Offboarding-Prozess: Der Weg zu einem respektvollen und strukturierten Abschied

Mitarbeitende verlassen ein Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Gründen – etwa für eine neue berufliche Herausforderung oder aufgrund persönlicher Veränderungen wie einer Reise oder einem Umzug. Doch sollte man die gemeinsame Zeit einfach als abgeschlossen betrachten? Oft bleibt zum Abschied nur ein flüchtiges „Alles Gute und viel Erfolg“. Dabei sieht ein echter Offboarding-Prozess anders aus.

Ein gut strukturierter und wertschätzender Abschied hinterlässt nicht nur beim ausscheidenden Mitarbeitenden einen positiven Eindruck, sondern auch bei den verbleibenden Kolleg*innen. Dies wirkt sich nachhaltig auf das Unternehmen aus. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Offboarding-Prozess erfolgreich gestalten und an unterschiedliche Situationen anpassen.

Das Wichtigste in Kürze

• Was bedeutet Offboarding? Der Begriff beschreibt den strukturierten Prozess, mit dem Sie den Austritt eines Mitarbeitenden begleiten – inklusive sauberer Übergabe und wertschätzender Verabschiedung.
• Strategische Bedeutung: Ein professioneller Abschied sorgt für organisatorische Klarheit, stärkt Ihr Arbeitgeberimage, fördert die Bindung der verbleibenden Mitarbeitenden und liefert wertvolles Feedback für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.
• Wie gelingt die Übergabe? Eine Offboarding-Checkliste, ein gut vorbereitetes Exit-Gespräch, die Dokumentation laufender Aufgaben, klare Teamkommunikation und eine rechtzeitige Nachfolgeplanung sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Anpassung an Trennungsarten: Der Offboarding-Prozess variiert je nach Kündigungsart und erfordert je nach Trennungsgrund und Dauer der Unternehmenszugehörigkeit unterschiedliche Herangehensweisen

Definition: Offboarding

Offboarding beschreibt den bewusst gesteuerten Prozess, mit dem Unternehmen den Austritt von Mitarbeiter*innen begleiten – unabhängig davon, ob der Wechsel freiwillig erfolgt oder auf eine Kündigung durch den Arbeitgeber zurückgeht.

Ziel ist es, den Abschied strukturiert zu gestalten, offene Aufgaben zu klären und einen sauberen Übergang sicherzustellen. Der Prozess setzt ein, sobald ein Wechselwunsch deutlich wird, spätestens jedoch mit dem Eingang der Kündigung, und endet mit dem letzten Arbeitstag.

Offboarding als Pendant zum Onboarding

Als Pendant zum Onboarding legt das Offboarding den Fokus auf eine professionelle und respektvolle Trennung. Während der Onboarding-Prozess neuen Mitarbeitenden Orientierung bietet, sie fachlich einarbeitet und mit der Unternehmenskultur vertraut macht, begleitet das Offboarding ihren Austritt.

Während das Onboarding mittlerweile als wichtiger Bestandteil im HR-Bereich gilt, wird dem Offboarding häufig zu wenig Bedeutung beigemessen. Viele Unternehmen betrachten den Abschied lediglich als formale Pflicht – und lassen dabei ungenutztes Potenzial liegen.

Warum der Offboarding-Prozess strategisch wichtig ist

Ein professionell gestaltetes Offboarding bietet nicht nur wertvolle Rückmeldungen zur Weiterentwicklung Ihrer Unternehmenskultur, sondern sorgt vor allem für organisatorische Klarheit. Durch klare Übergaben und offene Kommunikation bleibt entscheidendes Wissen im Unternehmen, während Projekte und offene Aufgaben reibungslos an den*die Nachfolger*in übergeben werden. Externe Reibungsverluste, etwa bei Kund*innen ohne festen Ansprechpartner, können Sie so vermeiden.

Darüber hinaus stärkt ein gut gelebtes Offboarding nachhaltig Ihr Arbeitgeberimage. Die Art und Weise, wie Sie sich von Mitarbeitenden verabschieden, hinterlässt einen bleibenden Eindruck und prägt das öffentliche Bild Ihres Unternehmens. Mitarbeitende, die sich bis zum letzten Tag respektiert fühlen, sprechen positiv über ihren ehemaligen Arbeitgeber – was Ihr Recruiting und Employer Branding stärkt und Ihnen hilft, qualifizierte Kandidat*innen zu gewinnen.

Lesetipp

In unserem Artikel zum Thema „Wertschätzung von Mitarbeitenden“ erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie durch gezielte Anerkennung die Tür für eine mögliche Rückkehr öffnen können.

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Der Offboarding-Prozess: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Übergabe

Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, alle wichtigen Offboarding-Maßnahmen erfolgreich umzusetzen.

Offboarding-Checkliste

Erstellen Sie eine umfassende Checkliste, die alle notwendigen Offboarding-Maßnahmen sowie, wenn möglich, zeitliche Vorgaben enthält. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden und der Prozess reibungslos verläuft.

Feedback im Exit-Gespräch

Im Exit-Gespräch haben Sie zu Beginn des Offboarding-Prozesses die Möglichkeit, mit dem Mitarbeitenden die Gründe für den Austritt zu besprechen und konstruktive Kritikzu den Arbeitsbedingungen und Ihrer Führung zu erhalten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um auch selbst klares Feedback zu geben. Erklären Sie das weitere Vorgehen und zeigen Sie, dass Ihnen die berufliche und persönliche Entwicklung des Mitarbeitenden wichtig ist.

Lesetipp

Im folgenden Artikel zum Thema Exit-Interview finden Sie einen Fragenkatalog, der Ihnen als praktische Grundlage und Orientierung für Offboarding-Gespräche dient!

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Kommunikation an Team und Kund*innen

Informieren Sie Ihr Team aktiv über den Weggang des Mitarbeitenden, um Gerüchten vorzubeugen und das Betriebsklima zu schützen. Eine klare und zeitnahe Kommunikation ist entscheidend, um Unsicherheiten zu vermeiden. Informieren Sie Kund*innen und Geschäftspartner*innen erst, wenn die Nachfolgeregelungen und die nächsten Schritte festgelegt sind, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Aufgabenverteilung

Besonders bei langjährigen Mitarbeitenden ist eine gründliche Dokumentation ihrer Aufgaben von großer Bedeutung. Lassen Sie die Mitarbeitenden ihre Tätigkeiten detailliert und chronologisch auflisten. Bestimmen Sie anschließend, wer künftig welche Aufgaben übernimmt. Überlegen Sie, ob eine Übergangslösung notwendig ist oder ob Sie die Aufgaben auf mehrere Teammitglieder verteilen können.

Nachfolgeplanung

Binden Sie scheidende Mitarbeitende nach Möglichkeit in die Suche nach einer*einem Nachfolger*in ein und nutzen Sie ihre Unterstützung bei der Einarbeitung, um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten. Bei längeren Kündigungsfristen empfiehlt es sich, den*die Nachfolger*in frühzeitig einzustellen, sodass die scheidende Person ihn*sie in die Aufgaben einarbeiten kann. Andernfalls müssen die verbleibenden Kolleg*innen die Aufgaben vorübergehend übernehmen.

Abschied feiern

Die Dauer der Betriebszugehörigkeit und die individuelle Situation beeinflussen die Form der Verabschiedung:

• Bei kürzerer Betriebszugehörigkeit reicht oft eine wertschätzende Dankesrede am Ende eines Teammeetings.
• Bei langjährigen Mitarbeitenden ist hingegen eine größere Geste, wie eine kleine Feier, angebracht. Der*die ausscheidende Mitarbeiter*in bringt beispielsweise etwas zu essen mit, um sich von den Kolleg*innen zu verabschieden.
• Sie können diese Geste unterstützen, indem Sie zum Beispiel die Getränke übernehmen, den Arbeitsplatz dekorieren oder eine Abschiedskarte mit Unterschriften der Belegschaft überreichen.

Arbeitszeugnis ausstellen

Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden am Ende des Arbeitsverhältnisses ein sachliches und kompetenzorientiertes Arbeitszeugnis aus. Eine präzise und faire Darstellung der erbrachten Leistungen kommt sowohl dem Mitarbeitenden zugute, da er*sie so leichter eine neue Anstellung finden kann, als auch Ihrem Unternehmen, indem es eine positive Arbeitgeberbewertung fördert.

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Arbeitszeugnis formulieren: Tipps und Best Practices

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Technisches Offboarding

Das technische Offboarding umfasst die Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops, Handys, Schlüsseln und anderen Arbeitsmaterialien. Stellen Sie sicher, dass Zugriffsrechte auf Computer, Server und E-Mail-Postfächer umgehend gesperrt und Passwörter geändert werden. Idealerweise setzen Sie den Computer neu auf, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Ehemalige Mitarbeiter*innen im Netzwerk behalten

War die Zusammenarbeit positiv, ist es sinnvoll, den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten. Es könnte sein, dass sich in der Zukunft berufliche Wege wieder kreuzen. Vernetzen Sie sich mit den ehemaligen Mitarbeitenden und laden Sie sie zum Beispiel zu Firmenevents ein – so bleibt der Kontakt lebendig und potenziell wertvoll für beide Seiten.

Erfolgreicher Offboarding-Prozess bei unterschiedlichen Trennungs­szenarien

Der Offboarding-Prozess variiert je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses und Kündigungsform. Besonders bei betriebsbedingten oder fristlosen Kündigungen ist schnelles, aber zugleich einfühlsames Handeln gefragt. Ein strukturierter Prozess gewährleistet, dass der Übergang in jeder Situation reibungslos verläuft.

Kündigung durch Arbeitnehmer*innen

Kündigt ein*e Mitarbeiter*in aufgrund von Unzufriedenheit, etwa wegen Spannungen im Team oder mangelnder Unterstützung durch die Führungskraft, können Sie das Exit-Gespräch nutzen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Kündigt ein*e Angestellte*r für eine berufliche Auszeit, beispielsweise für Reisen, bieten Sie ihm*ihr die Möglichkeit einer späteren Rückkehr an, wenn eine passende Stelle frei wird.

Lesetipp

Die häufigsten Gründe für eine Kündigung durch Arbeitnehmende

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Kurze Arbeitsverhältnisse

Bei kurzen Beschäftigungsverhältnissen – etwa unter einem Jahr – entfällt meist eine umfangreiche Übergabe, da weniger internes Wissen aufgebaut wurde. Umso wichtiger ist es, die Gründe für den frühen Austritt zu klären. Hat das Unternehmen möglicherweise falsche Erwartungen geweckt oder traten interne Probleme im Team auf? Nutzen Sie das Offboarding, um diese Ursachen zu erkennen und Ihre internen Prozesse gezielt weiterzuentwickeln.

Einvernehmliche Kündigung

Kündigen Sie und Ihr Mitarbeitender im gegenseitigen Einvernehmen, kann ein Aufhebungsvertrag eine effiziente Lösung sein. Dieser ermöglicht eine frühzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Mithilfe der Schritt-für-Schritt-Anleitung aus dem oberen Abschnitt können Sie den Übergang reibungslos und strukturiert gestalten.

Fristlose Kündigung

Kündigt ein Unternehmen fristlos, liegt in der Regel ein schwerwiegender Vorfall wie Diebstahl oder die Weitergabe vertraulicher Informationen an Dritte vor – was sofortiges Handeln erfordert. Der Offboarding-Prozess erfolgt in diesem Fall nicht nach dem üblichen Ablauf, sondern folgt einem Notfallplan.

Wichtig ist, Zugänge umgehend zu sperren, Arbeitsmittel zurückzuholen und potenziellen Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Auch wenn ein offizieller Abschied entfällt, hilft eine sachliche Kommunikation gegenüber dem Team dabei, Unsicherheiten und Gerüchte zu vermeiden.

Renteneintritt

Steht der Eintritt in den Ruhestand bevor, ermöglicht der lange Vorlauf eine frühzeitige und strukturierte Planung des Offboardings. Da der Austrittstermin in der Regel festgelegt ist, können Sie die Nachfolge in Ruhe organisieren und der Wissenstransfer gezielt vorbereiten. So sichern Sie das wertvolle Erfahrungswissen und bereiten dem langjährigen Mitarbeitenden einen respektvollen Abschied.

Todesfälle

Der unerwartete Tod eines Mitarbeitenden stellt eine Ausnahmesituation dar, in der das Offboarding besonders sensibel ablaufen muss. Neben der Klärung von Formalitäten wie der Rückgabe von Firmeneigentum und der letzten Gehaltsabrechnung steht vor allem die emotionale Unterstützung des Teams im Vordergrund. Achten Sie darauf, respektvoll mit der Situation umgehen und den Kolleg*innen Raum für Trauer geben.