Nutzung von KI am Arbeitsplatz: Was gilt in Sachen Datenschutz?

Den Arbeitsvertrag für eine neue Mitarbeiterin mit ChatGPT schreiben lassen? Lieber nicht. Schließlich müssen Arbeitgeber*innen in Sachen Datenschutz klare Vorgaben einhalten, wenn es um den Schutz von personenbezogenen Daten geht. 

Die Nutzung von KI am Arbeitsplatz bringt viele positive Entwicklungen mit sich – so können KI-Systeme Prozesse automatisieren, die Effizienz stützen oder Entscheidungen unterstützen. Allerdings birgt die Nutzung von KI insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz auch Herausforderungen mit sich. Personalverantwortliche sollten wissen, worauf es dabei ankommt. 

Welche Rolle spielt KI am Arbeitsplatz?

Im Personalbereich ist Künstliche Intelligenz schon längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern in der Gegenwart angekommen. Ob automatisierte Lebenslaufanalysen, die Erstellung von Berichten oder Auswertungen, Tools zur Überwachung von Mitarbeitenden oder Chatbots für Mitarbeitendenfragen – Mitarbeiter*innen im Personalwesen können sich ihre Arbeit dank KI heutzutage an vielen Stellen leichter machen.

Auch in anderen Branchen ist KI zu einem festen Begleiter geworden und viele Prozesse sind dank der künstlichen Intelligenz effizienter, was sich positiv auf die Produktivität eines Unternehmens auswirkt.

KI und Datenschutz: Welcher rechtliche Rahmen gilt?

Wenn es um KI und Datenschutz geht, kommt die Datenschutz-Grundverordnung, auch bekannt als DSGVO, sowie die am 01. August 2024 in Kraft getretene KI-Verordnung ins Spiel.  Für den Beschäftigtendatenschutz sind insbesondere auch die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) maßgeblich. Dieses konkretisiert und ergänzt dabei die Vorgaben der DSGVO.

Adressat des BDSG ist der Arbeitgebende als datenerhebende oder -speichernde Stelle, wenn er personenbezogene Daten für sich selbst erhebt oder speichert oder durch andere im Auftrag erheben oder speichern lässt (Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).

Laut § 26 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Mitarbeitenden nur dann verarbeitet werden, wenn dies für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist.

KI-gestützte Prozesse, die Mitarbeitende betreffen, müssen daher immer einer strengen Prüfung unterzogen werden.

Wichtig ist dabei Folgendes zu berücksichtigen:

• Datenminimierung: Nur notwendige personenbezogene Daten dürfen verarbeitet werden.
• Verhältnismäßigkeit: KI darf nicht exzessiv dazu eingesetzt werden, Mitarbeitende zu kontrollieren oder zu bewerten.
• Transparenz: Mitarbeitende müssen darüber informiert werden, dass KI zum Einsatz kommt und ihre Daten verarbeitet werden.

Denn Datenschutz am Arbeitsplatz bedeutet, dass personenbezogene Daten von Arbeitnehmer*innen, die im Rahmen der Beschäftigung verarbeitet werden müssen, einem besonderen Schutz unterliegen.

Was sind personenbezogene Daten von Mitarbeitenden?

Dazu gehören:

• Personaldaten wie der Name der*des Mitarbeitenden, Adresse, Bankdaten und Gehalt
• Daten zu Arbeitszeiten und Produktivität
• Kommunikationsdaten wie E-Mails

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Zu den Grundsätzen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gehört, dass sie:

• Rechtmäßig und nachvollziehbar verarbeitet werden müssen
• Für legitime, eindeutige und festgelegte Zwecke erhoben werden müssen
• Auf das notwendige Maß beschränkt sein müssen
• So verarbeitet sein müssen, dass ihre Sicherheit und ihr Schutz vor unrechtmäßiger Verarbeitung oder Verlust gewährleistet sein muss

Viele dieser Aspekte sind bei der Nutzung von KI nicht gewährleistet, da oft nicht klar ist, was genau mit den Daten geschieht.

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KI zur Kontrolle von Mitarbeitenden vs. KI zur Arbeitsunterstützung – was ist erlaubt?

Ein zentraler Punkt ist die Frage, ob Arbeitgebende KI zur Kontrolle von Mitarbeitenden einsetzen dürfen. Die kurz gefasste Antwort lautet: Nur unter strengen Bedingungen.

„Darf ich KI zur Kontrolle von Mitarbeitenden einsetzen?“

Systeme, um die Produktivität von Mitarbeitenden zu kontrollieren wie zum Beispiel Mouse-Tracking oder Chat-Analyse dürfen nur dann zum Einsatz kommen, wenn es dafür eine gesetzliche Grundlage gibt und die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt. Mitarbeitende permanent oder vollständig zu überwachen, ist nicht zulässig, wenn es dafür keinen berechtigten Zweck gibt. Ein berechtigter Zweck könnten zum Beispiel die Verhinderung von Betrug oder der Schutz von Unternehmensdaten sein.

KI zur automatisierten Leistungsmessung einzusetzen oder um das Verhalten von Mitarbeitenden zu analysieren, ist ebenfalls kritisch zu betrachten, da die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden dadurch eingeschränkt werden könnten. Arbeitgebende müssen immer nachweisen, dass derartige Überwachungen verhältnismäßig und notwendig sind.

„Dürfen meine Mitarbeitende KI zur Arbeitsunterstützung nutzen?“

KI für Aufgaben wie Datenanalyse oder automatische Textgenerierung zu nutzen ist zulässig, sofern geltende Datenschutzregeln eingehalten werden. Wichtig ist, dass Mitarbeitende dafür sensibilisiert sind, dass keine unnötigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Außerdem sollten die Mitarbeitenden wissen, welche Daten von der KI genutzt und wie sie verarbeitet werden.

Datenschutz und KI: Best Practices für Arbeitgeber

Um datenschutzrechtliche Anforderungen zu erfüllen, müssen Arbeitgebende aktiv werden. Folgende Maßnahmen können Sie für mehr Datenschutz am Arbeitsplatz einführen:

Welche Herausforderungen und Grenzen gibt es für den Einsatz von KI am Arbeitsplatz?

Bei allen Vorteilen, die die Nutzung von KI am Arbeitsplatz bieten kann, gibt es auch Herausforderungen, die Sie kennen sollten:

• Sind die Daten, die ins System eingespeist werden, nicht divers genug, so können voreingenommene Ergebnisse geliefert werden. Hier drohen Bias und Diskriminierung.
• Wenn KI genutzt wird, um Mitarbeiter zu überwachen, dann kann dies als Eingriff in die Privatsphäre wahrgenommen werden.
• Nicht immer sind Datenschutzverantwortliche ausreichend geschult und verfügen über das technische Know-how, um KI-Systeme in Gänze bewerten zu können.

All diese Herausforderungen zeigen, dass KI-Tools hilfreich sein können, der menschliche Einfluss aber nicht zu unterschätzen ist – sowohl wenn es darum geht, das Tool mit Informationen zu „füttern“ als auch wenn es um die Bewertung von Ergebnissen geht.

KI-Tools können daher als Ergänzung gesehen werden, sollten aber insbesondere bei der Arbeit mit Menschen nie als einziges Instrument genutzt werden, um zum Beispiel Leistungen zu bewerten.

Tipp: Wenn Sie mit Open-Source-Tools arbeiten, profitieren Sie häufig von mehr Transparenz als bei proprietären Systemen. Dadurch kann die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien erleichtert werden.

KI am Arbeitsplatz zu nutzen, bietet viele Chancen. Im Hinblick auf den Datenschutz birgt es aber auch Risiken, schließlich sind Arbeitgebende und HR-Verantwortliche verpflichtet, Datenschutzmaßnahmen einzuhalten und Mitarbeitende aktiv einzubinden. Nur dann ist es möglich, KI fair und rechtssicher einzusetzen. Setzen Sie auf eine klare Strategie und konkrete, datenschutzkonforme Maßnahmen, um sich die Vorteile von KI-Tools zunutze zu machen.

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Diese allgemeinen Informationen können keine professionelle rechtliche Beratung ersetzen, da sie nicht auf die individuellen Gegebenheiten eines Falls eingehen können.