Effizientes Arbeiten: Wie Unternehmen verhindern, dass pro Woche ein ganzer Arbeitstag verloren geht

Effizienz entscheidet im Wettbewerb – dabei zählt jeder Prozentpunkt. Trotzdem verlieren viele Unternehmen im Alltag wertvolle Zeit durch unnötige Prozesse. Das bindet nicht nur Ressourcen, sondern kostet auch Motivation und führt zum Verlust von Fachkräften. Wie lässt sich das ändern?

Mit den passenden Methoden lassen sich Abläufe straffen, Zeit sinnvoller nutzen und Mitarbeitende wirkungsvoller einbinden. Denn Effizienz entsteht nicht zufällig, sondern durch kluge Entscheidungen, klare Strukturen und den Mut, Routinen kritisch zu hinterfragen. Dieser Beitrag gibt dir wertvolle Tipps, wie du typische Effizienzbremsen im Unternehmen mit bewährten Ansätzen löst.

Das Wichtigste in Kürze

• Bedeutung von effizientem Arbeiten: Du erreichst Unternehmensziele mit klaren Zielen und den passenden Methoden: Möglichst wenig Zeit-, Kosten- und Ressourcenaufwand.
• Verbindung von Effektivität und Effizienz: Indem du Effektivität („die richtigen Dinge tun“) und effizientes Vorgehen („die Dinge richtig tun“) kombinierst, erzielst du den größtmöglichen Nutzen.
• Typische Effizienzbremsen: Unklare Kommunikation, komplizierte Abläufe, fehlende Technik, ungenutzte Stärken im Team und unproduktive Arbeitsweisen solltest du aufspüren und beseitigen.
• Wie lässt sich Effizienz steigern? Setze klare Prioritäten, sorge für regelmäßigen Austausch, vereinfache Prozesse, nutze digitale Technologien und binde deine Mitarbeitenden dort ein, wo sie ihre Stärken ausspielen können. Überprüfe den Fortschritt regelmäßig.

Definition: Was bedeutet überhaupt effizientes Arbeiten?

Definition: Was bedeutet überhaupt effizientes Arbeiten?

Effizientes Arbeiten heißt, Unternehmensziele mit möglichst geringem Einsatz von Zeit, Kosten und Ressourcen zu erreichen und dabei die richtigen Methoden so einzusetzen, dass Aufwand und Ergebnis in einem sinnvollen Verhältnis stehen.

Es geht nicht darum, Aufgaben einfach nur schnell zu erledigen, sondern klug zu prüfen: Was ist wirklich notwendig, um ein Ziel bestmöglich zu erreichen?

Effizientes Arbeiten heißt also, mit klarer Zielorientierung, passenden Prozessen und durchdachtem Ressourceneinsatz den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu schaffen.

Effizientes Arbeiten heißt, Unternehmensziele mit möglichst geringem Einsatz von Zeit, Kosten und Ressourcen zu erreichen und dabei die richtigen Methoden so einzusetzen, dass Aufwand und Ergebnis in einem sinnvollen Verhältnis stehen.

Es geht nicht darum, Aufgaben einfach nur schnell zu erledigen, sondern klug zu prüfen: Was ist wirklich notwendig, um ein Ziel bestmöglich zu erreichen?

Effizientes Arbeiten heißt also, mit klarer Zielorientierung, passenden Prozessen und durchdachtem Ressourceneinsatz den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu schaffen.

Praxisbeispiel: Ein Vertriebsteam erstellt regelmäßig Angebote für Kunden. Statt jeden Entwurf manuell aufzubereiten, nutzt das Team ein Angebots-Tool, das Vorlagen, Preislisten und Standardtexte automatisch zusammenführt. Dadurch arbeitet das Team schneller, vermeidet Fehler und reagiert zeitnaher auf Kundenanfragen.

Effektiv oder effizient? Die wichtigsten Unterschiede einfach erklärt

Effektiv vs. Effizient

Studie zeigt: Ein Arbeitstag pro Woche geht durch ineffiziente Aufgaben verloren

Laut einer aktuellen Stepstone-Umfrage unter 5.800 Beschäftigten verbringen Vollzeitkräfte im Schnitt 8,7 Stunden pro Woche mit Aufgaben, die sie selbst als wenig sinnvoll einstufen. Dazu zählen überflüssige Meetings, doppelte Arbeitsprozesse und langwierige Abstimmungswege.

Besonders kritisch: Mehr als die Hälfte der Befragten empfinden komplexe und umständliche Prozesse als zentrale Bremse für ihre Effizienz.

Diese Ergebnisse zeigen: Ineffizienz kostet wertvolle Arbeitszeit und verschenkt Ressourcen, die Unternehmen angesichts der zunehmenden Arbeiterlosigkeit und des demografischen Wandels dringend brauchen.

Warum ineffizientes Arbeiten mehr als ein Produktivitätsproblem ist

Ineffiziente Aufgaben wirken sich neben Produktivitätsverlusten direkt auf die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Tätigkeiten, die Angestellte als unnötig empfinden, frustrieren und demotivieren. Der Eindruck, Zeit sinnlos zu vergeuden, kann im schlimmsten Fall zu innerer Kündigung führen.

Gerade in einer Zeit, in der Fachkräfte rar sind, ist das besonders problematisch. Unternehmen können es sich nicht leisten, wertvolle Arbeitszeit und Engagement durch ineffiziente Prozesse zu verspielen.

Wenn Menschen ihre Arbeitszeit nicht sinnvoll einsetzen können, ist das eine Verschwendung kostbarer Ressourcen.

Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group

Die häufigsten Effizienzbremsen – und wie Unternehmen sie lösen

Erkenne typische Stolpersteine und nutze praxisnahe Methoden, um die Zusammenarbeit in deinem Unternehmen spürbar zu verbessern.

Kommunikation als zentraler Hebel für effiziente Zusammenarbeit

Fast jede*r zweite Befragte (46%) wünscht sich von Führungskräften eindeutigere Aussagen und klare Vorgaben. Unklare Zuständigkeiten, vage Aufgabenbeschreibungen oder fehlendes Feedback sorgen in vielen Teams für unnötige Reibungsverluste. Das kostet Zeit und führt zu Missverständnissen und Doppelarbeit.

Praxistipp: Verbessere die Kommunikation

• Setze auf regelmäßige, transparente Abstimmungen im Team, um Orientierung im Arbeitsalltag zu schaffen.
• Formuliere Prioritäten klar und eindeutig, damit alle wissen, worauf es ankommt.
• Fördere eine offene Feedbackkultur, um Probleme frühzeitig zu erkennen und gemeinsame Lösungen zu finden.

Komplexe Prozesse kosten Zeit und Nerven

58% der Beschäftigten empfinden die Abläufe in ihrem Unternehmen als zu kompliziert, was produktives Arbeiten bremst. Gerade in größeren Organisationen mit vielen Schnittstellen führen komplexe Prozesse schnell zu Verzögerungen und Abstimmungsproblemen.

Praxistipp: Vereinfache Prozesse

• Frage dich: Wo lassen sich unnötige Schritte streichen? An welchen Stellen können Mitarbeitende mehr Eigenverantwortung übernehmen, um langwierige Abstimmungen zu vermeiden?
• Beziehe dabei dein Team proaktiv mit ein – denn meistens wissen die Mitarbeitenden selbst am besten, wo Prozesse unnötig kompliziert sind.
• Bestimme eine verantwortliche Person, die die Abläufe definiert und visualisiert. So lassen sich die Tätigkeiten sinnvoll ordnen und Engpässe oder Leerlaufstellen schnell erkennen. Darauf aufbauend können passgenaue Optimierungsmaßnahmen entwickelt werden.

Technologieeinsatz: Chance oder weiteres Hindernis?

Jede*r vierte Beschäftigte wünscht sich modernere Technologien und digitale Toolsim Arbeitsalltag. Richtig eingesetzt übernehmen digitale Lösungen Routineaufgaben, vereinfachen Abläufe und entlasten dein Team spürbar. So schafft ihr mehr Freiraum für strategische Aufgaben.

Doch Technologie allein löst Effizienzprobleme nicht. Ohne klare Einführungskonzepte, verständliche Anleitungen und passende Schulungen entsteht schnell technischer Frust statt echter Entlastung.

Praxistipp: Modernisiere Tools – mit Augenmaß:

• Prüfe, welche Tools und KI-Anwendungen den Arbeitsalltag wirklich unterstützen und die Produktivität fördern. Achte darauf, dass sie sich nahtlos in die Prozesse sowie in die Aufgaben und Kompetenzen deiner Mitarbeitenden einfügen.
• Schaffe eine einheitliche Infrastruktur, die Insellösungen und Doppelarbeit vermeidet.
• Plane Zeit für Schulungen ein und ermögliche einen praxisnahen Einstieg.

KI als Baustein für besseres Recruiting

Künstliche Intelligenz eröffnet auch im Recruiting neue Chancen: 55 % der Befragten erwarten, dass KI die Bewerbungsprozesse effizienter macht. Zwei Drittel glauben sogar, dass KI zukünftig den Zeitraum bis zur Einstellung verkürzen und manuelle Aufgaben für Recruiter*innen reduzieren kann. KI kann zum Beispiel Anforderungen und Kompetenzen automatisch abgleichen und so die Vorauswahl erleichtern.

Praxistipp: Setze KI im Recruiting zielgerichtet ein

• Setze KI für den automatisierten Abgleich von Lebensläufen mit Stellenprofilen, das Scannen von Online-Profilen oder das Matching in Talentpools
• Nutze KI-gestützte Chatbots, um Bewerber*innen im Prozess zu begleiten, zum Beispiel für schnelle Antworten auf Rückfragen oder die automatisierte Terminvereinbarung für Interviews.

Dr. Tobias Zimmermann betont die Relevanz von KI im Unternehmen:

Moderne Technologien helfen, bessere Jobs zu schaffen und produktiver zu arbeiten.

Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group

Lesetipp

KI im Recruiting & in der Arbeitswelt: eine Revolution

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Wenn Talente nicht zum Einsatz kommen: Ein unterschätzter Effizienzverlust

45 % der Befragten geben an,ihre Fähigkeiten nicht richtig einzusetzen. Besonders häufig äußern Angestellte aus der IT und dem Kundenservice diesen Eindruck. 32 % der Befragten glauben sogar, an anderer Stelle im Unternehmen mehr leisten zu können.

Dieser fehlende Kompetenz-Einsatz ist ein deutliches Zeichen für ungenutztes Potenzial. Menschen wollen ihre Stärken und Kompetenzen einbringen. Bleibt diese Möglichkeit aus, führt das in vielen Fällen zu Frustration und sinkender Arbeitszufriedenheit.

Praxistipp: Nutze Kompetenzen besser

• Führe regelmäßige Entwicklungsgespräche, um die Stärken und Wünsche deiner Mitarbeitenden besser kennenzulernen.
• Mach Talente sichtbar und setze sie zielgerichtet dort ein, wo sie am meisten Wirkung entfalten können.
• Ermögliche interne Wechsel und Job-Rotation, um Abwechslung zu schaffen und neue Potenziale zu entdecken.

Wie Ablenkung und ständige Erreichbarkeit Produktivität bremsen

Ablenkung, ständige Erreichbarkeit oder unklare Prioritäten zählen zu den größten Zeitfressern im Arbeitsalltag. Forschende zeigen in einer Studie der University of California, Berkeley: Je komplexer die Aufgabe, desto länger dauert es nach einer Unterbrechung, bis volle Konzentration wieder erreicht ist – bis zu 25 Minuten können dafür vergehen. Fehlende Pausen und ständiges Multitasking belasten zusätzlich die Aufmerksamkeit und bremsen die Produktivität.

Praxistipp: Optimiere das Zeitmanagement

• Vereinbare feste Fokuszeiten im Team, in denen ungestörtes Arbeiten möglich ist.
• Hilf deinem Team, Prioritäten klar zu setzen und Aufgaben zu bündeln, um Ablenkung zu vermeiden und das Zeitmanagement zu verbessern.
• Ermutige zu bewussten Pausen, da diese Konzentration, Kreativität und langfristige Leistungsfähigkeit fördern.
• Motiviere deine Mitarbeitenden, den Arbeitsalltag abwechslungsreich zu gestalten. Nach einer Routinetätigkeit kann zum Beispiel eine anspruchsvollere Aufgabe folgen.

Mitarbeiterbindung leidet unter schlechten Prozessen

68 % der unzufriedenen Beschäftigten befinden sich aktiv auf Jobsuche. Das ist ein klares Signal dafür, wie stark sich ineffiziente Abläufe und ungünstige Rahmenbedingungen auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

Wer sich durch schlechte Prozesse ausgebremst fühlt oder das Gefühl hat, am falschen Platz zu sitzen, schaut sich früher oder später nach einer neuen Stelle um und verlässt das Unternehmen.

Praxistipp: Mache Effizienz messbar

• Identifiziere zunächst typische Zeitfresser im Arbeitsalltag, etwa durch kurze interne Befragungen oder Feedbackrunden. Dokumentiere anschließend die erzielten Verbesserungen transparent, um den Fortschritt sichtbar zu machen.
• Ermutige deine Teams regelmäßig, ihre Arbeitsweisen kritisch zu hinterfragen und eigene Ideen zur Optimierung einzubringen.
• Integriere regelmäßige Feedbackschleifen, um früh zu erkennen, wo Frust entsteht und rechtzeitig gegenzusteuern.