Der Onboarding-Prozess: So nutzen Sie ihn für einen guten Start Ihrer neuen Mitarbeiter*innen

Neue Arbeit, neues Team, neue Vorgesetzte und viele Fragen – die ersten Tage im neuen Job sind aufregend. Ein guter Onboarding-Prozess hilft bei der Orientierung und sorgt für einen erfolgreichen Start. Aber was macht ein gutes Onboarding aus und wie nutzen Sie es bestmöglich? Tipps und Infos gibt’s hier.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was ist Onboarding? Definition und Bedeutung

Beim Onboarding – zu Deutsch „an Bord nehmen“ – ist der Name Programm: Sinn des Prozesses ist es, neue Mitarbeitende gezielt im Unternehmen „an Bord zu holen“. Sie sollen vom ersten Moment an unterstützt und in den neuen Job eingeführt werden – fachlich wie sozial. Es geht also nicht nur darum, Aufgaben zu verteilen, sondern auch darum, Kontakte mit den neuen Kolleg*innen zu knüpfen und das Unternehmen als Ganzes kennenzulernen.

Ein guter Onboarding-Prozess läuft nach einem festgelegten Muster ab. Denn nur so können Sie als Arbeitgeber das Optimum aus dieser Kennenlernphase herausholen.

Was bedeutet ein gutes Onboarding für neue Mitarbeitende?

1. Weniger Stress: Die ersten Tage und Wochen im neuen Unternehmen sind aufregend: neue Aufgaben, neue Gesichter, neue Abläufe. Ein gutes Onboarding bietet eine Richtschnur, die Orientierung liefert und Ihren Mitarbeiter*innen hilft, sich in den ersten Tagen besser zu organisieren.
2. Höhere Zufriedenheit: Kleine und große Erfolgserlebnisse und das Gefühl, willkommen zu sein, stellen sich dank eines guten Onboardings schneller ein. Das sorgt für Zufriedenheit.
3. Mehr Motivation: Wer direkt das Gefühl bekommt, zum Team zu gehören und sich sinnvoll einbringen zu können, ist motivierter bei der Sache.

Was bedeutet ein gutes Onboarding für das Unternehmen?

1. Höhere Produktivität und weniger Zeitaufwand: Je eher alle Verantwortlichkeiten, Ansprechpersonen und Abläufe geklärt sind, desto schneller kann der routinierte Tagesablauf beginnen. So verbrauchen Führungskräfte und andere Angestellte weniger Arbeitszeit für die Einarbeitung neuer Kolleg*innen. Und diese wiederum können sich schneller einbringen. So schafft das ganze Team insgesamt mehr.
2. Niedrigere Kosten: Neue Mitarbeitende sind eine Bereicherung für ein Unternehmen – kosten aber auch Geld (Bewerbungsprozess, Einarbeitung etc.). Im Schnitt ein halbes Jahresgehalt. Wer Neuzugänge schnell sozial und fachlich abholt, verringert das Risiko für frühzeitige Kündigungen. Und spart auf diese Weise viel Geld, weil Stellen nicht nach kurzer Zeit wieder neu besetzt werden müssen – oder sogar unbesetzt bleiben. Denn auch das wird teuer: Eine unbesetzte Stelle kostet ein Unternehmen durchschnittlich ganze 29.000 Euro im Jahr.
3. Besseres Image: Ein guter Onboarding-Prozess sorgt für eine zufriedene Belegschaft – und die wiederum lässt ein Unternehmen attraktiver wirken.

Auswirkungen eines schlechten Onboardings

Ein gut organisierter Onboarding-Prozess hat also für beide Seiten viele Vorteile. Dementsprechend sorgt ein schlechtes Onboarding also mit großer Wahrscheinlichkeit für Frust und Unzufriedenheit.

Stellen Sie sich mal vor: Der erste Tag im neuen Job steht an und Ihre neuen Mitarbeiter*innen haben keine anderen Informationen als die Adresse des neuen Arbeitgebers und die Namen der Kontaktpersonen aus dem Bewerbungsprozess. In so einer Situation sind Überraschungen vorprogrammiert und eine professionelle Vorbereitung unmöglich. Unnötiger Stress ist die Folge.

Auf lange Sicht kann ein schlechtes Onboarding sogar dazu führen, dass Neueinsteiger*innen schon während des ersten Jahres wieder kündigen. Rund jede*r dritte Arbeitnehmer*in hat das selbst schon einmal erlebt. Das ergab eine Umfrage von uns unter rund 13.000 Fach- und Führungskräften in Deutschland.

Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses – und wie Sie diese nutzen können

Läuft alles gut, beginnt das Onboarding nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern direkt nach der Vertragsunterschrift: mit den ersten wichtigen Informationen zum Jobstart und einer organisierten Vorbereitung. So können sich die Neustarter*innen auf den ersten Tag im neuen Job einstellen und haben keinen Grund, nervös zu sein.

Im besten Fall durchlaufen die neuen Mitarbeiter*innen drei Phasen des Onboardings:

Onboarding-Prozess Phase 1: Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag

Der Onboarding-Prozess startet in der Regel mit einem sogenannten Preboarding. Diese erste Phase deckt den Zeitraum vor dem Start im neuen Job ab. Die Mitarbeiter*innen erhalten alle wichtigen Infos zum Ablauf des ersten Arbeitstages sowie zu möglichen Einführungsschulungen und anderen Terminen. Außerdem erfahren diese, wer die neuen Ansprechpartner*innen sind. Idealerweise bekommen die neuen Mitarbeitenden außerdem eine Sammlung mit wichtigen Informationen und Daten zum Unternehmen und zu den neuen Aufgaben. So können sich die neuen Mitarbeiter*innen schon vor dem Start in den neuen Job ein wenig vorbereiten. Der Vorteil für die Mitarbeiter*innen: Zu wissen, was sie erwartet, gibt Ihnen mehr Sicherheit und Kontrolle über die nächsten Tage.

Parallel dazu wird üblicherweise der künftige Arbeitsplatz vor Ort eingerichtet. Arbeiten die Mitarbeiter*innen von zu Hause aus, übersenden Sie rechtzeitig alle nötigen Dinge wie Dienstlaptop und Monitor. Außerdem kümmert sich die Firmen-IT um die Zugangsdaten für wichtige Programme und richten die Profile ein.

Onboarding-Prozess Phase 2: Der erste Tag im neuen Job

Endlich ist der erste Arbeitstag gekommen. Bestenfalls wissen die neuen Kolleg*innen schon, dass die neuen Mitarbeiter*innen an diesem Tag bei Ihnen starten, und die Führungskraft begrüßt das neue Teammitglied freundlich im Team. Vielleicht bekommen die Neustarter*innen sogar Unterstützung durch eine*n Mentor*in. Bei immerhin 63 % der von uns befragten Berufseinsteiger*innen und 49 % der Personen mit Berufserfahrung ist das schon einmal der Fall gewesen. 

Danach gibt es vermutlich einiges für die neuen Mitarbeiter*innen zu tun, zum Beispiel den Arbeitsplatz fertig einzurichten und sich in weiteres Infomaterial einzulesen. Möglicherweise haben die Mitarbeiter*innen auch direkt ihr erstes Onboarding-Gespräch und weitere Meetings.

Onboarding-Prozess Phase 3: Das eigentliche Onboarding am Arbeitsplatz

Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist nicht an einem Tag erledigt. Auch nicht in einer Woche. Stattdessen dauert ein guter Onboarding-Prozess mindestens bis zum Ende der Probezeit, teilweise sogar bis zum Ende des ersten Jahres im Unternehmen.

Unternehmen, die möchten, dass sich neue Mitarbeitende auf Dauer wohlfühlen, stellen deshalb einen durchdachten Onboarding-Plan auf. Er enthält unter anderem klare Ziele und Aufgaben, sodass die Mitarbeiter*innen genau wissen, was auf sie zukommt und was von ihnen erwartet wird.

Zum Onboarding gehören außerdem regelmäßige Gespräche mit den Vorgesetzten. Das Feedback gibt Orientierung und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Schlechtes Onboarding? Warum Fachkräfte noch im ersten Jahr kündigen

Eigentlich lief der Onboarding-Prozess ziemlich gut? Es gab ein sinnvolles Onboarding-Konzept inklusive passender Maßnahmen, auf die sich die neuen Mitarbeiter*innen auch bereitwillig eingelassen haben – und trotzdem fühlen diese sich schon nach wenigen Wochen nicht mehr wohl? Damit ist der*die Mitarbeiter*in nicht allein. Rund jede dritte Fachkraft hat laut unserer Umfrage einen neuen Job schon mal innerhalb des ersten Jahres wieder gekündigt.

Der häufigste Grund: Die Realität am Arbeitsplatz (Aufgaben, Arbeitsumfeld etc.) stimmt nicht mit dem überein, was im Bewerbungsprozess versprochen wurde. Auch fehlender Austausch mit den Vorgesetzten trägt oft dazu bei, dass Mitarbeitende unzufrieden im neuen Job sind. In unserer Umfrage gaben nur etwa die Hälfte der Befragten an, innerhalb der Probezeit ein Feedbackgespräch bekommen zu haben.

Aber auch die Unternehmenskultur wird in rund einem Drittel der Fälle als Kündigungsgrund genannt. Das passiert vor allem, wenn das Unternehmen keine klar definierte Arbeitgebermarke vorweisen kann (Stichwort: Employer Branding). Oder wenn das präsentierte Bild und die Arbeitsrealität nicht zusammenpassen. Dann wird es für Mitarbeitende schwer bis unmöglich, eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen. Entsprechend leichter fällt die Kündigung.