Arbeitszeugnis formulieren: Tipps & Formulierungsbeispiele

Die meisten Arbeitgebenden erhalten regelmäßig Anfragen nach Arbeitszeugnissen von früheren Angestellten. Ein zielgerichtetes Arbeitszeugnis zeigt die Einsatzbereitschaft eines Unternehmens für seine Angestellten und ist für ehemalige Mitarbeitende und deren berufliche Entwicklung von unschätzbarem Wert. Allerdings gibt es sowohl formal als auch inhaltlich verschiedene Aspekte zu beachten und es sind bestimmte Formulierungen zu umgehen.

In diesem Artikel gehen wir auf die Besonderheiten eines gut formulierten Arbeitszeugnisses ein und erklären, warum es wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen konkrete Tipps und Formulierungsbeispiele aus der Praxis an die Hand.

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis ist im Wesentlichen eine Bestätigung der Fähigkeiten und Erfahrungen eines Arbeitnehmenden. Das Dokument vermittelt ein unverfälschtes Bild der Person, die Sie empfehlen, von ihrem Charakter bis hin zu den Leistungen oder Qualifikationen, die sie während ihrer Beschäftigung erworben haben. Arbeitszeugnisse können sowohl qualifiziertes als auch neutrales oder negatives (kritisch, jedoch ohne explizite Kritik) Feedback enthalten.

Warum ist ein Arbeitszeugnis wichtig?

Ein Arbeitszeugnis ist der effektivste Weg für einen Personalverantwortlichen, um ehrliche Informationen über den Charakter und die Einstellung eines potenziellen neuen Mitarbeitenden zu erhalten. Bei der Suche nach einem neuen Job ist ein gutes Zeugnis ihres früheren Arbeitgebers für Arbeitnehmende von hoher Bedeutung, da sie dies als Nachweis ihrer bisherigen Tätigkeiten und Leistungen vorlegen.

Die Verpflichtung, ehrliche Referenzen zu formulieren, sollte Teil des Engagements des Unternehmens für seine Mitarbeitenden und integraler Bestandteil der Nachfolgeplanung innerhalb des Unternehmens sein. Es trägt auch dazu bei, Vertrauen zu schaffen, da sich die Mitarbeitenden darauf verlassen können, dass ihr Arbeitgeber ihre berufliche Entwicklung und ihre Wünsche unterstützt, selbst wenn dies bedeutet, dass sie in eine andere Position wechseln.

Außerdem trägt es dazu bei, Ihre Arbeitgebermarke als ein Unternehmen aufzubauen, das Professionalität in den Mittelpunkt stellt. Wenn Sie verstehen, dass Ihre Mitarbeitenden möglicherweise weiterziehen müssen, und sie bei dieser Entscheidung unterstützen, wirkt sich dies positiv auf den Ruf Ihres Unternehmens aus. Ein Arbeitszeugnis kann auch Teil Ihres formellen Ansatzes für die Entlassung von Mitarbeitenden sein, zusammen mit dem Austrittsgespräch, um ihnen einen erfolgreichen Start in ihrer neuen Rolle zu ermöglichen.

Ein gutes Arbeitszeugnis zeigt Ihren ehemaligen Mitarbeitenden auch, dass Sie offen dafür sind, dass sie in Zukunft zurückkehren. Zufriedene Angestellte sind bis zu 20 % produktiver als unglückliche Angestellte. Positive Referenzen und die Unterstützung von Mitarbeitenden, die bereit sind, weiterzuziehen, spielen eine wichtige Rolle dabei, die Zufriedenheit und Arbeitsmoral der Mitarbeitenden zu erhalten.

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

Es existieren zwei primäre Arten von Arbeitszeugnissen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis, wobei der Hauptunterschied im Umfang der inhaltlichen Bewertung liegt.

Einfaches Arbeitszeugnis

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält grundlegende Informationen über die Beschäftigungsdauer und die Position des Mitarbeitenden, ohne eine detaillierte Bewertung seiner Leistungen oder seines Verhaltens zu enthalten. Es bestätigt lediglich die Tatsache der Beschäftigung, ohne positive oder negative Bewertungen abzugeben. Arbeitgeber stellen häufig ein einfaches Zeugnis aus, wenn keine besonderen Gründe für ein ausführlicheres Zeugnis vorliegen oder wenn der Mitarbeitende keine herausragenden Leistungen erbracht hat.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Eine detailliertere Beurteilung der Leistungen, Fähigkeiten und des Verhaltens des Mitarbeitenden während seiner Beschäftigungszeit bietet hingegen das qualifizierte Arbeitszeugnis. Es enthält üblicherweise eine objektive Einschätzung der Leistungen, der Erfolge und des Sozialverhaltens. Ein qualifiziertes Zeugnis kann positiv sein, wenn ein*e Mitarbeiter*in gute Arbeit geleistet hat, oder negativ, wenn es Leistungsmängel oder Verhaltensprobleme gab. Wichtig ist, dass dieses stets wohlwollend formuliert ist und keine ungerechtfertigten Aussagen enthält.

Worauf sollte ich bei der Formulierung des Arbeitszeugnisses achten?

Die oben genannten Schritte decken die Grundlagen ab, die Sie zum Verfassen eines Arbeitszeugnisses benötigen. Im Folgenden finden Sie einige konkrete Tipps, die sich in der Vergangenheit bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen bewährt haben.

Seien Sie professionell

Sprechen Sie nicht zu informell oder emotional über seinen bevorstehenden Werdegang, auch wenn Sie ein gutes Verhältnis zu jemanden haben. Empfehlen Sie ihn professionell, ohne irrelevante oder unnötig persönliche Informationen zu erwähnen. Professionalität bedeutet auch, dass die Formulierungen weder übertrieben positiv noch negativ sind, sondern die tatsächlichen Leistungen und Verhaltensweisen des Mitarbeitenden widerspiegeln.

Stellen Sie die Leistungen und Stärken des Angestellten dar

Seien Sie konkret und nennen Sie Einzelheiten darüber, was der Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen gut gemacht hat. Beschreiben Sie, wann er besonders gute Leistungen erbracht oder die Erwartungen übertroffen hat. Wenn Sie eine Kopie der Stellenbeschreibung haben, können Sie alle Leistungen, über die Sie berichten mit der Beschreibung in Verbindung bringen.

Geben Sie aussagekräftige Beispiele

Beschreiben Sie die Leistung des Mitarbeitenden aussagekräftig und vollständig. Wenn möglich, führen Sie klare Beispiele dafür an, wann und wie ein*e Mitarbeitende*r bestimmte Charaktereigenschaften oder Fähigkeiten gezeigt hat.  Dies bedeutet zum Beispiel, dass Sie dem Projektleiter eine ausgezeichnete Fähigkeit zur Organisation und zum Zeitmanagement bescheinigen, während Sie dem Teamleitenden eine starke Führungsqualität attestieren.

Achten Sie auf einen angemessenen Umfang

Ein gutes Zeugnis enthält alle relevanten Informationen, ist aber gleichzeitig nicht zu lang. Ein angemessener Umfang ermöglicht es, die wichtigsten Punkte prägnant darzustellen, ohne den Leser mit unnötigen Details zu überfordern.

Vermeiden Sie Rechtschreibfehler

Ein professionelles Arbeitszeugnis weist weder Fehler in Grammatik und Rechtschreibung noch optische Mängel auf.

Formulierungsbeispiele im Arbeitszeugnis

Im Arbeitszeugnis beurteilen Sie neben Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolgen, Belastbarkeit, Arbeitsmotivation auch das Sozialverhalten des ausscheidenden Mitarbeitenden. Somit erfahren künftige Arbeitgeber nicht nur etwas über die Leistungen und Qualifikationen des Bewerbenden, sondern auch über sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg*innen und Kund*innen.

Gesetzliche Vorgaben schreiben vor, das Zeugnis wohlwollend zu formulieren. Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, hinter scheinbar positiv wirkenden Formulierungen negative Beurteilungen im Arbeitszeugnis einfließen zu lassen. Sie verstecken durch bestimmte Formulierungstechniken, einer sogenannten inoffiziellen „Zeugnissprache“, häufig Bewertungen. Offene Kritik ist strengstens untersagt.

Der Notencode im Arbeitszeugnis

Sie können sich merken: Dreifache Steigerungen wie „stets zur vollsten Zufriedenheit“ sind ein Hinweis für sehr gute Noten im Arbeitszeugnis. Gute Leistungen haben nur eine zweifache Steigerung (stets zur vollen). Wenn solche Adjektive fehlen, ist dies ein Indiz auf eine mittelmäßige oder negative Beurteilung. Arbeitgeber nutzen bestimmte Formulierungen, um Hinweise auf bestimmte Noten zu geben:

1. Sehr gut: „stets zur vollsten Zufriedenheit“
2. Gut: „stets zur vollen Zufriedenheit“
3. Befriedigend: „zur vollen Zufriedenheit
4. Ausreichend „zur Zufriedenheit“

Welche Informationen und Formulierungen sind im Arbeitszeugnis unzulässig?

In Arbeitszeugnissen sind bestimmte Informationen und Formulierungen unzulässig, da sie rechtlich bedenklich oder diskriminierend sein können.

Diskriminierung

Jegliche Form von diskriminierenden Aussagen aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung oder anderen persönlichen Merkmalen ist unzulässig.

Zugehörigkeit zu einer Religion: „Obwohl Frau Müller einer bestimmten religiösen Gruppe angehört, erfüllte sie die beruflichen Anforderungen in akzeptabler Weise.“

Hinweis auf das Aussehen: „Ihre Arbeit wurde von ihrem Aussehen geprägt, was zuweilen Herausforderungen für das Team darstellte.“

Persönliche Informationen

Private oder persönliche Informationen, die nicht relevant für die berufliche Leistung sind, dürfen nicht im Arbeitszeugnis stehen. Dazu gehören beispielsweise Familienstand, Kinderzahl, Schwangerschaften, Gesundheitszustand, Schwerbehinderungen, Drogen- oder Alkoholprobleme, Straftaten oder politische Überzeugungen.

Mitarbeiterin mit Alkoholproblem: „Frau Muster wies eine gesellige Art auf, mit der sie die Arbeitsatmosphäre verbesserte.“

Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft: „Frau Muster ist Mitglied einer Gewerkschaft.“

Negative Bewertungen

Allgemeine oder diffuse negative Bewertungen ohne konkrete Beispiele oder Begründungen sind unzulässig. Aussagen wie “war stets unzuverlässig” oder “hatte Probleme im Team” ohne weitere Erläuterung sind nicht akzeptabel.

Hinweis auf geschwätzigen Mitarbeiter: „Herr Müller hat ein hervorragendes Allgemeinwissen, mit diesem er die Kollegen stets bereicherte.“

Hinweis auf eine unangenehme Mitarbeiterin: Frau Müller war fleißig und wusste sich zu verkaufen.“

Falsche oder irreführende Aussagen

Jegliche falschen, unvollständigen oder irreführenden Aussagen im Arbeitszeugnis sind unzulässig. Das Zeugnis muss alle relevanten Tatsachen über die Tätigkeit und Leistung des Mitarbeitenden enthalten und darf keine falschen Eindrücke vermitteln.

Subjektive Bewertung ohne Belege: „Frau Mustermann war oft unfreundlich und unkooperativ gegenüber anderen Mitarbeitenden.”

Unbegründete Anschuldigungen und Gerüchte: „Es gab Gerüchte über unangemessenes Verhalten von Herrn Mustermann gegenüber Vorgesetzten.“

Kündigung durch den Arbeitgeber

Im Falle einer Kündigung seitens des Arbeitgebers ist es nicht gestattet, im Arbeitszeugnis darauf zu verweisen. Die Formulierung „im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst“ ist ebenfalls untersagt, da sie die arbeitgeberseitige Kündigung zeigt. Die Verwendung dieser Formulierung ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des jeweiligen Mitarbeitenden erlaubt.

Hinweis auf arbeitgeberseitige Kündigung: „Das Arbeitsverhältnis endet aufgrund der Entscheidung des Arbeitgebers zum 05.09.2024.“

Hinweis auf arbeitgeberseitige Kündigung: „Das Arbeitsverhältnis wird vom Arbeitgeber zum [Datum] einseitig beendet.”

Verletzung der Schweigepflicht

Vertrauliche Informationen über das Unternehmen oder andere Mitarbeitende dürfen nicht im Arbeitszeugnis preisgegeben werden. Dies umfasst beispielsweise interne Unternehmensgeheimnisse oder persönliche Informationen anderer Mitarbeitenden.

“Während seiner Tätigkeit hatte Herr Muster Zugang zu hoch sensiblen Unternehmensgeheimnissen, einschließlich finanzieller Daten und Strategien.”

“Es war bekannt, dass er regelmäßig in vertrauliche Gespräche und Besprechungen involviert war, darunter auch die Diskussionen über zukünftige Produktentwicklungen.”

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema “Arbeitszeugnis formulieren”