Aktualisiert: 04.11.2025
Lesedauer: 22 Min.

FAQ Entgelttransparenzgesetz: Antworten auf die wichtigsten Fragen zur EU-Richtlinie

Inhalt

  • Grundlagen und Geltungsbereich der Richtlinie
  • Vergleichbare Tätigkeiten und Vergütungsstruktur
  • Kommunikation und interne Umsetzung
  • Auskunftsrecht, Berichtspflicht und Datenschutz
  • Unsere Expert*innen

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Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen: In kurzer Zeit müssen Unternehmen neue gesetzlichen Bestimmungen einhalten, während die konkrete Auslegung noch unklar ist. Viele Unternehmen sind (noch) nicht startklar.

Bei uns gibt es Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die EU-Entgelttransparenzrichtlinie. In Webinaren, Studien und Gesprächen mit Expert*innen aus Politik, Recht und Wirtschaft sammeln wir seit Jahresbeginn zentrale Erkenntnisse rund um die Umsetzung der Entgelttransparenzvorgaben und beantworten hier eure Fragen zum Entgelttransparenzgesetz – verständlich, praxisnah und immer auf dem aktuellen Stand. So erhalten Sie eine kompakte Orientierung in einem rechtlich anspruchsvollen, aber unvermeidlich wichtigen Themenfeld.

Grundlagen und Geltungsbereich der Richtlinie

Für wen gilt das neue Entgelttransparenzgesetz?

Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz gilt im Prinzip für jedes Unternehmen innerhalb der EU. Sprich mit Juni 2026 muss jede*r Arbeitgeber*in die Kriterien der Entgeltfestlegung und- entwicklung transparent kommunizieren, Einzel-Auskunftsansprüche erfüllen, Entgelttransparenz im Recruiting bieten. Jedoch werden gewisse Verpflichtungen nicht für alle Unternehmen gleichermaßen gelten, wie etwa die Reportingpflicht – die konkrete Auslegung im nationalen Gesetz ist jedoch aktuell noch nicht durch den deutschen Gesetzgeber definiert.

In Bezug auf die Reportingpflicht gelten je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Bestimmungen. In der Richtlinie heißt es dazu: „(38) Arbeitgeber mit mindestens 100 Arbeitnehmern sollten regelmäßig über das Entgelt Bericht erstatten, wie in dieser Richtlinie vorgesehen. […] Um die Entgelttransparenz in Bezug auf die Arbeitnehmer zu maximieren, können die Mitgliedstaaten die Berichterstattungsfrequenz erhöhen oder für Arbeitgeber mit weniger als 100 Arbeitnehmern eine regelmäßige Berichterstattung über das Entgelt vorschreiben.“ Der EU-Gesetzgeber hat es demnach in die Hände der Nationalstaaten gelegt, zu definieren, ob Arbeitgeber mit weniger als 100 Arbeitnehmern dennoch dazu verpflichtet werden. Nicht ausgeschlossen ist, dass die EU-Mitgliedstaaten das teilweise unterschiedlich handhaben werden.

Porträt Karolin Andreewitch-Wallner_Taylor-Wessing

„An dieser Stelle ist es wichtig zu betonen, dass die Mitgliedstaaten über das, was die EU-Richtlinie vorgibt, theoretisch auch zugunsten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hinausgehen können. Demnach wäre es möglich, noch strengere Regelungen in Geltung zu bringen.“

Dr. Andreewitch-Wallner, Taylor Wessing

Doch auch wenn kleinere Unternehmen nicht direkt von den Berichtspflichten betroffen sein sollten, entsteht durch die steigende Transparenz großer Unternehmen ein zunehmender Druck, ebenfalls nachvollziehbare Kriterien offenzulegen. Es ist anzunehmen, dass Mitarbeitende danach fragen werden – auch ohne gesetzliche Pflicht.

Zudem wird in der Richtlinie auch von Gütesiegeln als positivem Anreiz gesprochen: „Die Mitgliedstaaten können Arbeitgeber, die nicht den Berichterstattungspflichten gemäß dieser Richtlinie unterliegen, und die freiwillig über das Entgelt berichten, beispielsweise mittels eines Entgelttransparenzsiegels Anerkennung bieten, im Hinblick darauf, bewährte Verfahren in Bezug auf die in dieser Richtlinie festgelegten Rechte und Pflichten zu fördern.“

Gibt es bereits eine Gesetzesvorlage, an der sich Unternehmen orientieren können?

Aktuell gibt es noch keinen offiziellen Gesetzesentwurf. Doch trotz ausstehender nationaler Gesetzgebung ist klar, dass sich Unternehmen vorbereiten müssen. Unternehmen haben einiges an Vorarbeit zu leisten und das braucht womöglich länger Zeit, als dann gegeben ist, wenn das Gesetz erst im Laufe des ersten Halbjahres 2026 feststeht und quasi „über Nacht“ gilt und eingehalten werden muss.

Welche neuen Transparenzpflichten bringt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie mit sich?

Die Richtlinie bringt mehrere konkrete Transparenzpflichten:

  • Kommunikation interner Kriterien: Arbeitgeber müssen künftig darlegen können, nach welchen objektiven Kriterien Gehälter festgelegt werden und diese „in leicht zugänglicher Form zur Verfügung stellen“, also etwa welche Kriterien im Unternehmen zur Festlegung von Entgelt, Entgelthöhe und dann auch zur weiteren Entgeltentwicklung führen.
  • Einzel-Auskunftsanspruch: Mitarbeitende haben zudem ab Juni 2026 das Recht, von ihrem Arbeitgeber auch bestimmte Informationen zur Gehaltshöhe zu verlangen, wie etwa Auskunft über das eigene Gehalt, die Lage im Gehaltsband bzw. das Recht auf Auskunft über das durchschnittliche Entgelt von Kolleg*innen in vergleichbaren Positionen. In der Richtlinie vorgesehen ist zudem, dass dieses Recht auch durch Arbeitnehmervertretungen ausgeübt werden kann, doch hier sind die Details der nationalen Auslegung noch abzuwarten.
  • Entgeltoffenlegung: Arbeitnehmer*innen dürfen künftig nicht daran gehindert werden, ihr Entgelt selbst offenzulegen, also sprich: untereinander darüber zu sprechen, was sie verdienen. Offene Kommunikation über das Entgelt können Arbeitgeber künftig nicht mehr wirksam verbieten.
  • Transparenz im Recruiting: Unternehmen müssen bereits beim ersten Kontakt mit Bewerbenden (Stellenanzeige, E-Mail, Interview) die vorgesehene Gehaltsspanne mitteilen. Fragen nach bisherigen Gehältern sind unzulässig.

    „Um das Fortbestehen des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles zu unterbinden […] sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen geschlechtsneutral sind und Einstellungsverfahren auf nichtdiskriminierende Weise geführt werden, um das Recht auf gleiches Entgelt nicht zu unterminieren. Arbeitgebern sollte es nicht gestattet sein, sich nach dem aktuellen Entgelt oder der bisherigen Entgeltentwicklung eines Stellenbewerbers zu erkundigen oder proaktiv zu versuchen, Informationen darüber einzuholen.“ (RICHTLINIE (EU) 2023/970 (33)
  • Gender Pay Gap Reporting: Unternehmen, die berichterstattungspflichtig sein werden (lt. Richtline Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden, doch ob der nationale Gesetzgeber das genauso umsetzt, oder auch kleiner Arbeitgeber dazu verpflichtet, bleibt abzuwarten) müssen den bereinigten und unbereinigten Gender Pay Gap offenlegen. Zudem muss auch der Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ergänzende und variable Bestandteile erhalten, offengelegt werden. Wer hat denn überhaupt Anspruch etwa auf einen Bonus und wer nicht? Arbeitnehmende haben künftig ein Recht darauf, das zu erfahren. Diese Informationen muss der Arbeitgeber dann schriftlich und aufgeschlüsselt nach Geschlecht für die jeweilige Arbeitnehmergruppe bereitstellen.
  • Gender Pay Gap Beseitigung: Wenn die Analyse ein unternehmensinternes Gehaltsgefälle zwischen Männern und Frauen ergeben hat, das nicht „durch objektive und geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann, wenn der Arbeitgeber eine solche Rechtfertigung nicht vorlegt oder wenn der Arbeitgeber einen solchen Unterschied der Entgelthöhe innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Vorlage der Entgeltberichterstattung nicht korrigiert hat“ – so heißt es in der Richtlinie – dann ist zusammen mit der Arbeitnehmervertretung, also vermutlich mit dem Betriebsrat, eine entsprechende Entgeltbewertung vorzunehmen sowie geeignete Maßnahmen zu treffen.

    Der Zweck ist, Entgeltunterschiede nicht nur festzustellen, sondern auch die Möglichkeit zu geben, diese zu korrigieren und für die Zukunft zu verhindern. Das ist das vorrangige Ziel der Entgelttransparenzrichtlinie.

Zum Thema Pay-Gap-Beseitigung: Mit wem ist die Entgeltbewertung durchzuführen, wenn es keine Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) im Unternehmen gibt?

Die Entgeltbewertung erfolgt dann direkt mit den Arbeitnehmenden oder deren gesetzlichen bzw. freiwilligen Interessenvertretern. Alternativ können externe Sachverständige hinzugezogen werden. Der Arbeitgeber muss den Prozess transparent gestalten und dokumentieren.

Wie ist vorzugehen, wenn in manchen Gruppen nur Frauen sind und ich daher die Gehälter nicht mit den Gehältern der Männer vergleichen kann? Oder wenn gar in einem Unternehmen nur Frauen bzw. nur Männer angestellt sind. Fällt der Dienstgeber dann unter die EU-Richtlinie?

  • Bei nur einem Geschlecht in Arbeitsgruppen: Vergleich mit ähnlichen Tätigkeiten oder externen Benchmarks
  • Bei monogener Belegschaft: Die Richtlinie gilt trotzdem, aber Entgeltberichtspflicht entfällt logischerweise
  • Mindestgruppengröße beachten (meist 5+ Personen für aussagekräftige Vergleiche)

Gilt die Richtlinie auch für “Leitende Angestellte” und beispielsweise Vorstandsmitglieder?

Die Richtlinie gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten. Ausnahmen können national geregelt werden, aber meist sind auch Führungskräfte einbezogen (separate Vergleichsgruppen).

Bei Konzernunternehmen: Wird die Mitarbeiteranzahl pro Gesellschaft oder konzernweit gezählt?

Die Richtlinie lässt grundsätzlich beides offen, es ist denkbar, dass der Gruppenvergleich über die Konzerngesellschaft gemacht werden muss, aber auch möglich, dass nur innerhalb einzelner Gesellschaften verglichen wird.

Cover Checkliste für das EU-Entgelttransparenzgesetz

Fit für das neue Entgelttransparenzgesetz?

Mit dieser Checkliste, können Sie überprüfen, ob Ihr Unternehmen für die Umsetzung gut aufgestellt ist und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.

Vergleichbare Tätigkeiten und Vergütungsstruktur

Was genau ist unter „vergleichbarer Tätigkeit“ zu verstehen?

Vergleichbarkeit meint nicht identische Tätigkeiten, sondern vergleichbare Anforderungen. Entscheidend ist, welche Kenntnisse, Verantwortung oder Belastung mit der Position verbunden sind. Die Richtlinie spricht ausdrücklich von „gleichwertiger Arbeit“ – dies kann sich auf verschiedene Rollen beziehen, etwa Vertrieb und Kundenservice.

Was ist der Unterschied zwischen gleicher und gleichwertiger Arbeit?

Gleiche Arbeit bedeutet, dass Mitarbeitende identische oder ähnliche Aufgaben ausführen können, unabhängig davon, ob sie am selben oder an verschiedenen Arbeitsplätzen arbeiten. Sie können sich also bei Bedarf vertreten. Beispiel: Kfz-Mechanikerinnen und Kfz-Mechaniker können einander vertreten und üben somit die gleiche Tätigkeit aus.
Gleichwertige Arbeit bezieht sich auf Tätigkeiten mit ähnlichen Anforderungen und Belastungen, auch wenn sie inhaltlich unterschiedlich sind. Die Vergleichskriterien umfassen die Art der Arbeit, die Ausbildungsanforderungen und die Arbeitsbedingungen.
Auch Tätigkeiten, die auf den ersten Blick unterschiedlich erscheinen, können tatsächlich gleichwertig sein, ebenso wie auf den ersten Blick gleich erscheinende Tätigkeiten durchaus nicht gleichwertig sein müssen. Weniger transparente Merkmale, wie der individuelle Wert der Mitarbeitenden für das Unternehmen, können ebenfalls eine Rolle spielen. Zum Beispiel, wenn eine Person zusätzliche Skills hat, die sie zur Übernahme weiterer Aufgaben befähigen. So könnte ein*e Kfz-Mechaniker*in, der*die auch eine Ausbildung als Buchhalter*in hat, auch im Accounting arbeiten. Dies kann eine Ungleichbehandlung im Entgelt rechtfertigen, selbst wenn diese anderweitigen Einsätze nicht konkret beabsichtigt sind. 

Müssen die Mitarbeitenden sehen können, wie die Gruppe heißt, der sie zugeordnet wurden gemäß „gleichwertiger Arbeit“?  Wie konkret muss die Gruppe beschrieben sein?

Ja, Mitarbeitende müssen wissen, welcher Gruppe sie zugeordnet sind. Die Gruppenbeschreibung muss konkret und nachvollziehbar sein (Tätigkeitsbeschreibung, Anforderungsniveau, Verantwortungsbereich).

Müssen die Mitarbeitenden alle Durchschnittsgehälter einsehen oder nur aus der eigenen Gruppe?

Mitarbeitende haben Recht auf Einsicht in die Durchschnittsentgelte ihrer eigenen Tätigkeitsgruppe und der Vergleichsgruppen für gleichwertige Arbeit. Nicht alle Gehälter des gesamten Unternehmens.

Wie schafft man geschlechtsneutrale Kriterien und Prozesse für die Lohnfestsetzung? 

Das Unternehmen braucht eine nachvollziehbare Gehaltsstruktur. Die Voraussetzung dafür ist eine Jobarchitektur mit Karrierestufen, Karrierelevels (Grades) und Gehaltsbändern. Diese müssen objektiv und geschlechtsneutral definiert sein (Artikel 4, Absatz 2 und 4, Richtlinie (EU) 2023/970).

Wie lässt sich eine transparente Vergütungsstruktur im Unternehmen aufbauen?

Der Aufbau, also „Job Grading“ erfolgt idealerweise in zwei Schritten:

Kriterien Ebene:

Analyse der Arbeitsplätze und ihrer Anforderungen, Bewertung der Arbeitsplätze anhand festgelegter Kriterien sowie Zuweisung von Grades oder Levels basierend auf der Bewertung.

Typische Bewertungskriterien können sein:

  • Verantwortungsbereich
  • Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Komplexität der Aufgaben
  • Strategische Bedeutung
  • Einfluss auf das Unternehmensergebnis

Prozessebene:

Festlegen, wie die Kriterien angewendet werden – z. B. wer in Entscheidungen eingebunden ist (HR, Führungskraft) und wie diese dokumentiert werden.

Porträt von Felicitas von Rauch, Head of Compensation Partner bei The Stepstone Group

Ein einfaches Punktesystem oder marktbasierte Tools wie der “Salary Navigator” können dabei helfen.

Felicitas von Rauch, Gehaltsexpertin

Wie kann man starten, wenn bislang nur Stellenbeschreibungen existieren? Könnte man diese Gruppenbildung anhand der Stellenbeschreibungen festlegen?

Man kann pragmatisch starten, indem man aus bestehenden Ausschreibungstexten (Aufgaben, Anforderungen, Setup) strukturiert ableitet, was die Rolle kennzeichnet. Diese Beschreibung wird dann in ein Bewertungssystem überführt – z. B. anhand von Punkten für Ausbildung, Verantwortung etc.  Der reine Titel oder die Funktionsbezeichnung reicht allerdings nicht aus. Es müssen objektive Kriterien hinterlegt sein, die für alle in dieser Gruppe gelten, denn nach diesen wird ja dann künftig auch ihr Entgelt zu bewerten sein.

Wie kann ein einfaches Stellenbewertungssystem aussehen?

Ein Beispiel für ein einfaches Bewertungssystem wäre ein 3-Punkte-System: Für jede Rolle werden Punkte vergeben – z. B. für Ausbildung (1 Punkt für Lehre, 3 Punkte für Master), Führungsspanne, Budgetverantwortung etc. So entstehen objektive Vergleichsgrößen zwischen Positionen (z. B. IT-Engineer vs. Marketing-Manager)

Wie detailliert müssen Vergütungsstrukturen sein?

In der Richtlinie heißt es dazu: „Um die Anwendung des Konzepts der gleichwertigen Arbeit insbesondere für Kleinstunternehmen sowie kleinere und mittlere Unternehmen zu erleichtern, sollten die zu verwendenden objektiven Kriterien vier Faktoren umfassen: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Diese Faktoren wurden in den bestehenden Leitlinien der Union als wesentlich und ausreichend für die Bewertung der in einer Organisation ausgeführten Aufgaben ermittelt, unabhängig davon, zu welchem Wirtschaftszweig die Organisation gehört.“ Auf dieser Basis lassen sich die Vergütungsstrukturen sinnvoll abbilden.

Darf ein höheres Engagement einzelner Mitarbeitender bei gleicher Tätigkeit zu höherem Gehalt führen?

Ja, aber nur, wenn das Kriterium “Engagement” objektiv, geschlechtsneutral und vorurteilsfrei belegbar ist. Es darf nicht willkürlich wirken. Unternehmen müssen hier transparente und dokumentierte Kriterien anwenden, um Unterschiede zu rechtfertigen.

Bedeutet Transparenz, dass alle gleich bezahlt werden müssen?

Nein. Die Richtlinie verlangt Nachvollziehbarkeit und Vergleichbarkeit – keine Gleichbezahlung. Jedes Unternehmen braucht eine eigene Vergütungsstrategie.

Dürfen Unterschiede bei der Bezahlung auf Basis von Dienstjahren weiterhin bestehen?

Derzeit ja – Berufsjahre sind nach wie vor ein relevantes Kriterium. Wie das künftig zu gestalten ist, wird durch die Richtlinie nicht konkret geklärt, Rechtsexpertin Dr. Andreewitch-Wallner geht aber davon aus, dass Dienstjahre bzw. Berufserfahrung weiterhin als objektive Kriterien gelten werden, während das biologische Alter kein Kriterium für ein höheres Entgelt sein darf. Aber: Es ist denkbar, dass sich das künftig verändert, z. B. durch mehr Gewichtung von Kompetenzen oder Verantwortung.

Es gibt regionale Unterschiede in der Entlohnung, Ost-West-Gefälle, Stadt-Land, nationales-internationales Unternehmen. Kann das weiterhin als Argument für Lohnunterschiede gelten?

Auch diese Unterschiede – etwa höhere Lebenshaltungskosten in Städten – können voraussichtlich als sachliche Gründe angeführt werden. Sie müssen jedoch im Unternehmen dokumentiert und einheitlich berücksichtigt werden. Aber auch hier gilt: Eine nationale Auslegung der Richtlinie sowie Leitlinien zur Auslegung des nationalen Gesetzes gibt es noch nicht, dies ist abzuwarten.

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Kommunikation und interne Umsetzung

Muss ich aktiv intern kommunizieren, oder kann ich abwarten, ob sich Mitarbeiter*innen melden?

Es besteht künftig die Pflicht zur Aufklärung über das Informationsrecht: Um sicherzustellen, dass diese Regelung aktiv umgesetzt und nicht stillschweigend ignoriert wird, hat der EU-Gesetzgeber eine wichtige Verpflichtung in die Richtlinie aufgenommen: Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden jährlich proaktiv über ihr Recht auf Gehaltstransparenz informieren. Diese Maßnahme zielt darauf ab, das Bewusstsein für die Regelung aufrechtzuerhalten und ihre praktische Anwendung im Unternehmensalltag zu fördern.

Welche Herausforderungen sehen Unternehmen in der Umsetzung?

  • Kapazitäten: Besonders kleinere Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen, um komplexe Systeme einzuführen.
  • Kulturwandel: Gehalt ist oft Führungssache – ein transparenter Prozess mit HR-Beteiligung braucht Umdenken.
  • Historisch gewachsene Gehaltsunterschiede: Diese fair zu korrigieren braucht Zeit, Budget und Fingerspitzengefühl.

Muss eine Gehaltserhöhung für eine*n Mitarbeiter*in automatisch auch an andere mit gleicher Tätigkeit weitergegeben werden?

Nein, nicht automatisch. Aber: Wenn die Erhöhung nicht auf objektiven Unterschieden basiert, kann sie zu einer Ungleichbehandlung führen. Daher sind gut dokumentierte Entscheidungsgrundlagen essenziell. Wird die Gehaltserhöhung an objektiven Kriterien bemessen, die auch auf andere Personen im Unternehmen zutreffen, dann ja, muss sie auch jenen gewährt werden, die ebenfalls den Kriterien entsprechen. Reines Verhandlungsgeschick darf künftig kein Grund für ein höheres Gehalt sein.

Wie gehe ich mit historisch gewachsenen Gehaltsunterschieden um – sind einzelne Mitarbeitende dann zurückzustufen oder muss ich alle andere anheben?

Das ist im Einzelfall zu klären und hängt auch vom jeweiligen Vertrag des konkreten Mitarbeitenden ab. Eine Gehaltskürzung ist grundsätzlich nicht ohne weiteres möglich. Eine einseitige Änderung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitgeber ist nur in Ausnahmefällen, wie z.B. bei einer Änderungskündigung, möglich

Wenn eine Person in einer Gruppe weit überhalb des Gehaltsbandes liegt (unbegründbar, historisch gewachsen etc.) – kann ich die Person dann zurückzustufen oder muss ich alle andere anheben? Gibt es eine rechtliche Handhabe, einzelne Personen gehaltlich abzustufen?

Schwierig bis unmöglich bei bestehenden Arbeitsverträgen. Meist nur bei nachweislich unbegründeter Überzahlung oder bei neuen Verträgen/Verhandlungen (Änderungskündigung). Grundsätzlich ist das im Einzelfall zu klären und hängt auch vom jeweiligen Vertrag des konkreten Mitarbeitenden ab. Eine Gehaltskürzung ist grundsätzlich nicht ohne weiteres möglich. Eine einseitige Änderung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitgeber ist nur in Ausnahmefällen, wie z.B. bei einer Änderungskündigung, möglich. Rechtliche Beratung wird hier empfohlen.

Muss ich mein gesamtes Gehalts-Grading-System offenlegen?

Nein, Organisationen müssen nicht das gesamte Vergütungssystem offenlegen. Jedoch sind die Kriterien, die bei der Entgeltbestimmung und der Gehaltsentwicklung angewendet werden, offenzulegen. Beschäftigte haben künftig außerdem das Recht Informationen zu ihrer individuelle Entgelthöhe und – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – über die durchschnittlichen Entgelthöhen für die Gruppe von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit wie sie selbst verrichten, zu erhalten. Es muss also auf Anfrage das Durchschnittsgehalt vergleichbarer Rollen offengelegt werden. Das individuelle Gehaltsband oder die gesamten Gehaltsranges in der Organisation sind jedoch außen vor.

Porträt von Nadine Nobile, Buchautorin & Mitgründerin von New Pay Collective

Unternehmen sollten sich vorab damit befassen, wie sie sich zu den Informationspflichten verhalten wollen. Nutzen sie den Impuls durch die Richtlinie, um das Vergütungssystem transparenter und fairer zu gestalten oder sollen Versäumnisse und willkürliche Entscheidungen aus der Vergangenheit vertuscht werden. Wer ersteres verfolgt, sollte dabei stets die Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitende im Blick behalten. Denn entsteht bei Mitarbeitenden der Eindruck, dass Informationen bewusst zurückgehalten werden, sind der Gerüchteküche Tür und Tor geöffnet.

Nadine Nobile, Mitgründerin von New Pay Collective & Buchautorin

Wie kann eine Gehaltsspanne im Recruiting kommuniziert werden?

Die Spanne sollte möglichst realistisch sein. „Wenn nur eine Einstufung zwischen Erfahrungslevel 2–4 infrage kommt, sollte man nicht 1–6 angeben. Wichtig ist auch, transparent zu kommunizieren, was erforderlich ist, um in höhere Stufen zu kommen.“ Felicitas von Rauch, Gehaltsexpertin. Ein Best-Practice-Beispiel: InnoGames – das Unternehmen geht absolut transparent mit ihren Gehältern um und hat seit Jahren Gehaltstransparenz in ihren Werten verankert. InnoGames macht öffentlich sichtbar, welche Spanne zu welchem Erfahrungslevel gehört: Zu den Salary Bands von InnoGames.

Cover des Kommunikationsleitfadens zur EU-Entgelttransparenz

Dein Kommunikationsleitfaden zur
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  • Schritt-für-Schritt durch alle Phasen
  • Checklisten für jede Zielgruppe
  • Roadmap von Vorbereitung bis Verankerung
  • Konkrete Maßnahmen
  • Praktische Tipps

Auskunftsrecht, Berichtspflicht und Datenschutz

Hat man künftig das Recht zu erfahren, was Kolleg*innen verdienen?

Die neue EU-Richtlinie legt fest, dass alle Beschäftigten einen verbindlichen Anspruch auf individuelle Auskunft darüber haben, wie hoch das durchschnittliche Entgelt für ihre Tätigkeit im Unternehmen ist. Dies gilt unabhängig von der Betriebsgröße und auch dann, wenn die Vergleichsgruppe aus weniger als sechs Personen besteht, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Über dieses Recht müssen Unternehmen ihre Arbeitnehmer*innen jährlich informieren (Artikel 7, Richtlinie (EU) 2023/970). Es geht aber nicht darum, individuelle Auskünfte über das Entgelt spezifischer Kolleg*innen zuerteilen. Ist die Vergleichsgruppe zu klein und würde ein Auskunftsansuchen individuelle Gehälter offenlegen, können die Mitgliedsstaaten auch mittelbare Auskünfte in datenschutzfreundlicher Weise regeln. Wie dies ausgestaltet werden wird, ist noch offen.

Muss ich tatsächlich die Daten der einzelnen Arbeitnehmer in einer Gruppe aufgelistet und anonymisiert zur Verfügung stellen?

Nein, es sind keine Einzeldaten erforderlich. Es reicht die Lage im Gehaltsband im Vergleich zu Durchschnittswerten bzw. Medianwerten der jeweiligen Gruppe. Einzeldaten würden dem Datenschutz widersprechen.

Wie ist das mit dem Datenschutz bei sehr kleinen Vergleichsgruppen, wenn etwa nur 2–3 Personen diese Gruppe bilden?

Auch diese Unternehmen werden nicht davon ausgenommen. Die Mitgliedstaaten können beschließen, so heißt es in der Richtline, dass in Fällen, in denen die Offenlegung von Entgelthöhen zur unmittelbaren oder mittelbaren Offenlegung des Entgelts eines bestimmbaren Arbeitnehmers führen würde, nur die Arbeitnehmervertreter, die Arbeitsaufsichtsbehörde oder die Gleichbehandlungsstelle Zugang zu den betreffenden Informationen haben.

Diese können Arbeitnehmende dann über mögliche Ansprüche nach dieser Richtlinie beraten, ohne dass die tatsächlichen Entgelthöhen einzelner Arbeitnehmer offengelegt werden.

Grundsätzlich sagt die Richtlinie, dass alle Informationen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bereitgestellt werden müssen und nicht für andere Zwecke als die Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts verwendet werden dürfen.

Wie müssen Unternehmen mit dem Auskunftsanspruch von Mitarbeitenden umgehen?

Mitarbeitende können Auskunft über das durchschnittliche Entgelt von Personen des anderen Geschlechts in vergleichbarer Position verlangen. Unternehmen haben ab dem Tag, an dem der Antrag gestellt wird, zwei Monate Zeit, die schriftliche Auskunft zu erteilen. (s. RICHTLINIE (EU) 2023/970 Artikel 7/ Auskunftsrecht)
Wichtig: Die Auskunft muss auch variable Anteile enthalten und darf keine personenbezogenen Daten preisgeben.

Was gilt bei variablem Entgelt? Müssen Boni etc. offengelegt werden?

Ja. Die Auskunft muss alle Entgeltbestandteile umfassen – also Fixgehalt, Boni, Provisionen, Sachleistungen etc. Auch ein variabler Anteil zählt zum durchschnittlichen Entgelt und muss bei Auskünften und Berichten berücksichtigt werden.

Zählen auch Nachtarbeitszulagen zum Entgelt?

Ja, alle regelmäßigen Zulagen (inkl. Nachtarbeit, Schicht, Überstunden) zählen zum Gesamtentgelt. Nur unregelmäßige Sonderzahlungen können ausgenommen werden.

Zählen Sachbezüge auch zum Entgelt?

Ja, regelmäßige Sachbezüge (Dienstwagen, Handy, etc.) zählen zum Gesamtentgelt – bewertet mit dem geldwerten Vorteil.

Wenn für die Entgeltanalyse das Jahresgesamtbrutto herangezogen wird, da die monatlichen Entgelte aufgrund variabler Zulagen und Schwankungen weniger aussagekräftig sind, wie ist in jenen Fällen vorzugehen, in denen aufgrund eines unterjährigen Eintritts kein vollständiges Jahresbrutto vorliegt?

Hochrechnung auf Vollzeitäquivalent oder zeitanteilige Berechnung. Wichtig: Vergleichbare Bezugszeiträume verwenden und Berechnungsmethode transparent dokumentieren.

Ist man nur berichtspflichtig, wenn ein Gender Pay Gap über 5 % festgestellt wird?

Nein. Jedes Unternehmen – voraussichtlich ab 100 Mitarbeiter*innen, aber hier ist die nationale Auslegung noch abzuwarten – ist künftig berichtspflichtig, unabhängig davon, welche Höhe das Entgeltgefälle aufweist.

In der Richtlinie ist vorgesehen, dass Arbeitgeber mit 150+ Mitarbeitenden bis zum 7. Juni 2027 und Unternehmen zwischen 100 und 149 Mitarbeitenden bis zum 7. Juni 2031 folgende Informationen zu ihrer Organisation vorlegen müssen (in Bezug auf das vorangehende Kalenderjahr):

  • das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle
  • das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen
  • das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle
  • das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen
  • der Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten
  • der Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in jedem Entgeltquartil
  • das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle zwischen Arbeitnehmern bei Gruppen von Arbeitnehmern, nach dem normalen Grundlohn oder -gehalt sowie nach ergänzenden oder variablen Bestandteilen aufgeschlüsselt

Wird eine Differenz von mindestens 5 % Entgeltgefälle festgestellt, wird eine „gemeinsame Entgeltbewertung“ (RICHTLINIE (EU) 2023/970 Artikel 10) nötig.

Gilt als Richtwert das durchschnittliche Gehalt (kann durch Ausreißer nach oben oder unten stark schwanken) oder der MEDIAN (stabilerer Wert, Gehalt, das sich genau in der Mitte befindet)?

Die Richtlinie lässt beide zu, aber der Median ist meist aussagekräftiger (weniger verzerrungsanfällig). Viele Expert*innen empfehlen den Median für fairere Vergleiche.

Gibt es Vorlagen für einen Pay Gap Bericht?

Aktuell gibt es keine Vorlage von offizieller Stelle.

Illustration - Toolbox

Auf unserer Themenseite zu finden Sie weitere Informationen und hilfreiche Unterstützung für die Umsetzung:

  • Detaillierte Erklärungen zum Gesetz und zur EU-Richtlinie
  • Aufschlussreiche Webinare mit Experteneinblicken
  • Hilfreiche Ressourcen für Ihre HR-Abteilung

Unsere Stepstone Insider Expert*innen

Unter anderem diese Expertinnen und Experten stellen ihr Know-how für Stepstone Insider zum Thema EU-Entgelttransparenzrichtlinie zur Verfügung, um dich optimal vorzubereiten:

Sven Maaßen
Senior Manager Compensation bei Stepstone

Sven Maaßen ist Senior Manager Compensation bei Stepstone und beschäftigt sich seit zwei Jahrzehnten mit den Themen Vergütung, Arbeitsmarkt und HR-Strategie. Er verfügt über langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Vergütungsstrukturen, der Einordnung wirtschaftlicher Entwicklungen sowie der Analyse regulatorischer Veränderungen – aktuell insbesondere mit der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz. Für Stepstone Insider teilt er sein Wissen rund um Gehaltstrends, Transparenzanforderungen und praxisnahe Umsetzungstipps für Unternehmen.

Nadine Nobile
Buchautorin & Mitgründerin von New Pay Collective

Nadine Nobile ist Mitgründerin des New Pay Collective und eine Vorreiterin im Bereich innovativer Vergütungssysteme. Als Sparringspartnerin und Impulsgeberin unterstützt sie Organisationen dabei, Vergütung ganzheitlich und partizipativ zu gestalten. Sie ist Co-Autorin der Bücher New Pay (2019) und New Pay Journey (2023), die den Weg zu mehr Transparenz und Fairness in der Arbeitswelt ebnen. Darüber hinaus engagiert sie sich mit ihrem Netzwerk New Work Women für eine vielfältige und diverse Arbeitswelt auf Augenhöhe.

Dr. Karolin Andréewitch-Wallner
Rechtsanwältin und Partnerin im Arbeitsrechtsteam von Taylor Wessing Österreich

Dr. Karolin Andréewitch-Wallners Schwerpunkte liegen in den Bereichen kollektives Arbeitsrecht, Arbeitszeit, „Global Mobility“ sowie Mitarbeiterbeteiligung und Gleichbehandlung. Dr. Andréewitch-Wallner ist externe Lektorin an der Fachhochschule Wiener Neustadt und trägt regelmäßig zu arbeitsrechtlichen Themen vor, unter anderem in Webinaren von Stepstone.

Martina Ernst
People & Culture Profi und Gründerin von FairEqualPay und SalaryNegotiations

Martina Ernst ist People & Culture Profi, Unternehmerin und akademische Leiterin an der WU Executive Academy. Mit ihrer internationalen Erfahrung als Personalchefin, Geschäftsführerin und Aufsichtsratsvorsitzende unterstützt sie Unternehmen auf dem Weg zu fairer und gleichwertiger Vergütung im Einklang mit der Unternehmenskultur. Martina glaubt an die Kraft der Netzwerke und engagiert sich für (weibliche) Karriere, und DEI als Vorständin im WU Executive Academy Female Leaders Network, im WU EA International Advisory Board und im ENGAGE.EU International Advisory Board.

Johanna Schaller
Senior Managerin Workforce Transformation

Johanna Schaller ist Teil des Workforce Transformation Teams von PwC Österreich. Die Senior Managerin bringt eine vielseitige Beratungserfahrung im internationalen Umfeld mit und ihr Fokus liegt, neben der Strategieberatung nationaler und internationaler Klienten im Bereich New Work und Diversity, Equity & Inclusion, auf der Equal Pay Beratung von Klient*innen. Dazu gehören einerseits EQUAL-SALARY Zertifizierungen von Unternehmen, aber auch die Etablierung von Jobarchitekturen und Evaluierung von Jobfunktionen. Sie studierte int. Betriebswirtschaft an der FH Eisenstadt bzw. DCU Dublin, ist dipl. betriebliche Resilienzmanagerin und PERMA-Lead® zertifizierte Trainerin sowie Vortragende zu aktuellen Equal Pay Themen.