A1-Bescheinigung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Ihre Mitarbeiter*innen arbeiten regelmäßig im Ausland? Ob kurze Dienstreise oder längere Entsendung: Beschäftigte haben die Pflicht, sich mit einer A1-Bescheinigung auszuweisen. Sie schützt davor, in beiden Ländern Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein Nachweis, dass Mitarbeitende vorübergehend in einem anderen EU-Land, EWR-Land (Europäischer Wirtschaftsraum) oder in der Schweiz arbeiten und weiterhin den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegen.

Rechtlicher Hintergrund:

• Die A1-Bescheinigung ist Teil der EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der sozialen Sicherheitssysteme in der Europäischen Union.
• Sie gilt für Arbeitnehmende, seit 2021 auch für Beamte und seit Anfang 2022 auch für Selbstständige.
• Wichtig ist, dass Arbeitnehmer*innen die Bescheinigung während ihres Einsatzes im Ausland mitführen, um sie auf Verlangen der Behörden vorzeigen zu können.
• Eine A1-Bescheinigung ist 24 Monate lang gültig. Es kann eine Dauerbescheinigung bei der DKVA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung) beantragt werden, wenn ein Arbeitnehmer mindestens einen Tag im Monat oder 5 Tage im Quartal in einem anderen Land arbeitet.
• Wichtig: Nicht immer reicht die A1-Bescheinigung. In Frankreich braucht es beispielsweise zusätzlich eine Entsendungsbescheinigung.

Wann wird eine A1-Bescheinigung für eine Dienstreise benötigt?

Ob auf Dienstreise oder im Homeoffice in einem anderen Land: Es gibt unterschiedliche Szenarien, wann eine A1-Bescheinigung gebraucht wird.

Entsendungen

Arbeitgeber müssen für ihre Mitarbeitenden eine A1-Bescheinigung beantragen, wenn diese vorübergehend in einem anderen EU-Land, EWR-Land oder der Schweiz tätig sind.

Beispiel: Ein deutscher Ingenieur wird für sechs Monate von seiner Firma nach Spanien entsandt, um ein Bauprojekt zu leiten. Der Arbeitgeber beantragt eine A1-Bescheinigung, um sicherzustellen, dass der Ingenieur weiterhin nach deutschen Sozialversicherungsvorschriften abgesichert ist.

Dienstreisen

Grundsätzlich ist laut dem Bundesministerium für Soziales und Arbeit eine A1-Bescheinigung auch für Geschäftsreisen erforderlich, da sie bestätigt, dass Arbeitnehmende im Heimatland sozialversichert bleibt. Allerdings gibt es Ermessensspielräume, insbesondere bei kurzfristigen oder kurzzeitigen Geschäftsreisen bis zu einer Woche. In solchen Fällen kann es sein, dass auf die Beantragung der Bescheinigung verzichtet werden kann, abhängig von den nationalen Vorschriften des Zielstaates. Einige Länder, wie Frankreich und Österreich, verlangen die Beantragung einer A1-Bescheinigung vor Beginn der Tätigkeit. Daher ist es ratsam, die länderspezifischen Bestimmungen zu prüfen.

Beispiel: Ein Marketingmitarbeiter reist für eine Woche nach Italien, um Meetings bei seiner Partner-Agentur zu halten. Obwohl eine A1-Bescheinigung grundsätzlich erforderlich ist, könnte er möglicherweise darauf verzichten, da der Aufenthalt kurz ist. Allerdings muss der Arbeitgeber die spezifischen Anforderungen Italiens prüfen, da dort eine A1-Bescheinigung für solche Reisen vorgeschrieben ist.

Grenzüberschreitende Telearbeit

Eine A1-Bescheinigung ist laut der Deutschen Rentenversicherung notwendig, sobald eine Erwerbstätigkeit in mehr als einem Mitgliedstaat – etwa durch Homeoffice im Wohnstaat – ausgeübt wird. Dies gilt unabhängig davon, ob die Arbeit hauptsächlich im Beschäftigungsstaat erfolgt. Laut EU-Recht unterliegen alle Personen grundsätzlich den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Staates, in dem sie arbeiten. Wenn jemand im Homeoffice arbeitet und dabei teilweise in seinem Wohnland und nicht nur im Land des Arbeitgebers tätig ist, kann das dazu führen, dass andere Sozialversicherungsvorschriften gelten.

Um das zu vermeiden, gibt es eine Möglichkeit: Wenn man weniger als 50 % der Arbeit im Homeoffice aus dem Wohnland erledigt, kann man eine Ausnahme beantragen. Diese sorgt dafür, dass weiterhin die Regeln des Landes gelten, in dem der Arbeitgeber sitzt. Diese Ausnahme muss bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) beantragt werden.

Beispiel: Eine Softwareentwicklerin arbeitet hauptsächlich für ein deutsches Unternehmen, leistet aber 40 % ihrer Arbeit im Homeoffice von ihrem Wohnsitz in Österreich aus. Um sicherzustellen, dass die deutschen Sozialversicherungsregeln weiterhin gelten, beantragt die Entwicklerin eine Ausnahme bei der DVKA.

Freiberufler*innen und Selbstständige

Selbstständige, die in einem anderen EU-Land arbeiten, müssen laut der deutschen Rentenversicherung ebenfalls eine A1-Bescheinigung beantragen, um ihre Sozialversicherungszugehörigkeit zu belegen. Die A1-Bescheinigung ist erforderlich, wenn Selbstständige kurzfristig im europäischen Ausland, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich arbeiten. Sie bestätigt, dass das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin gilt, auch wenn die Person vorübergehend im Ausland tätig ist. Das bedeutet, dass sich bei den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung nichts ändert.

Beispiel: Eine selbstständige Designerin plant, kurzfristig in den Niederlanden für einen Kunden zu arbeiten. Bevor sie dort beginnt, beantragt sie eine A1-Bescheinigung, um zu belegen, dass sie weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegt, während sie im Ausland tätig ist.

Tipps zur korrekten Beantragung der Entsendebescheinigung A1

Bei der Entsendung von Mitarbeitenden ins Ausland ist eine frühzeitige Planung entscheidend. Personalverantwortliche sollten die A1-Bescheinigung rechtzeitig vor der Entsendung beantragen, um Verzögerungen und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Bearbeitungszeit: Der Gesetzgeber gibt den Krankenkassen drei Tage zur Bearbeitung der Anträge. Diese Frist sollte in die Planung einbezogen werden, da die Krankenkassen als Sozialversicherungsträger die Voraussetzungen für die Ausstellung der A1-Bescheinigung prüfen.

A1-Bescheinigung: Formular zum ausfüllen

Beantragung: Die Beantragung erfolgt elektronisch über das SV-Meldeportal das seit Juli 2024 das frühere sv.net ersetzt. Das Portal ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Selbstständige nutzbar.

Kosten: Bei Registrierung bis zum 30. September 2024 ist die Nutzung des Portals bis Ende 2024 kostenfrei. Danach fallen reguläre Gebühren (zwischen 36 Euro bis 99 Euro für 36 Monate) an. Die Nutzung für A1-Anträge bei Selbstständigen bleibt kostenfrei.

Immer auf dem neuesten Stand bleiben

Aktualisierungen: Da sich die Regelungen zur A1-Bescheinigung sowohl in Deutschland als auch innerhalb der EU und des EWR ändern können, ist es wichtig, dass HR-Abteilungen diese Entwicklungen im Blick behalten. So können sie Mitarbeitende rechtzeitig über aktuelle Regelungen informieren.

Zusammenarbeit mit Expert*innen: Bei Unsicherheiten bezüglich der A1-Bescheinigung empfiehlt es sich, mit Fachleuten zusammenzuarbeiten. Zudem sollten die A1-Bescheinigung und alle zugehörigen Dokumente und A1 Formulare sorgfältig aufbewahrt werden, da sie bei Prüfungen durch Sozialversicherungsträger vorgelegt werden müssen.

Konsequenzen bei Nichtvorliegen einer A1-Bescheinigung

Das Fehlen einer A1-Bescheinigung kann erhebliche Folgen für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber haben.

• Bußgelder und Strafen: Ohne A1-Bescheinigung können im Entsendeland Sozialversicherungsbeiträge fällig werden – möglicherweise doppelt. Es können Bußgelder drohen, die die finanzielle Belastung des Unternehmens erhöhen.
• Rückerstattungsprobleme: Das Fehlen der A1-Bescheinigung erschwert die Rückforderung bereits gezahlter Sozialversicherungsbeiträge im Ausland und bringt zusätzliche bürokratische Hürden mit sich.
• Arbeitsrechtliche Probleme: Ohne die A1-Bescheinigung können arbeitsrechtliche Schwierigkeiten auftreten. Zudem könnte das Arbeiten im Entsendeland untersagt werden, was berufliche und finanzielle Einbußen bedeutet.

Häufig gestellte Fragen