Kündigungsgespräch führen: Darauf sollten Sie achten

Das Kündigungsgespräch ist ein wertvolles Instrument, um das Unternehmen zu verbessern und Mitarbeitende zu halten. Dieser Artikel beschreibt die besten Praktiken für Personalverantwortliche und Arbeitgebende, die Austrittsgespräche führen.

Gut vorbereitete und durchgeführte Kündigungsgespräche bieten nicht nur die Möglichkeit, sich von Mitarbeitenden in einem respektvollen Rahmen zu verabschieden, sondern auch die Chance, wertvolle Einblicke in die Gründe der Kündigung zu gewinnen. Solche Gespräche helfen Ihnen dabei, interne Prozesse zu optimieren und im besten Fall zukünftige Kündigungen zu verhindern.

Trennungsgespräche sind außerdem eine nützliche Methode, um aussagekräftiges Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, bevor diese Ihr Unternehmen verlassen. Oft sind Mitarbeiter*innen recht ausweichend oder schüchtern, wenn sie einen Arbeitsplatz verlassen. Sie sagen vielleicht, dass sie eine bessere Gelegenheit gefunden haben oder dass sie einfach Lust auf eine Veränderung hatten. Aber unter der Oberfläche verbirgt sich wahrscheinlich ein konstruktiveres Feedback.

Gründe für ein Kündigungsgespräch

Einige der häufigsten Gründe, warum Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz verlassen, sind eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung, eine bessere Ausbildung oder vielleicht ist der Arbeitsweg kürzer. Was auch immer der Grund ist: Es ist eine gute Praxis, ein offenes und ehrliches Gespräch über die gemachten Erfahrungen zu führen, damit Sie Ihre verbleibenden und zukünftigen Mitarbeitende auch in Zukunft an Ihr Unternehmen binden können.

Andererseits besteht natürlich auch die Möglichkeit einer unternehmensseitigen, einer*einem Mitarbeitenden gegenüber ausgesprochenen Kündigung. Ein unter diesen Bedingungen geführter Trennungsprozess erfordert umso mehr Sorgfalt und Fingerspitzengefühl, um im Guten auseinander zu gehen. Gehen wir davon aus, dass ein*e Mitarbeiter*in nach einer betriebsbedingten Kündigung nicht sofort freigestellt und bis zum Ende seiner Vertragslaufzeit als Kolleg*in im Unternehmen verbleibt, ist das Feedback aus diesen Entlassungsgesprächen bzw. -prozessen wertvoll, um die Gründe nachzuvollziehen.

Vorteile von Kündigungsgesprächen

Gut vorbereitete und richtig durchgeführte Kündigungsgespräche bieten sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende mehrere Vorteile.

Vorteile von Kündigungsgesprächen für Arbeitgebende

• Besseres Verständnis für die Stimmungen der Mitarbeiter*innen
• Erleichtert die Erstellung von Berichten, um das Feedback der Mitarbeitenden teamübergreifend zu vergleichen
• Hilft bei der Beurteilung der Leistung, Fähigkeiten und Potenzialen von Vorgesetzten und Führungskräften
• Identifiziert sowohl die positiven Aspekte als auch wiederkehrende Probleme innerhalb des Unternehmens
• Hilft dabei, sich in gutem Einvernehmen zu trennen (falls es eine negative Stimmung gab)
• Hilft dabei, die Personalfluktuation langfristig zu reduzieren

Vorteile von Kündigungsgesprächen für Mitarbeitende

• Gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern
• Ermöglicht ein positiveres Ende ihrer Erfahrungen (wenn es negative Erfahrungen gab)
• Sie fühlen sich wertgeschätzt
• Im Falle einer Kündigung durch das Unternehmen: Hilfreiches Feedback zu den Hintergründen

Nachteile von Kündigungsgesprächen

• Mitarbeitende sind möglicherweise nicht völlig transparent (aus Angst, Brücken zu zerstören)
• Trennungsgespräche sind nicht vorteilhaft, wenn im Anschluss nicht richtig nachbereitet
• Wenn die Gründe für den Wechsel des*der Mitarbeiter*in ungünstig sind, kann das Kündigungsgespräch zu einer angespannten Situation führen
• Mitarbeitende könnten sich frustriert fühlen, wenn sie nicht die Möglichkeit hatten, vor ihrem Ausscheiden Feedback zu geben
• In einem Entlassungsgespräch ist die Reaktion des*der Mitarbeiter*in schwer vorab einzuschätzen.

Idealer Ablauf eines Kündigungsgesprächs

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie ein Kündigungsgespräch richtig führen. Das Unternehmen sollte einige verschiedene Möglichkeiten anbieten, um eine Methode zu finden, die dem scheidenden Arbeitnehmenden zusagt. In einem idealen Szenario füllt der*die Mitarbeiter*in zunächst eine Umfrage aus, die quantitative Ergebnisse liefert. Danach, zu einem späteren Zeitpunkt, folgt ein kurzes persönliches Gespräch, um dem der*die Mitarbeiter*in die Chance zu geben, bestimmte Punkte auf qualitative Art und Weise inhaltlich zu erläutern.

Sprechen Sie einem*einer Mitarbeiter*in gegenüber eine Kündigung aus, ändert sich der Ablauf etwas. Das Ende des Arbeitsverhältnisses sollten Sie zuerst in einem persönlichen und vertraulichen Gespräch mitteilen, in dem Sie auch die Kündigungsgründe ansprechen. Handelt es sich um betriebsbedingte Erfordernisse, erhaltenes Feedback von Führungskräften und/oder Kolleg*innen oder konkrete Fehler, die Ihr Unternehmen zu diesem unvermeidlichen Schritt zwingen? Die Reaktion des*der gekündigten Mitarbeiter*in bestimmt dann im Wesentlichen den weiteren Prozess. Trifft die Entscheidung auf Verständnis (und Ihr Unternehmen verzichtet auf eine unmittelbare Freistellung), ist der Prozess wie zuvor beschrieben denkbar.

Vorbereitung von Kündigungsgesprächen

Die beste Vorbereitung für einen möglichst zielführenden und – für beide Seiten – mehrwertigen Trennungsprozess ist Standardisierung. Wenn von vornerein bei jedem Ausscheiden eines*einer Mitarbeitenden klar ist, welche Termine wann abzuhalten sind, welche Dokumente von wem auszufüllen sind und welche Kolleg*innen intern anzusprechen sind, sind auch kurzfristig anfallende Gespräche relativ leicht zu bewältigen.

Nicht zuletzt besteht ein Teil der weiteren Vorbereitung darin, aus den Gesprächen und Feedbacks erfolgreich durchgeführter Trennungsgespräche den gesamten Prozess weiter zu verbessern. Ausscheidende Mitarbeiter*innen geben mitunter auch wertvolle Eindrücke zum gesamten Ablauf nach der Kündigung und dem Offboarding.

Wer sollte ein Trennungsgespräch führen?

Arbeitgebende sollten darauf achten, die richtige Person für die Durchführung eines Austrittsgesprächs auszuwählen. In der Regel sollte es sich dabei um eine Person handeln, die eine neutrale Position gegenüber dem Mitarbeitenden einnimmt. Der direkte Vorgesetzte wäre zum Beispiel keine neutrale Wahl. Dies führt dann unter Umständen dazu, dass der*die Mitarbeiter*in nicht vollständig transparent ist, insbesondere wenn der Grund für sein Ausscheiden mit dem*der Vorgesetzten zusammenhängt.

Vertreter*innen der Personalabteilung sind in den meisten Fällen eine neutralere Wahl, solange sie nicht mit jemandem aus ihrem eigenen Team sprechen. Wenn Sie keine Personalabteilung haben, ist auch ein*e Manager*in aus einer anderen Abteilung eine gute Besetzung. Der*die Mitarbeiter*in muss sich frei fühlen, sich vertraulich zu äußern. Er*sie muss auch darauf vertrauen können, dass die Interviewenden das Feedback korrekt und konstruktiv weitergeben.

Wie man die Vertraulichkeit in einem Austrittsgespräch wahrt

Die Vertraulichkeit des Feedbacks zu einem Austrittsgespräch ist eine Herausforderung für Unternehmen, die unbedingt Priorität sein muss, wenn sie ein offenes Feedback wünschen. Die Identität der Mitarbeitenden sollte bei der Abgabe des Feedbacks anonym bleiben. In kleineren Unternehmen ist das natürlich schwierig, da es häufig offensichtlich ist, wer das Feedback gegeben hat. Eine Alternative oder Ausweichlösung für kleinere Unternehmen ist das Austrittsgespräch in “aggregierter Form”, d.h. in Verbindung mit anderen Feedbacks wie 360-Grad-Umfragen.

Wann sollten Austrittsgespräche nicht vertraulich behandelt werden?

Es gibt bestimmte Umstände, unter denen Sie das Feedback nicht vertraulich behandeln dürfen. Diese Gründe sollten Sie den Mitarbeitenden vor dem Trennungsgespräch mitteilen, während einige Unternehmen mit der Zustimmung des*der Mitarbeiter*in, der die Informationen weitergegeben hat, eine interne Untersuchung oder ein Gerichtsverfahren einleiten können.

• Bei Berichten über Belästigung
• Bei Vorwürfen der Unterschlagung
• Bei Diskriminierung
• Bei Berichten, die auf einen Verstoß gegen die Unternehmenspolitik oder das Gesetz hinweisen
• In Fällen, in denen eine Untersuchung oder ein Disziplinarverfahren erforderlich ist

Wie Sie die Ergebnisse des Austrittsgesprächs zusammenfassen

Die Zusammenfassung des Feedbacks ist einer der wichtigsten Teile des Austrittsgesprächsprozesses. Sie ermöglicht es Ihnen, das Feedback in umsetzbare Schritte umzusetzen und das Unternehmen zu verbessern. Die zusammenfassenden Notizen sollten Sie digital aufzeichnen und kategorisieren, um die weitere Nachbearbeitung, das Teilen mit Kolleg*innen und Ableiten von Maßnahmen zu vereinfachen – entsprechenden Datenschutz und sensiblen Umgang natürlich vorausgesetzt.

Möglichkeiten zur Kategorisierung des Feedbacks

Wenn Sie die Feedbacks richtig kategorisieren, sammeln Sie im Laufe der Zeit eine wertvolle Menge an qualitativen und quantitativen Daten, die Sie miteinander vergleichen und zur Erkennung von Trends nutzen sollten. Viele Personalverantwortliche überprüfen und analysieren diese Informationen vierteljährlich, um mögliche Verbesserungen für das Unternehmen zu ermitteln.

Trends, auf die Sie bei der Analyse des Feedbacks aus Austrittsgesprächen stoßen können

Die Trends variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber hier sind einige Trends, die Sie typischerweise bei der Auswertung von Austrittsgesprächen feststellen können:

• Ein*e bestimmter Manager*in hat eine geringe Mitarbeitendenbindung
• Bestimmte Mitarbeitende erhalten häufig negatives Feedback
• Mitarbeitende neigen dazu, das Unternehmen zu verlassen, wenn sie einer bestimmten Abteilung/einem bestimmten Team beitreten
• Änderungen in der Unternehmenspolitik haben zum Ausscheiden von Mitarbeitenden geführt
• Anhaltende Unzufriedenheit mit Aspekten der Unternehmensführung
• Mitarbeitende neigen dazu, das Unternehmen nach einer bestimmten Anzahl von Beschäftigungsjahren zu verlassen
• Mitarbeitende verlassen das Unternehmen häufig, um zu einem bestimmten Konkurrenten zu wechseln

Wie Sie die Ergebnisse des Austrittsgesprächs im Unternehmen weitergeben

Nutzen Sie jedes Feedback aus Trennungsgesprächen sinnvoll und teilen Sie es mit dem gesamten Unternehmen. Bestimmen Sie, mit wem Sie das Feedback teilen, basierend auf den Zielen, die Sie damit erreichen wollen. Denken Sie daran, das Feedback immer anonym oder in zusammengefasster Form weiterzugeben und den Mitarbeitenden vor dem Kündigungsgespräch darauf hinzuweisen.

Mögliche Aktionspunkte aus dem Feedback der Austrittsgespräche

Die Maßnahmen, die Sie aus dem Feedback ableiten, unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen erheblich. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für mögliche Aktionspunkte:

• Weitere Schulungen für Mitarbeitende
• Umstrukturierung
• Verbesserung der betrieblichen Sozialleistungen
• Einführung von Möglichkeiten zur Fernarbeit
• Erhöhung der Löhne der Mitarbeiter*innen
• Verbesserung der Unternehmenskultur
• Entwicklung einer klareren Aufstiegsstruktur
• Disziplinarmaßnahmen
• Ermittlungen bei Fehlverhalten

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema “Kündigungsgespräch führen”