden Bedürfnissen der Mitarbeitenden und der Organisation gerecht zu werden. Ein flexibles und dynamisches System sorgt dafür, dass Gehaltsstrukturen und -prozesse immer aktuell bleiben und den Anforderungen des Marktes sowie der Unternehmenskultur entsprechen. Hierbei ist es wichtig, regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden einzuholen und den Anpassungsbedarf zu evaluieren.
- Flexibilität: Wie viel Flexibilität benötigt das System? Die Dimension Flexibilität unterstreicht den Wunsch der Beschäftigten nach Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Zeit ist für viele ein ebenso wichtiger Wert wie Geld. New Pay fordert daher Wahlmöglichkeiten bei den Kernelementen der Vergütung, etwa zwischen mehr Gehalt, zusätzlichem Urlaub oder reduzierter Arbeitszeit. Anpassungen an individuelle Lebenssituationen – insbesondere für Frauen, die oft mehr Care-Arbeit leisten – sollten regelmäßig möglich sein. Aber auch die Organisation benötigt Flexibilität. Hier gilt es jedoch geregelte Ausnahmen zu definieren die nachvollziehbar sind und nicht den Anschein von individueller Willkür oder Nasenfaktor aufkommen lassen.
- Selbstverantwortung: Was braucht es, damit Mitarbeitende Verantwortung übernehmen (können)? Die Dimension Selbstverantwortung ermöglicht Mitarbeitenden, ihr Gehalt aktiv mitzubestimmen, was Autonomie, Motivation und Kreativität stärkt. Damit dies gelingt, sind Transparenz, wirtschaftliches Verständnis und klare Abgrenzung persönlicher und unternehmerischer Interessen notwendig. Während die meisten ihre eigene Vergütung gestalten möchten, lehnen sie Einfluss auf die Gehälter anderer eher ab – ein Zeichen für Unsicherheit und Weiterentwicklungsbedarf in Organisationen.
- Wir-Denken: Welche Werte und Prinzipien sind handlungsleitend? Klassische Vergütung mit individuellen Boni wird zunehmend durch kollektive Erfolgsbeteiligung ersetzt, um Kollaboration und gemeinschaftliche Wertschöpfung zu fördern. Modelle wie Teamprämien oder Mitarbeitendenbeteiligungen stärken das Wir-Gefühl und zahlen auf den Unternehmenszweck ein. Dennoch bleibt individuelle Wertschätzung wichtig.
- Transparenz: Wie schaffen wir Nachvollziehbarkeit? Transparenz in der Vergütung holt Gehaltsthemen aus inoffiziellen Gesprächen und schafft Klarheit über Prozesse und Gehaltsstrukturen. Beschäftigte wünschen sich vor allem Einblick in Verfahren und Vergleichswerte innerhalb ihrer Tätigkeit. Doch Transparenz birgt auch Risiken, etwa soziale Spannungen bei unklaren Gehaltsunterschieden. Fairness bleibt daher wichtiger als vollständige Offenlegung.
Diese Fragen sind handlungsleitend sowohl für den (Weiter-)Entwicklungsprozess des Vergütungssystems als auch für die Ausgestaltung der Prozesse und die Kommunikation über das Vergütungssystem. Sie bilden die Basisarbeit für New Pay.
Entlohnungsformen: So finden Sie ihr idealtypisches Ergebnis
Um Fairness und Transparenz in der Entlohnung zu gewährleisten, sollte jede Organisation darauf hinarbeiten, Entgeltstrukturen und -prozesse zu entwickeln und zu etablieren, die objektiv und nachvollziehbar sind. In unserer Beratungspraxis haben wir ein Übersichtsmodell entwickelt, das wir als „idealtypisches Ergebnis“ bezeichnen. Dieses Modell zeigt auf, welche Punkte beachtet werden müssen, damit Mitarbeitende und Bewerbende nachvollziehen können, nach welchen Kriterien ihr Gehalt bestimmt wird und wie es sich zukünftig entwickeln kann. Dabei spielen zwei zentrale Stränge eine Rolle: die Kriterien- und die Prozessebene.
Die Kriterien-Ebene
Auf dieser Ebene wird ein Gehaltsrahmen für verschiedene Funktionen anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien entwickelt. Hierfür sind Engeltbausteine genauso wie Gehaltsbänder festzulegen. Entgeltbausteine sind die einzelnen Bestandteile, aus denen sich das Gehalt zusammensetzt (z. B. Grundgehalt, Zulagen), während Gehaltsbänder den Rahmen oder die Spanne angeben, innerhalb derer das Gehalt für eine bestimmte Funktion liegt, basierend auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien.
Diese basieren auf:
- Vergütungskriterien für Funktionen, Stellen und Rollen: Festlegung, welche Kriterien für die Einstufung und Vergütung einer bestimmten Funktion oder Rolle gelten.
- Kriterien für die individuelle Gehaltsentwicklung innerhalb des Gehaltsbands: Definition, welche Faktoren (z. B. Erfahrung und Kompetenzentwicklung, individuelle Verantwortungsübernahme oder individuelle Beiträge zur Innovationsfähigkeit der Organisation, Erfahrung, Betriebszugehörigkeit) Einfluss auf die Entwicklung des Gehalts innerhalb eines festgelegten Gehaltsbands haben.
- Kriterien für Zulagen und weitere Entgeltbausteine: Regelung, unter welchen Bedingungen zusätzliche Leistungen wie Zulagen, Boni oder andere Vergütungskomponenten gewährt werden.
Während man sich in der Kriterien-Ebene um das Was kümmert, geht es auf der Prozessebene mehr um das Wie.
Die Prozess-Ebene
Hier liegt der Fokus darauf, klare, konsistente und verlässliche Abläufe für die Gehaltsbestimmung und -entwicklung zu schaffen.
Wichtige Basisprozesse dafür sind:
- Prozess für die Funktionsbewertung: Festlegen, wie Funktionen bewertet und eingestuft werden. Die Funktionsbewertung ist ein essenzieller Bestandteil eines transparenten Vergütungssystems. Sie sorgt dafür, dass jede Position objektiv und nachvollziehbar in eine Gehaltsstruktur eingeordnet wird. Dabei wird nicht die Leistung des Mitarbeiters, sondern die Funktion selbst bewertet. Wichtig ist, dass Kriterien wie Verantwortung, Anforderungen und Komplexität der Aufgaben klar definiert sind. Dies sorgt nicht nur für Fairness, sondern auch für Transparenz und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in das System.
- Prozess für die Gehaltsbestimmung bei Einstellungen: Definieren, wie das Einstiegsgehalt neuer Mitarbeitender festgelegt wird.
- Prozess für die kollektive Gehaltsentwicklung: Festlegen von Kriterien und Abläufen für Gehaltserhöhungen, die Gruppen oder das gesamte Unternehmen betreffen.
- Prozess für die individuelle Gehaltsentwicklung: Regelung, wie individuelle Gehaltserhöhungen basierend auf Leistung, Entwicklung oder anderen Faktoren gestaltet werden.
Wer diese sieben Aspekte klar definiert und beschreibt, legt die Basis für eine transparente und nachvollziehbare Vergütung. Dabei sind zwei Faktoren besonders wichtig: Zum einen spielt die Kommunikation mit Beschäftigten und Führungskräften eine zentrale Rolle. Zum anderen erfordert die Umsetzung ein klares Commitment aller Beteiligten, um Prozesse und Kriterien konsistent und verlässlich anzuwenden. Beides ist entscheidend, um Vertrauen zu schaffen.
Mit einer klaren Zielsetzung und einem ganzheitlichen Vergütungssystem legen Sie also den Grundstein für eine faire und motivierende Entlohnung. Doch wie geht es weiter? Im nächsten Beitrag widmen wir uns zentralen Aspekten wie Grading und Gehaltsbändern, der Rolle der Führungskräfte und dem Prozesserleben. Sie erfahren, wie Sie diese Elemente definieren und beschreiben, um eine transparente und nachvollziehbare Vergütungsstruktur zu schaffen – die Basis für New Payment (Verlinkung zu “So bestimmen Sie faire Gehälter”).
Nadine Nobile
Buchautorin & Mitgründerin von New Pay CollectiveNadine Nobile ist Mitgründerin des New Pay Collective und eine Vorreiterin im Bereich innovativer Vergütungssysteme. Als Sparringspartnerin und Impulsgeberin unterstützt sie Organisationen dabei, Vergütung ganzheitlich und partizipativ zu gestalten. Sie ist Co-Autorin der Bücher New Pay (2019) und New Pay Journey (2023), die den Weg zu mehr Transparenz und Fairness in der Arbeitswelt ebnen. Darüber hinaus engagiert sie sich mit ihrem Netzwerk New Work Women für eine vielfältige und diverse Arbeitswelt auf Augenhöhe.
FAQ: New Pay
Was ist die Definition von New Pay?
New Pay bezeichnet zukunftsorientierte, transparente und flexible Vergütungsansätze, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, den Anforderungen der Organisation und die Unternehmenskultur abgestimmt sind. Es zielt darauf ab, faire und nachvollziehbare Lösungen zu schaffen, die sich von traditionellen, hierarchischen Entlohnungssystemen abheben.
Was sind die wichtigsten Dimensionen eines New Pay Systems?
Ein erfolgreiches New Pay System basiert auf den Dimensionen Fairness, Partizipation, Flexibilität, Transparenz, Selbstverantwortung und kontinuierlicher Weiterentwicklung. Diese Dimensionen helfen, ein System zu schaffen, das den Mitarbeitenden gerecht wird und gleichzeitig den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Wie wird das Gehalt im New Pay Modell festgelegt?
Gehälter werden durch objektive Kriterien wie Funktion, Verantwortungsgrad und Anforderungen festgelegt, wobei Gehaltsbänder und Entgeltbausteine transparent definiert werden. Wichtige Aspekte wie Kompetenzentwicklung, individuelle, Verantwortungsübernahme oder Beiträge zur Innovationsfähigkeit spielen bei der individuellen Gehaltsentwicklung eine Rolle.
Was sind Entgeltbausteine und welche Rolle spielen sie?
Entgeltbausteine sind zusätzliche Vergütungsbestandteile wie Boni, Zulagen oder Benefits, die über das Grundgehalt hinausgehen. Sie honorieren spezielle Leistungen oder Sondersituationen . Eine transparente Kommunikation über diese Bausteine ist entscheidend für die Wahrnehmung der Fairness.
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