Conference & Event Coordinator (m/w/d)

Find your Meeting-Magic Moment

Inmitten des Münchner Werksviertels, mit Blick über die Dächer der Stadt bis zu den Alpen, erwartet dich das höchste Hotel Münchens: modern, stilvoll und mit echtem Charakter. 234 großzügige Studios und Apartments, sowie das FITZROY – Modern Australian Kitchen & Bar im 14. Stock.

Als Conference & Events Coordinator:in gestaltest du unvergessliche Erlebnisse. Du hilfst bei der Planung, koordinierst Abläufe und sorgst dafür, dass unsere Veranstaltungen reibungslos verlaufen.

Was dich erwartet:

• Du übernimmst unsere Veranstaltungen nach dem Vertragsabschluss und begleitest sie von der ersten Detailplanung bis zum erfolgreichen Abschluss
• Du bist zentrale Ansprechpartner für unsere Kunden und kümmerst dich um alle weiteren Absprachen – telefonisch, schriftlich und persönlich
• Du koordinierst Detailwünsche, Abläufe, Räume, Technik, Catering und weitere Anforderungen und stellst sicher, dass alle Informationen rechtzeitig an den richtigen Stellen ankommen
• Du behältst auch bei kurzfristigen Änderungen, vielen Anfragen und mehreren Veranstaltungen gleichzeitig den Überblick, erkennst frühzeitig, wenn Anpassungen notwendig sind, und findest schnell passende Lösungen
• Du begleitest die Veranstaltung auch nach der Durchführung weiter – von der Nachbereitung über die Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang
• Du sorgst mit deiner schnellen und professionellen Kommunikation dafür, dass unsere Kunden jederzeit bestens betreut sind
• Du arbeitest eng mit Küche, Restaurant, Housekeeping, Technik und weiteren Abteilungen zusammen – von der Menüplanung bis zur benötigten Personalplanung

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Conference & Event-Bereich – idealerweise in der Hotellerie
• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und hast Freude am direkten Kontakt mit Kund – telefonisch, schriftlich und persönlich
• Du arbeitest strukturiert, organisiert und zuverlässig und behältst auch bei mehreren Veranstaltungen gleichzeitig den Überblick
• Du bist stressresistent, flexibel und findest auch bei kurzfristigen Änderungen schnell passende Lösungen
• Du hast ein gutes Gespür für Menschen, trittst souverän auf und gehst gerne auf individuelle Wünsche ein
• Du arbeitest gerne mit verschiedenen Abteilungen zusammen und kommunizierst Informationen klar und zuverlässig weiter
• Du übernimmst Verantwortung, arbeitest selbstständig und hast ein Auge fürs Detail
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office