Entgeltabrechnung einfach erklärt: Tipps mit Praxisbeispiel

Die Entgeltabrechnung ist ein wichtiger Prozess im Rahmen der Personalverwaltung. Sie bildet die Basis, auf der das Arbeitsentgelt der Mitarbeitenden ausgezahlt wird. Dabei ist die Entgeltabrechnung mehr als nur eine Gehaltsabrechnung. Sie umfasst wichtige gesetzliche, tarifliche und betriebliche Aspekte. Nur so können Personalmitarbeitende sicherstellen, dass die Abrechnung fehlerfrei, rechtssicher und transparent ist.

Was ist die Entgeltabrechnung?

Die Entgeltabrechnung bezeichnet die Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung, mit der Mitarbeitende die Zusammensetzung ihres Einkommens sowie der Abzüge nachvollziehen können. Genauer gesagt ist die Entgeltabrechnung das Dokument, das zeigt, wie viel Netto aus dem Brutto wird. Dabei wird auch das sogenannte Gesamtbrutto angegeben. Dieses umfasst das Bruttogehalt sowie alle zusätzlichen Entgeltbestandteile, wie etwa Zuschläge, Sachbezüge oder Sonderzahlungen, bevor Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vorgenommen werden.

Die Entgeltabrechnung soll sicherstellen, dass Mitarbeitende fristgerecht und korrekt ihr Lohnentgelt erhalten. Die Basis für die Entgeltabrechnung sind die vertraglichen Vereinbarungen rund um das Gehalt und eventuelle Zusatzleistungen, gesetzliche Vorgaben sowie eventuelle interne Regelungen.

Zu den zentralen Bestandteilen einer Entgeltabrechnung gehören:

• Das Bruttoentgelt, also das Gehalt, das vertraglich vor allen Abzügen vereinbart wurde.
• Die Angabe aller Abzüge, also Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und mehr.
• Die Angabe des Nettoentgelts, also der tatsächliche Auszahlungsbetrag, nachdem alle Abzüge erfolgt sind.

Was ist der Unterschied zwischen Entgeltabrechnung, Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung?

Es gibt unterschiedliche Begriffe für die Abrechnung der Bezüge, die häufig synonym verwendet werden, aber in ihrer Bedeutung voneinander abweichen:

• Gehaltsabrechnung: Mit der Gehaltsabrechnung ist die Abrechnung einer fest vereinbarten Vergütung gemeint, die monatlich ausbezahlt wird – egal, wie viel Arbeitszeit tatsächlich geleistet wurde.
• Lohnabrechnung: Dabei handelt es sich um die Abrechnung von variablen Vergütungen, die von der Arbeitszeit oder dem Produktionsumfang abhängen.
• Entgeltabrechnung: Sie fasst die Abrechnung von Gehalt und Lohn, also von festen sowie von variablen Bestandteilen zusammen.

Wer erstellt die Entgeltabrechnung und welche Pflichten gehen damit einher?

Die Entgeltabrechnung durchzuführen und ein entsprechendes Dokument zu erstellen, ist die Pflicht eines jeden gewerblichen Arbeitgebers und Arbeitgeberin. Ob die Abrechnung dabei durch die eigenen Beschäftigten der HR-Abteilung oder durch ein externes Lohnbüro erfolgt, bleibt der Firma überlassen. Viele Unternehmen nutzen Tools und Softwares für die Erstellung von Entgeltabrechnungen, was die Erstellung nicht nur einfacher und schneller macht, sondern auch vor Fehlern schützt.

Neben der Pflicht, die Entgeltabrechnung durchzuführen und die Bescheinigung auszustellen, müssen Arbeitgeber außerdem die Entgeltabrechnungen aufbewahren und vorgegebene Aufbewahrungsfristen einhalten. Weiterhin müssen sie die Lohn- und Sozialabgaben fristgerecht abführen und die Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern sowie dem Finanzamt einhalten.

Wie häufig wird eine Entgeltabrechnung erstellt?

Üblicherweise erfolgt die Zustellung der Entgeltabrechnung an die Beschäftigten einmal im Monat – die Weiterleitung an das Finanzamt erfolgt in der Regel zeitgleich, denn auch der Fiskus erhält dieses steuerliche Dokument.

Nur mit einer Entgeltabrechnung lässt sich die Auszahlung für einen bestimmten Leistungszeitraum transparent und rechtssicher nachvollziehen und überprüfbar machen. Das macht sie zu einem wertvollen Dokument.

Was benötigen Mitarbeitende der Personalverwaltung für die Erstellung der Entgeltabrechnung?

Wissen über die nötigen Pflichtangaben, ein Überblick über das Arbeits- und Steuerrecht sowie die Anforderungen der Lohnbuchhaltung sollten bekannt sein, um eine Entgeltabrechnung zuverlässig zu erstellen. Besonders hilfreich ist eine entsprechende Software, die zur rechtssicheren und korrekten Erstellung beiträgt.

Welche Angaben gehören in eine Entgeltabrechnung?

Eine Entgeltabrechnung enthält einige Pflichtangaben. Außerdem muss sie in Textform erstellt werden, damit sie für die Mitarbeitenden nachvollziehbar ist. Neben den Daten von Arbeitgeber und Mitarbeitendem gehören unter anderem die Sozialversicherungsnummer, die Steuerklasse, Hinweise zu Zulagen und Zuschlägen sowie sonstige Entgeltbestandteile in die Abrechnung. Zudem wird die Lohnsteuer explizit ausgewiesen, da sie einen wesentlichen Teil der Abzüge darstellt.

Name und Anschrift des Arbeitgebers

Persönliche Angaben des Mitarbeitenden (Vorname, Name, Anschrift, Geburtsdatum)

Sozialversicherungsnummer

Steuer-Identifikationsnummer

Konfession

Beitragsgruppenschlüssel

Beginn des Beschäftigungsverhältnisses (und falls bekannt auch das Ende)

Abrechnungszeitraum mit der Zahl der Steuer- und Sozialversicherungstage in diesem Zeitraum

Alle Entgeltbestandteile: Bruttolohn, Steuerfreibeträge, Sachbezüge, Kirchensteuerabzug, Krankenversicherungsbeiträge, Rentenversicherungsbeiträge, Kinderfreibetrag, Aufwandsentschädigungen, Vermögenswirksame Leistungen etc.

Zulagen wie zum Beispiel Urlaubs- oder Weihnachtsgeld

Zuschläge, wie sie beispielsweise bei Nachtarbeit oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen gezahlt werden

Auszahlungsbetrag

Dabei ist nicht jeder Aspekt für jede*n Mitarbeitenden relevant, schließlich hat nicht jeder Kinder oder bezieht vermögenswirksame Leistungen. Diese Angaben sind somit optional.

4 Dinge, die Personalmitarbeitende rund um die Entgeltabrechnung wissen müssen

Rund um die Entgeltabrechnung gibt es einiges, was Personaler*innen wissen müssen:

1. Falls es zu einem Fehler bei der Entgeltabrechnung gekommen ist, kann der Arbeitgeber diesen bis zu drei Monate rückwirkend korrigieren.
2. Wie viel Steuer den Beschäftigten abgezogen wird, hängt von der persönlichen Steuerklasse ab. Arbeitgebende haben darauf keinen Einfluss.
3. Die Kirchensteuer ist je nach Bundesland unterschiedlich hoch. In Baden-Württemberg und Bayern beträgt sie 8 %, in den anderen Bundesländern sind es 9 %.
4. Pro beschäftigter Person können im Jahr 2025 50 € steuerfreie Bezüge pro Monat angesetzt werden. Dafür gilt der Nettowert von Gutscheinen oder Geldkarten, mit denen Dienstleistungen oder Waren gekauft werden können.

Beispiel für die Entgeltabrechnung: Wie sieht sie aus?

Beispiel: Arbeitnehmerin aus Baden-Württemberg

• Steuerklasse: 1
• Geboren: 1990
• Monatlicher Bruttolohn: 3.000 €
• Zuschläge oder Zulagen: Keine
• Kinderfreibeträge: Keine
• Geldwerter Vorteil: Keiner
• Gesetzlich pflichtversichert in Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung
• Zusatzbeitrag der Krankenkasse: 1,7 %

Der Nettolohn berechnet sich bei einem Bruttolohn von 3.000 € folgendermaßen:

• Abgabe an die Krankenversicherung: 234 €
• Abgabe an die Rentenversicherung: 279 €
• Arbeitslosenversicherung: 39 €
• Pflegeversicherung: 69 €

Die gesamten Sozialabgaben betragen somit 621 €. Hinzu kommen noch die Steuerabgaben:

• Lohnsteuer: 339,17 €
• Kirchensteuer: 27,13 €
• Steuerlast gesamt: 366,30 €

Kinderfreibeträge, Sonderzahlungen oder geldwerte Vorteile gibt es nicht, somit beträgt der Abzug vom Lohn 987,30 €. Der Nettolohn, der der Arbeitnehmerin ausgezahlt wird, liegt bei 2.012,70 €.

Entgeltabrechnung: Auslagern oder selbst erledigen?

Sie können die Entgeltabrechnung auslagern und an ein externes Lohn- oder Steuerbüro übergeben oder Sie von Ihren eigenen Mitarbeitenden erstellen lassen. Beides hat Vor- und Nachteile:

Vorteile: Indem Sie die Entgeltabrechnung auslagern, sparen Sie interne Personalressourcen und können sich auf die Kernkompetenz Ihrer Firma konzentrieren. Auch kann das Outsourcing billiger sein, als Mitarbeitende für die Lohnbuchhaltung einzustellen. Außerdem kann ein externes Büro, das auf Lohnbuchhaltung spezialisiert ist, mehr Rechtssicherheit bieten, da die Mitarbeitenden Expert*innen bei diesem Thema sind. Zudem übernehmen die Lohnbüros, die die Abrechnung für Sie übernehmen, die Haftung, falls eine Entgeltabrechnung fehlerhaft sein sollte. Das befreit Arbeitgeber von ihrem Haftungsrisiko, falls zum Beispiel Beiträge falsch abgeführt wurden.

Nachteile: Der Nachteil des Outsourcings ist, dass Ihre Firma von einem Dienstleister abhängt. Auch verpassen Sie so die Chance, Kompetenzen innerhalb Ihrer eigenen Firma zu fördern. Darüber hinaus ist mit dem Outsourcing auch ein Kontrollverlust verbunden – schließlich werden viele sensible Daten mit Dritten geteilt (auch wenn die Lohnbüros natürlich mit Datensicherheit werben). Zudem bietet eine externe Firma möglicherweise weniger Flexibilität, zum Beispiel wenn es um kurzfristige Änderungen oder individuelle Anpassungen geht, als wenn Sie sich selbst drum kümmern.