Code of Conduct: Die Grundlage für ethisches Verhalten im Unternehmen

Es gibt offensichtliche Regeln im Job: Man beleidigt keine Kolleg*innen und verrät keine Geschäftsgeheimnisse. Doch was ist mit den Grauzonen? Mit teuren Geschenken von Geschäftspartner*innen zum Beispiel. In unklaren Situationen hilft der Code of Conduct. Dieses Regelwerk bildet das Fundament für ethisches Verhalten in Unternehmen. Aber welche Rolle spielt es im Alltag wirklich, und warum sind klare Verhaltensrichtlinien so wichtig? Unser Artikel zeigt, wie ein gut umgesetzter Verhaltenskodex nicht nur rechtliche Risiken reduziert, sondern auch die Unternehmenskultur stärkt und Verantwortungsbewusstsein fördert.

Was ist ein Verhaltenskodex für Unternehmen?

Ein Verhaltenskodex ist ein verbindliches Regelwerk, das ethische Grundsätze und Verhaltensweisen in einem Unternehmen festlegt. Er dient als Leitfaden für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte, um einheitliche Standards im Arbeitsalltag sicherzustellen. Jeder Verhaltenskodex ist individuell, aber üblicherweise behandelt er Themen wie Diskriminierung, Korruption, Umweltschutz, Belästigung und Arbeitsbedingungen. Auch Bereiche wie Arbeitszeiten, Überstunden und Arbeitssicherheit werden, oft in Bezug auf geltendes Arbeitsrecht, geregelt.

Da der Code of Conduct nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, trägt jedes Unternehmen selbst die Verantwortung für dessen Erstellung und Durchsetzung. Ein Jurist sollte sicherstellen, dass der Kodex rechtlich korrekt ist und regelmäßig aktualisiert wird. Sanktionen bei Verstößen müssen verhältnismäßig sein und können von Abmahnungen bis hin zur fristlosen Kündigung reichen.

Falls ein Betriebsrat existiert, hat dieser bei der Einführung eines Verhaltenskodex Mitbestimmungsrechte, insbesondere wenn die Ethik-Richtlinien das Verhalten der Beschäftigten oder die betriebliche Ordnung betreffen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Wichtig ist, dass der Kodex nicht in das Privatleben der Mitarbeiter*innen eingreift. Eine Betriebsvereinbarung kann sinnvoll sein, um den Verhaltenskodex verbindlich festzulegen.

Die Ziele eines Code of Conduct sind:

• Förderung von Integrität, Transparenz und Verantwortungsbewusstsein.
• Schutz des Unternehmens vor rechtlichen und reputationsschädigenden Risiken.
• Unterstützung der Unternehmenskultur durch klare Verhaltensnormen.

Inhaltliche Schwerpunkte eines Verhaltenskodex für Mitarbeiter*innen

Ein Verhaltenskodex dient der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ethischer Grundsätze. Je nach Branche können die Schwerpunkte variieren, aber bestimmte Themen finden sich oft in vielen Berufsfeldern wieder. Hier einige Beispiele, wie Code-of-Conduct-Regeln in unterschiedlichen Branchen angewandt werden:

1. Umgang mit Interessenkonflikten, Korruption und Bestechung 

• Finanzdienstleistungen: Mitarbeitende dürfen keine finanziellen oder persönlichen Interessen haben, die ihre objektiven Geschäftsentscheidungen beeinflussen.
• Bau- und Immobilienbranche: Bestechungsgelder und Schmiergelder von Auftragnehmerinnen und Lieferantinnen sind streng verboten.

2. Datenschutz- und Informationssicherheitsvorgaben

• Technologiebranche: Strikte Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten gemäß DSGVO. Mitarbeitende müssen sicherstellen, dass alle Kundendaten verschlüsselt und sicher gespeichert werden.
• Gesundheitswesen: Die Weitergabe von Patientendaten ohne Einwilligung ist streng verboten.

3. Förderung von Respekt, Fairness und Chancengleichheit

• Unternehmen fördern Chancengleichheit und Diversität, indem sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft oder Religion, gleiche Entwicklungsmöglichkeiten haben.

4. Anti-Diskriminierungs- und Anti-Belästigungsrichtlinien

• Zero-Tolerance-Politik: Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung ist verboten.
• Regelmäßige Anti-Diskriminierungstrainings fördern ein respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld.

5. Richtlinien für den Umgang mit Kunden, Lieferant*innen und externen Partnern

• Modeindustrie: Lieferant*innen müssen ethische Arbeitsstandards einhalten, z.B. faire Löhne und sichere Arbeitsbedingungen.
• Telekommunikation: Transparente Kommunikation mit Kund*innen ist vorgeschrieben, um Vertrauen und Ehrlichkeit in allen Geschäftsinteraktionen sicherzustellen.

6. Verantwortungsbewusster Umgang mit Unternehmensmitteln und Ressourcen

• Energiebranche: Mitarbeitende sind verpflichtet, Wasser und Energie verantwortungsvoll zu nutzen, um Nachhaltigkeit zu fördern.
• IT-Unternehmen: Firmenhardware und -software darf nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden, um Datenlecks und Missbrauch zu verhindern.

7. Schutz geistigen Eigentums und vertraulicher Informationen

• Forschung & Entwicklung: Mitarbeitende müssen laufende Projekte vertraulich behandeln, um Innovationen und Patentrechte zu schützen.
• Automobilindustrie: Strikte Geheimhaltung von Technologien und Designs, um geistiges Eigentum zu wahren.

So sieht der Verhaltenskodex in Unternehmen aus

Viele Unternehmen veröffentlichen ihren Verhaltenskodex (Code of Conduct) online, um Transparenz zu schaffen und ihre ethischen Grundsätze zu kommunizieren. Der Verhaltenskodex bei The Stepstone Group hebt beispielsweise zentrale Prinzipien wie Integrität, Transparenz und Gleichbehandlung hervor. Mitarbeiter*innen sind angehalten, ethisch zu handeln, Gesetze und interne Richtlinien einzuhalten und Interessenkonflikte zu vermeiden. Der Schutz vertraulicher Informationen sowie ein respektvoller Umgang mit Kolleg*innen und Geschäftspartner*innen stehen ebenfalls im Fokus. Zudem betont das Unternehmen den Schutz vor Korruption und die Verantwortung für Nachhaltigkeit.

Auch bei Dell liegt der Schwerpunkt auf Integrität. Firmengründer Michael Dell schreibt im Code of Conduct: „Erfolg durch Integrität bedeutet, dass wir bei allem, was wir tun, großen Wert auf Rechtmäßigkeit und die Einhaltung ethischer Grundsätze legen.“ Der Verhaltenskodex von Daimler Trucks betont die Verantwortung jedes Einzelnen, sich integer zu verhalten: „Jede und jeder Einzelne von uns trägt Verantwortung, sich integer zu verhalten – gegenüber unseren Kunden und Geschäftspartnern, unseren Kolleginnen und Kollegen, der Gesellschaft und auch gegenüber uns selbst.“

Unternehmen, die eng mit Lieferanten zusammenarbeiten, wie etwa der Einzelhandel, haben häufig einen separaten Verhaltenskodex für ihre Lieferanten. Die Rewe Group legt in ihrem Supplier Code of Conduct fest, wie unternehmerische Sorgfaltspflichten in der Lieferkette eingehalten werden. Dieser Kodex definiert die Mindeststandards, die Lieferanten bei ihrer Zusammenarbeit mit der Rewe Group erfüllen müssen und erfüllt die Vorgaben des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).

Die Rolle des Arbeitgebers bei der Implementierung des Code of Conduct

Ein Code of Conduct sollte nicht nur als formales Dokument betrachtet werden, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass der Verhaltenskodex nicht nur existiert, sondern aktiv in den Arbeitsalltag integriert wird. Ein solcher Kodex beeinflusst Entscheidungen und prägt das Verhalten auf allen Ebenen des Unternehmens.

Ein zentraler Aspekt dieser Verantwortung ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen den Code of Conduct kennen und verstehen. Dies erfordert nicht nur eine einmalige Bekanntmachung, sondern kontinuierliche Maßnahmen, um die Prinzipien im Bewusstsein aller zu verankern.

Bei The Stepstone Group sieht es praktisch so aus: Es werden regelmäßige Schulungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen die ethischen Grundsätze verstehen und anwenden können. Eine transparente Kommunikation sowie ein offenes Feedback-System fördern das Verständnis und die Verinnerlichung der Standards. Der Arbeitgeber spielt somit eine entscheidende Rolle, indem er nicht nur die Einhaltung des Verhaltenskodex fordert, sondern auch aktiv fördert, indem er ein respektvolles und integratives Arbeitsumfeld schafft.

Durchsetzung und Sanktionen

Ein gut implementierter Code of Conduct benötigt klare Mechanismen zur Durchsetzung. Dazu gehört die Schaffung vertraulicher Meldekanäle, über die Mitarbeiter*innen Verstöße melden können. Wichtig ist, dass diese Kanäle sicherstellen, dass Mitarbeitende ohne Angst vor Repressalien Missstände aufdecken können. Solche Kanäle umfassen oft Compliance-Beauftragte oder externe Hotlines, die Verdachtsfälle diskret und professionell bearbeiten.

Verstöße gegen den Code of Conduct erfordern klare, verhältnismäßige Sanktionen. Diese können von Schulungen oder Maßnahmen zur Wiedergutmachung bei leichten Verstößen bis hin zu disziplinarischen Maßnahmen wie Abmahnungen oder Kündigungen bei schwerwiegenden Verstößen reichen.

Umgang mit Verstößen gegen den Code of Conduct bei The Stepstone Group

Stepstone verfolgt einen strukturierten und transparenten Ansatz bei der Behandlung von Verstößen gegen den Code of Conduct. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen die geltenden Regeln einhalten und Verstöße schnell adressiert werden.

Meldung von Verstößen

Stepstone bietet verschiedene Kanäle zur Meldung von Verstößen:

• Direkte Vorgesetzte: Der erste Ansprechpartner bei Compliance-Fragen ist oft der*die direkte Vorgesetzte.
• Compliance-Beauftragter: Der Chief Compliance Officer und das Team stehen für vertrauliche Beratungen bereit.
• Personalabteilungen: Auch die Personalabteilung kann unterstützend wirken.
• Whistleblowing-System: Stepstone bietet ein sicheres, anonymes elektronisches Whistleblowing-System, das sowohl Mitarbeitenden als auch externen Partnern zur Verfügung steht.

Untersuchung und Konsequenzen

Bei jedem Hinweis leitet der Chief Compliance Officer eine gründliche, vertrauliche Untersuchung ein. Die Schritte umfassen:

• Vertraulichkeit: Alle Hinweise werden vertraulich behandelt.
• Überprüfung und Sanktionen: Bei bestätigtem Fehlverhalten werden Maßnahmen ergriffen, die sich an der Schwere des Verstoßes orientieren und verhältnismäßig sind.
• Rechtsfolgen: Schwerwiegende Verstöße können nicht nur disziplinarische Konsequenzen, sondern auch straf- und zivilrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Schutz der Hinweisgeber

Stepstone schützt Hinweisgeber, die in gutem Glauben Meldungen machen, vor Benachteiligungen. Missbräuchliche oder falsche Meldungen können jedoch rechtliche Konsequenzen haben.

Spezielle Ansprechpersonen für besondere Fälle

In Fällen von sexueller Belästigung bietet Stepstone spezielle Anlaufstellen, die vertrauliche Unterstützung bieten und Fragen zu sensiblen Themen beantworten.

Fazit

Ein Code of Conduct ist für Unternehmen unverzichtbar, da er klare ethische Standards etabliert, rechtliche Risiken minimiert und eine transparente Unternehmenskultur unterstützt. Er fungiert als Leitfaden für verantwortungsbewusstes Verhalten, stärkt das Vertrauen in die Integrität des Unternehmens und schützt sowohl vor rechtlichen Konsequenzen als auch vor Rufschäden.

Häufig gestellte Fragen: