Outsourcing im HR-Bereich: Vorteile, Herausforderungen und Best Practices

In den letzten Jahrzehnten haben Unternehmen zunehmend darauf geachtet, Kosten zu senken und effizienter zu arbeiten. Wenn sich eine Firma stärker auf ihr Kerngeschäft konzentriert, kann sie ihre Ressourcen gezielt einsetzen, um profitablere Bereiche zu fördern. Dies betrifft auch die HR-Abteilung.

Stehen Sie vor der Herausforderung, die steigenden Anforderungen im Personalmanagement mit begrenzten Ressourcen zu bewältigen? Hier kann Outsourcing eine entscheidende Lösung bieten. Es ermöglicht Ihnen, strategische HR-Aufgaben an externe Dienstleister auszulagern, internen Kapazitäten zu entlasten und sich auf wesentliche Personalstrategien zu konzentrieren. Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Vorteile und Herausforderungen das Outsourcing im HR-Bereich mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen zudem Best-Practice-Tipps und Beispiele, wie Sie Outsourcing gezielt einsetzen, um ihre Personalabteilung effizienter zu gestalten.

Was bedeutet Outsourcing?

Der englische Begriff „Outsourcing“ lässt sich im Deutschen als „Auslagerung“ oder „Fremdbeschaffung“ beschreiben. Er bezeichnet die Übertragung bestimmter Unternehmensaufgaben oder -prozesse an externe Dienstleister, um interne Ressourcen zu entlasten und effizienter zu arbeiten. Im Personalwesen bedeutet das, dass externe Unternehmen Aufgaben wie die komplette Verwaltung der Personalabteilung oder spezifische Bereiche wie Bewerbermanagement oder Reisekostenabrechnungen übernehmen.

Welche Vorteile gehen mit Outsourcing einher?

Durch Outsourcing gewinnen Sie die Flexibilität, Ihre HR-Prozesse effizienter zu gestalten und an wechselnde Anforderungen anzupassen. Gleichzeitig schafft Outsourcing Raum, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Vorteile von HR-Outsourcing im Detail auf.

Kosteneinsparungen

Durch interne HR-Prozesse entstehen erhebliche Fixkosten. Diese setzen sich aus den Gehältern für Personal, der Infrastruktur und den technischen Systemen zusammen. Durch die Auslagerung von HR-Aufgaben an externe Partner senken Sie ihre Fixkosten erheblich, da das Outsourcing-Unternehmen bereits über die nötige Infrastruktur und Personalreserven verfügt. Das Outsourcing senkt außerdem die Kosten für interne Prozessoptimierungen, da externe Spezialisten bereits bewährte Methoden und Prozesse einsetzen.

Flexibilität

Viele Outsourcing-Unternehmen bieten flexible Abrechnungsmodelle an, die an den tatsächlichen Bedarf angepasst sind. Wenn Ihr Unternehmen sich zum Beispiel gerade in der Wachstumsphase befindet, können Sie auf zusätzliche Kapazitäten oder spezifische HR-Expertise zurückgreifen und in Zeiten mit geringerem Bedarf problemlos reduzieren. Bei saisonalen Schwankungen zahlen Sie nur für die tatsächlichen Services der Dienstleister, anstatt das ganze Jahr über interne Kapazitäten vorzuhalten.

Sicherstellung der Kontinuität

In kleinen und mittleren Unternehmen kann der Ausfall eines zentralen HR-Angestellten etwa durch Krankheit oder Urlaub, große Lücken hinterlassen. Besonders bei Aufgaben wie der Lohnabrechnung oder Vertragsverwaltung führt das Fehlen einer zentralen Person häufig zu Verzögerungen oder sogar rechtlichen Problemen.
Outsourcing-Dienstleister hingegen verfügen über ein Team von Fachkräften, welche solche Aufgaben problemlos übernehmen, auch wenn einzelne Mitarbeitende ausfallen. Dies stellt sicher, dass die HR-Prozesse reibungslos weiterlaufen, ohne dass Sie sich auf die Verfügbarkeit einzelner Personen verlassen müssen. Besonders in Zeiten, in denen unerwartete Krisen wie die Pandemie auftreten, hat sich diese Verlässlichkeit als entscheidender Vorteil erwiesen.

Fokussierung auf strategische HR-Themen

Durch die Auslagerung administrativer Aufgaben gewinnen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, um sich auf strategisch wichtige HR-Themen zu konzentrieren. Dazu gehören beispielsweise die Talentgewinnung, die Mitarbeiterentwicklung oder das Employer Branding. Durch diese Fokussierung stärken Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens und tragen aktiv zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -leistung bei.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Outsourcing, Innovationen voranzutreiben, wie die Einführung digitaler Tools oder Diversity-Initiativen. Diese zukunftsorientierten Maßnahmen tragen langfristig zu einer verbesserten HR-Performance und einem nachhaltigen Unternehmenserfolg bei.

Welche Herausforderungen bringt Outsourcing mit sich?

Obwohl Outsourcing zahlreiche Vorteile bietet, sind damit auch einige Herausforderungen verbunden. Die Entscheidung, bestimmte Geschäftsprozesse auszulagern, bringt oft verschiedene Nachteile mit sich, die Sie sorgfältig abwägen sollten.

Aufwändige Suche nach geeigneten Partnerfirmen

Die Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners ist häufig aufwändig und zeitintensiv. Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister nicht nur die fachlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch kulturell und ethisch zu Ihrem Unternehmen passt. Umfassende Due-Diligence-Prüfungen und Referenz Checks stellen sicher, dass der ausgewählte Partner zuverlässig und qualifiziert ist.

Abhängigkeit vom Outsourcing Partner

Outsourcing bringt eine gewisse Abhängigkeit von dem externen Dienstleister mit sich, da der entsprechende Know-how-Transfer die interne Expertise verringert. Bei Unzufriedenheit oder strategischen Änderungen kann der Wechsel zu einem neuen Partner kompliziert und kostspielig sein, da das bisherige Outsourcing-Unternehmen umfangreiches Wissen über Ihre internen Prozesse hat.

Umstellung und Veränderung

Outsourcing bringt häufig erhebliche Veränderungen mit sich, wodurch sich alle Beteiligten auf neue Arbeitsweisen und Prozesse einstellen müssen. Diese Umstellung ist besonders herausfordernd, wenn Sie zum Beispiel Ihre bestehende IT-Systeme und Arbeitsabläufe an die Standards des externen Partners anpassen. Sie müssen Ihre bisherigen Prozesse dokumentieren und an den Dienstleister übergeben, was zusätzliche Ressourcen erfordert.

Komplexere Voraussetzungen hinsichtlich des Datenschutzes

Outsourcing bringt zusätzliche Herausforderungen im Datenschutz und in der Geheimhaltung mit sich. Stellen Sie sicher, dass die Verträge mit den Dienstleistern strenge Datenschutzrichtlinien enthalten und Betriebsgeheimnisse schützen. Dies erfordert zusätzliche organisatorische Maßnahmen, wie spezielle Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Audits, um die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten.

Welche möglichen HR-Aufgaben lassen sich outsourcen?

Es gibt Outsourcing-Unternehmen, die sich auf spezielle Bereiche des Personalwesens konzentrieren. Gleichzeitig gibt es auch Anbieter, die ein umfassendes HR-Paket bieten, das alle Aspekte des Personalmanagements abdeckt. Folgende HR-Aufgaben können Sie auslagern:

• Gehaltsabrechnung: Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der damit verbundenen Steuer- und Sozialversicherungsangelegenheiten.
• Rekrutierung und Bewerber*innen Auswahl: Übernahme des kompletten Recruitings, von der Stellenanzeige über die Vorauswahl bis hin zum Bewerbungsgespräch.
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Auslagerung der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankheitstagen und Arbeitszeiten an spezialisierte Software- oder Serviceanbieter.
• Mitarbeiterschulungen: Organisation und Durchführung von Trainings- und Weiterbildungsprogramme durch externe Dienstleister.
• Rechts- und Compliance-Beratung: Sicherstellung durch externe Partner, dass HR-Richtlinien und -Verfahren im Einklang mit den aktuellen Gesetzen und Vorschriften stehen.

Best-Practice-Leitfaden: Schritt-für-Schritt-Anleitung für HR-Outsourcing

Dieses Modell zeigt Ihnen eine systematische und umfassende Herangehensweise an die Entscheidung und Umsetzung von HR-Outsourcing, am Beispiel einer Gehaltsabrechnung.

1. Analyse des Ist-Zustands

Best-Practice-Tipp: Bilden Sie ein Projektteam aus Fachleuten, die sich mit allen relevanten HR-Bereichen auskennen, und bewerten Sie die bestehenden HR-Prozesse und Ressourcen. Dokumentieren Sie die Schwachstellen und Engpässe in den aktuellen Prozessen, um festzustellen, ob eine externe Lösung sinnvoll wäre.

Praxisbeispiel: Sie haben Schwierigkeiten mit der Genauigkeit Ihrer Gehaltsabrechnungen und prüfen, ob eine externe Lösung hilft. Sie analysieren die aktuellen Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung und identifizieren Schwachstellen und Engpässe.

2. Zielsetzung und Prozessbestimmung

Best-Practice-Tipp: Bestimmen Sie spezifische HR-Aufgaben, die Sie auslagern möchten, und definieren Sie die Ziele des Outsourcings. Entscheiden Sie, welche Prozesse Sie auslagern und welche Ziele Sie damit erreichen möchten.

Praxisbeispiel: Sie entscheiden, die komplette Gehaltsabrechnung und das Management von Sozialversicherungsbeiträgen auszulagern. Das Ziel ist, die Genauigkeit zu verbessern und die administrative Belastung für Ihr internes HR-Team zu reduzieren.

3. Potenzialabschätzung und Kosten-Nutzen-Analyse

Best-Practice-Tipp: Bewerten Sie die möglichen Vorteile und Risiken des Outsourcings der definierten HR-Aufgaben. Ermitteln Sie das Potenzial zur Kostensenkung und Leistungsverbesserung, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Praxisbeispiel: Sie untersuchen, wie viel Zeit und Kosten Sie durch die Auslagerung der Gehaltsabrechnung einsparen können. Sie bewerten auch, welche Vorteile externe Dienstleister durch ihre Expertise und technische Infrastruktur bieten.

4. Projektplan und Kick-Off-Meeting

Best-Practice-Tipp: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan und organisieren Sie ein Kick-Off-Meeting, um die Projektziele, den Zeitrahmen und die Verantwortlichkeiten zu präsentieren. Achten Sie darauf, alle relevanten Stakeholder zu informieren und einzubinden.

Praxisbeispiel: Sie erstellen einen Plan zur Auslagerung der Gehaltsabrechnung bis zum nächsten Abrechnungszyklus. Im Kick-Off-Meeting besprechen Sie die Ziele, Erwartungen und den Zeitrahmen mit allen relevanten Beteiligten, wie HR- und IT-Teams.

5. Entwicklung und Vergleich von Lösungsmodellen

Best-Practice-Tipp: Entwickeln Sie verschiedene Outsourcing-Modelle und vergleichen Sie diese hinsichtlich ihrer Eignung und Umsetzbarkeit. Analysieren Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Praxisbeispiel: Sie vergleichen verschiedene Outsourcing-Modelle für die Gehaltsabrechnung, wie die vollständige Auslagerung an externe Partner oder ein hybrides Modell, bei dem bestimmte Funktionen intern bleiben.

6. Auswahl des Outsourcing-Unternehmens und Vertragsverhandlungen

Best-Practice-Tipp: Führen Sie eine Ausschreibung durch, bewerten Sie die Angebote und wählen Sie den passenden Dienstleister aus. Verhandeln Sie die Verträge, um die besten Konditionen für Ihr Outsourcing-Projekt zu sichern.

Praxisbeispiel: Sie erstellen eine Ausschreibung, in der Sie die Anforderungen für die Gehaltsabrechnung detailliert beschreiben. Sie sammeln die Angebote der Dienstleister und bewerten diese hinsichtlich ihrer Eignung und Wirtschaftlichkeit.

7. Implementierung und Qualitätskontrolle

Best-Practice-Tipp: Setzen Sie die neue Outsourcing-Lösung um und führen Sie regelmäßige Qualitätskontrollen durch, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Standards eingehalten werden. Überwachen Sie die Qualität der geleisteten Dienste und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

Praxisbeispiel: Nach der Auswahl des Outsourcing-Unternehmens implementieren Sie die neue Gehaltsabrechnungslösung. Sie stellen durch regelmäßige Qualitätskontrollen sicher, dass die externen Partner die Gehaltsabrechnungen korrekt durchführen.

8. Evaluierung und Anpassung

Best-Practice-Tipp: Überprüfen Sie die Ergebnisse des Outsourcings und passen Sie gegebenenfalls an, um die Effektivität weiter zu steigern. Evaluieren Sie, ob die Ziele erreicht wurden und ob weitere Anpassungen erforderlich sind.

Praxisbeispiel: Nach einem Jahr überprüfen Sie die Leistung Outsourcing-Unternehmens und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung weiterhin den höchsten Standards entspricht.

Weitere Best-Practice-Beispiele für HR-Outsourcing

Die weiteren Best-Practice-Beispiele veranschaulichen den erfolgreichen Einsatz von Outsourcing im HR-Bereich und bieten Inspiration dafür, in welchen Fällen auch Sie Outsourcing für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen können.

Best-Practice-Beispiel 1: Erfolgreiches Recruiting-Outsourcing

Ein wachsender Anbieter von Gesundheitslösungen, stand vor der Herausforderung, mehrere Schlüsselpositionen innerhalb kurzer Zeit zu besetzen. Die interne HR-Abteilung war durch den schnellen Wachstumskurs stark ausgelastet und verfügte nicht über die Ressourcen, die anspruchsvolle Suche nach hochqualifizierten Fachkräften im medizinischen Bereich zu bewältigen.

Um diesen Engpass zu beheben, entschied sich das Unternehmen, das Recruiting an einen spezialisierten externen Spezialisten auszulagern, der den gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Organisation der Bewerbungsgespräche übernahm.

Best-Practice-Beispiel 2: Effektives Mitarbeiterschulungs-Outsourcing

Ein schnell wachsender Anbieter von IT-Lösungen, erkannte dass die kontinuierliche Weiterbildung seiner Mitarbeitenden entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit war. Die interne HR-Abteilung war jedoch mit der Planung und Durchführung der Trainingsprogramme überfordert.

Das Unterschied entschied sich daher, die Schulungen an einen spezialisiertes Outsourcing-Unternehmen auszulagern, welches die gesamte Koordination, von der Erstellung der Trainingspläne bis zur Durchführung und Evaluierung, übernahm.

Best-Practice-Beispiel 3: Effizientes Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement durch Outsourcing

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen stellte fest, dass die manuelle Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten fehleranfällig und zeitaufwendig war. Besonders in Stoßzeiten führten Verzögerungen bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden.

Um die Effizienz zu steigern, lagerte das Unternehmen das Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement an ein spezialisiertes Outsourcing-Unternehmen aus, das moderne Softwarelösungen und automatisierte Prozesse einsetzte. So konnten Arbeitszeiten und Abwesenheiten in Echtzeit erfasst werden, was den administrativen Aufwand reduzierte und die Transparenz erhöhte.

Häufig gestellte Fragen: