Kündigungsfristen: Arten, rechtliche Verpflichtungen & Praxisbeispiele

Kündigungsfristen dienen dem Schutz von Arbeitgebern und Arbeitnehmenden. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass ein Arbeitnehmender nicht einfach die Arbeit verlassen und ein Arbeitgeber ihn nicht einfach auf der Stelle entlassen kann. Es gibt zwar Ausnahmen, aber im Grunde genommen gibt eine Kündigungsfrist sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmenden Zeit, sich darauf einzustellen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Sie über die verschiedenen Arten von Kündigungsfristen und rechtlichen Verpflichtungen wissen müssen. Die Länge der Kündigungsfrist hängt nämlich von verschiedenen Faktoren ab: Ist die Kündigungsfrist gesetzlich, vertraglich oder tariflich geregelt? Wie lange ist die Beschäftigungsdauer des Mitarbeitenden? Handelt es sich um eine ordentliche oder eine außerordentliche Kündigung? Im Folgenden erläutern wir, in welchen Situationen welche Kündigungsfrist Anwendung findet.

Was versteht man unter einer Kündigungsfrist?

In einem Arbeitsverhältnis unterliegen beide Parteien einem Vertrag: Arbeitnehmende müssen regelmäßig arbeiten, und Arbeitgeber sind verpflichtet, fortlaufend Lohn oder Gehalt zu zahlen. Wenn kein Befristungsdatum festgelegt ist, das das Arbeitsverhältnis automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet, wird das Arbeitsverhältnis nur aufgelöst, wenn beide Parteien sich einvernehmlich auf einen Aufhebungsvertrag einigen oder eine der Parteien kündigt.

Eine Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist eine einseitige Erklärung, die nur wirksam wird, wenn sie dem Vertragspartner gemäß § 623 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) schriftlich übergeben wird. Eine Kündigungsfrist ist der Zeitraum, die ein Arbeitnehmender zwischen der Abgabe seiner Kündigung (mit der er seinem Arbeitgeber offiziell mitteilt, dass er das Unternehmen verlässt) und seinem letzten Arbeitstag arbeiten muss. Das Arbeitsverhältnis besteht bis zum Ablauf der Kündigungsfrist fort.

Obwohl die Kündigungsfristen für beide Parteien gelten, müssen sie nicht identisch sein. Ein Arbeitgeber kann von Arbeitnehmenden eine längere Kündigungsfrist verlangen als die, die er den Arbeitnehmenden anbietet, wenn er sie zum Beispiel auffordert das Unternehmen zu verlassen.

Was sind die gesetzlichen Kündigungsfristen?

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch eine ordentliche Kündigung müssen Sie verschiedene Kündigungsfristen beachten, die sich entweder aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder dem Gesetz ergeben können. Die gesetzlichen allgemeinen Kündigungsfristen (§ 622 BGB) sind nur gültig, wenn der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag keine anderen Fristenregelungen enthält.

Gesetzliche Kündigungsfristen für Arbeitnehmende

Wenn Arbeitnehmende kündigen, beträgt die Mindestkündigungsfrist nach § 622 Abs. 1 und 3 BGB  4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende und während der Probezeit sind es 2 Wochen:

Zu beachten ist, dass 4 Wochen nicht einem Monat, sondern genau 28 Tagen entsprechen. Weiterhin dürfen die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitnehmende verlängert werden, aber sie dürfen niemals länger sein als die Frist, die der Arbeitgeber einhalten muss. Dies ist in § 622 Absatz 6 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Gesetzliche Kündigungsfristen für Arbeitgeber

Nach Ablauf der Probezeit erhöhen sich die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitnehmende nicht weiter. Die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitgeber staffeln sich nach  § 622 Abs. 2 BGB  jedoch wie folgt:

Abweichende Sonderregelungen

Welche Kündigungsfristen dürfen im Arbeitsvertrag festgehalten werden?

Sie haben als Arbeitgeber die Option, Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag festzuhalten, die von den gesetzlichen Kündigungsfristen abweichen. Bei einer vertraglichen Ausarbeitung ist es wichtig, folgende Aspekte zu beachten:

• Die Kündigungsfrist bei Kündigung durch den Arbeitnehmenden darf nicht länger sein als die des Arbeitgebers.
• Die im Arbeitsvertrag festgelegte Kündigungsfrist bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmenden darf nicht kürzer sein als die gesetzliche Kündigungsfrist.
• Arbeitsvertraglich festgelegte Kündigungsfristen können länger sein als die gesetzlichen Fristen. Solche Vereinbarungen sind sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende rechtlich verbindlich.
• Es besteht die Möglichkeit, die Kündigungsfrist je nach Dauer der Beschäftigung auf bis zu 3 Monate zu erweitern. Bei einer Kündigung zum beispielsweise 30. Juni würde das bedeutet, dass die Kündigungsfrist mit 30. September endet.

Wie wird die Kündigungsfrist berechnet?

Um die Kündigungsfrist korrekt zu berechnen, müssen Sie zunächst das genaue Datum des Kündigungszugangs bestimmen. Für die Kalkulation der Kündigungsfrist zählt das Datum, an dem die schriftliche Kündigung bei dem Arbeitnehmenden eingeht. Das Datum, welches die schriftliche Kündigung selbst trägt, ist nicht relevant. Nach §§ 187 ff. BGB wird für die Berechnung außerdem nicht der Tag, an dem der Arbeitnehmende die Kündigung bekommt, einkalkuliert, sondern es zählt erst der darauffolgende Tag. Samstage, Sonn- und Feiertage werden wie ganz normale Arbeitstage gezählt.

Berücksichtigen Sie anschließend für die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 BGB oder die entsprechenden Fristenregelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag. In der Regel beträgt die Kündigungsfrist Wochen oder Monate, wobei der 15. eines Monats oder das Monatsende als Stichtag festgelegt wird.

Neben der Kündigungsfrist hängt der letzte Arbeitstag eines Arbeitnehmenden auch von den verbleibenden Urlaubstagen ab. Hat der Mitarbeitende noch Urlaubsanspruch, verringern sich die restlichen Arbeitstage. Eventuell gibt es die Möglichkeit, dass Sie den Mitarbeitenden die letzten Arbeitstage auszahlen.

Hinweis: Wird die Kündigungsfrist falsch berechnet, hängt es von den individuellen Umständen ab, ob die Kündigung durch Auslegung korrigiert werden kann oder ob eine Kündigungsschutzklage erforderlich ist.

Welche Besonderheiten gelten bei außerordentlicher und fristloser Kündigung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird die außerordentliche Kündigung häufig mit dem Begriff „fristlos“ gleichgesetzt. Außerordentliche Kündigungen unterscheiden sich von ordentlichen Kündigungen dadurch, dass sie ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist erfolgen. Das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber wird nach § 626 des BGB von einem Tag auf den anderen „aus wichtigem Grund“ beendet, selbst wenn laut Arbeits- oder Tarifvertrag eigentlich eine Kündigungsfrist vorgesehen ist. Dies gilt jedoch nur, wenn eine Fortführung des Arbeitsvertrags bis zum Ende der regulären Kündigungsfrist unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien nicht zumutbar ist.

Schwerwiegende Gründe für grobes Fehlverhalten

Ein schwerwiegender Grund liegt beispielsweise dann vor, wenn sich ein Arbeitnehmender eines groben Fehlverhaltens schuldig gemacht hat. Zum groben Fehlverhalten gehören zum Beispiel:

• Diebstahl von Firmeneigentum
• schwere Beleidigungen
• ausländerfeindliche Äußerungen
• Haft & Betrug
• Missachtung von Sicherheitsvorschriften

Wichtig: Gemäß § 626 Abs. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) kann eine außerordentliche Kündigung nur innerhalb einer Frist von 2 Wochen erfolgen. Diese Frist beginnt zu laufen, sobald der kündigungsberechtigte Part von den maßgeblichen Kündigungsgründen Kenntnis erlangt hat.

Abmahnungen

In den meisten Fällen erfolgt eine sofortige fristlose Kündigung durch den Arbeitgeber, ohne dass zuvor eine Abmahnungdes Arbeitnehmers erfolgt ist. Gemäß dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist jedoch üblicherweise eine Abmahnung erforderlich, bevor Sie eine außerordentliche Kündigung aussprechen können. Wenn beispielsweise häufiges Zuspätkommen zur fristlosen Kündigung führt, ist eine vorherige Abmahnung notwendig.

Bei schwerwiegender Vertrauensstörung verzichten Arbeitgeber auf eine Abmahnung. Durch den Diebstahl eines Firmenlaptops oder die grobe Beleidigung des Vorgesetzten kann das gestörte Vertrauen nicht wiederhergestellt werden.

Wie sieht die Kündigungsfrist in befristeten Verträgen aus?

Ein befristeter Arbeitsvertrag endet entweder automatisch mit dem Eintritt eines festgelegten Ereignisses oder zu einem vorab vereinbarten Zeitpunkt im Kalender, ohne dass eine Kündigung durch den Arbeitgeber oder Arbeitnehmenden erforderlich ist.

Es gibt zwei Arten von Befristungen: die zeitlich begrenzte Befristung, die mit Ablauf der festgelegten Dauer endet, und die zweckgebundene Befristung, die mit Erreichen eines bestimmten Ziels oder Ereignisses endet. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mindestens zwei Wochen vor dem Vertragsende schriftlich über die Beendigung informieren.

Bei einem befristeten Arbeitsvertrag ist eine ordentliche Kündigung unter Beachtung einer vereinbarten Kündigungsfrist möglich, sofern dies im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt ist. Wenn ein wichtiger Grund vorliegt, können Sie den Arbeitnehmenden bei Vorliegen eines wichtigen Grundes außerordentlich kündigen.

Praxisbeispiele für verschiedene Arten von Kündigungsfristen

Damit Sie ein besseres Gefühl bekommen, wie Kündigungsfristen im Arbeitsalltag aussehen, haben wir hier einige Beispiele für Sie aufgeführt. Erfahren Sie, wie ordentliche Kündigungen, außerordentlichen Kündigungen und auch Sonderfälle in kleinen Unternehmen und in der Probezeit in der Praxis aussehen.

Beispiel 1 „Ordentliche Kündigung nach 4 Jahren“

Sie möchten Frau Mustermann, die seit einem Jahr im Unternehmen beschäftigt ist, ordentlich zum 31. Juli kündigen. Dann müssen Sie die Kündigung mit einer Frist von 4 Wochen (28 Tage) aussprechen – also spätestens am 3. Juli. Der Tag des Zugangs der Kündigung (in diesem Fall der 3. Juli) zählt nicht zur Kündigungsfrist hinzu, die Frist läuft also ab dem 4. Juli.

Beispiel 2: „Ordentliche Kündigung nach 10 Jahren“

Herr Schmidt ist bereits 10 Jahre in Ihrem Unternehmen tätig und Sie beschließen, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Nach einer Beschäftigungsdauer von 10 Jahren im Unternehmen gilt eine gesetzliche Kündigungsfrist von 4 Monaten zum Monatsende. Wenn Sie möchten, dass das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember endet, müssen Sie Herrn Schmidt spätestens bis zum 31. August kündigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kündigungsfrist von 4 Monaten eingehalten wird und die Kündigung zum gewünschten Datum wirksam wird.

Beispiel 3: „Ordentliche Kündigung in einem kleinen Unternehmen“

In einem kleinen Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden arbeitet Herr Müller seit 3 Jahren als Bürokaufmann. Sie entscheiden, das Arbeitsverhältnis mit Herrn Müller zu beenden, sodass dieser am 10. Mai die Kündigung erhält. Da Sie als kleines Unternehmen die Regelung anwenden dürfen, dass Kündigungen an jedem beliebigen Tag erfolgen, müssen Sie lediglich die gesetzliche Kündigungsfrist von 4 Wochen einhalten. Das bedeutet, dass Herr Müllers Arbeitsverhältnis nach Ablauf der vierwöchigen Frist am 7. Juni endet. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, bis zum 15. oder bis zum Monatsende zu warten, um die Kündigung wirksam werden zu lassen.

Beispiel 4: „Individuelle Kündigungsfrist von 3 Monaten im Vertrag“

Frau Becker ist seit einem Jahr in Ihrem Unternehmen tätig. In ihrem Arbeitsvertrag ist eine individuelle Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsende festgelegt worden, die von der gesetzlichen Regelung abweicht. Sie möchten das Arbeitsverhältnis mit Frau Becker zum 31. Oktober beenden. Daher müssen Sie die Kündigung spätestens am 31. Juli aussprechen, um die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist von 3 Monaten einzuhalten. So wird sichergestellt, dass Frau Becker bis zum gewünschten Datum im Unternehmen bleibt und die Kündigungsfrist korrekt eingehalten wird.

Beispiel 5: „Kündigung einer Auszubildenden in der Probezeit“

Sie haben eine Auszubildende, Frau Meyer, die sich in der Probezeit befindet und erst seit 3 Wochen in Ihrem Unternehmen tätig ist. Aufgrund mangelnder Leistungsbereitschaft möchten Sie das Ausbildungsverhältnis beenden. Gemäß § 22 BBiG können Sie Frau Meyer während der Probezeit jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Am 25. Mai überreichen Sie Frau Meyer die Kündigung, die sofort wirksam wird und ihr Ausbildungsverhältnis mit sofortiger Wirkung beendet.

Beispiel 6: „Außerordentliche Kündigung bei schwerwiegendem Fehlverhalten“

Eine Ihrer Mitarbeiterinnen, Frau Müller, arbeitet seit 3 Jahren in Ihrem Unternehmen als Verkäuferin. Nach einer internen Untersuchung stellen Sie fest, dass Frau Müller einen schweren Diebstahl begangen hat, indem sie Ware im Wert von mehreren 100 Euro entwendet hat. Sobald Sie als Arbeitgeber von diesem Vorfall Kenntnis erlangen, bleibt Ihnen gemäß § 626 Abs. 2 BGB genau 2 Wochen Zeit, um die außerordentliche fristlose Kündigung schriftlich zu formulieren und Frau Müller zukommen zu lassen. Sie entscheiden sich aufgrund des schwerwiegenden Fehlverhaltens und der Vertrauensstörung sofort für die Kündigung, da eine Abmahnung in diesem Fall nicht angemessen ist und das gestörte Vertrauen nicht wiederhergestellt werden kann.

Beispiel 7: “Kündigung eines befristeten Arbeitsvertrages”

Herr Schulz ist seit einem Jahr in Ihrem Unternehmen aufgrund eines befristeten Arbeitsvertrags beschäftigt. Der Vertrag läuft zum 30. September aus, und Sie möchten das Arbeitsverhältnis nicht verlängern. Gemäß der Vereinbarung im befristeten Arbeitsvertrag muss die Kündigung spätestens 3 Monate vor Vertragsende ausgesprochen werden. Sie entscheiden sich daher, Herrn Schulz bis spätestens zum 30. Juni zu kündigen, um die vertraglich festgelegte Kündigungsfrist von 3 Monaten einzuhalten. Somit endet das Arbeitsverhältnis wie geplant zum 30. September, und beide Parteien können sich rechtzeitig auf die Beendigung vorbereiten.

FAQ: Häufig gestellte Fragen über das Thema Kündigungsfristen