Onboarding in der Corona-Krise: Wie StepStone online neue Mitarbeiter einbindet
Den Vorgesetzten nur per Webcam sehen, eine Telefonkonferenz mit dem Team und die gemeinsame Mittagspause per Skype: Ein Großteil der Beschäftigten in Deutschland erlebt momentan im Homeoffice genau solche Situationen. Aber was ist mit neuen Mitarbeitern, für die in vielen Unternehmen in der kommenden Woche der erste Arbeitstag ansteht? Wie kann ein Onboarding-Prozess aussehen, obwohl fast alle Kollegen aktuell von zu Hause arbeiten? Wir haben Pascale Neubert gefragt, die bei StepStone für das Onboarding neuer Mitarbeiter zuständig ist.
Nun stellen wir uns einmal vor, nächste Woche hat ein Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag, sitzt allein am Wohnzimmertisch und kann nichts machen. Unternehmen müssen versuchen, genau solche Situationen zu verhindern.
Pascale Neubert, Onboarding-Spezialistin bei StepStone
Am 1. April werden 20 neue Mitarbeiter ihren ersten Arbeitstag bei StepStone haben. Aktuell befindet sich fast das komplette Unternehmen im Homeoffice. Wie wird der erste Tag der neuen Kollegen aussehen?
Zunächst einmal ist das eine nie dagewesene Ausnahmesituation. Das gilt natürlich für uns als Unternehmen, aber auch für die neuen Mitarbeiter. Die ersten Tage in einem neuen Job sind sehr wichtig, um den Arbeitgeber und vor allem die Kollegen besser kennenzulernen.
Deswegen haben wir schon vor Jahren einen strukturierten Onboarding-Prozess für neue Kollegen entwickelt. Die neuen Mitarbeiter erhalten in den ersten drei Tagen alle Informationen über das Unternehmen, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen: Welche Abteilungen gibt es? Wie sehen Prozesse aus? Was ist das übergeordnete Ziel des Unternehmens?
Man muss sich das wie ein Seminar vorstellen, in dem es auch spielerische Elemente gibt. Im Normalfall erfolgt das natürlich auf einer sehr persönlichen Ebene, also bei uns im Büro und im direkten Austausch mit den Kollegen. Die besondere Situation aktuell zwingt uns dazu, diese Einführungstage etwas anzupassen. Der Plan ist der gleiche – es erfolgt einfach alles online.
Für die neuen Kollegen gibt es dann drei Tage lang ein Webinar?
Ja, so ähnlich wird es stattfinden. Wir haben natürlich schnellstmöglich auf diese besondere Situation reagiert, um die technischen Voraussetzungen zu erfüllen. Heißt: Jeder neue Kollege, der nächste Woche bei uns seinen ersten Arbeitstag haben wird, erhält bis dahin per Post einen Laptop von uns. Gemeinsam mit unserer IT stellen wir auch die nötige Softwarelösung, damit sich jeder bequem von zu Hause aus einwählen kann. Auch der grobe Plan, welche Inhalte vermittelt werden, liegt den neuen Kollegen dann bereits vor.
Allerdings werden wir das Ganze deutlich interaktiver gestalten als das bei einem klassischen Webinar der Fall ist. Wir binden also jeden neuen Kollegen direkt mit ein. Und weil es digital stattfindet, legen wir noch mehr Wert auf Gemeinsamkeit, etwa durch gemeinsame Mittagessen per Webcam oder ein gemeinsames Workout. Das alles natürlich auf freiwilliger Basis. Wir sind davon überzeugt, den neuen Mitarbeitern auch digital und online den bestmöglichen Start bei uns zu gewährleisten.
Egal ob analog oder digital: Worauf kommt es beim Onboarding genau an?
Jeder, der schon einmal einen neuen Job angefangen hat, erinnert sich mit Sicherheit an die ersten Tage im neuen Unternehmen. Das ist eine sehr aufregende Zeit, die aber auch mit Unsicherheiten verbunden ist. Als Unternehmen geht es darum, neue Mitarbeiter von Tag eins an direkt einzubinden. Dazu gehören auch Antworten auf vermeintlich einfache Fragen wie: Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung? Wie stelle ich einen Urlaubsantrag? Oder wo kann ich Informationen zum Unternehmen jederzeit nachlesen? In einer Studie haben wir einmal herausgefunden, dass mehr als jeder Dritte schon einmal erlebt hat, dass sein Arbeitsplatz am ersten Tag nicht eingerichtet war. Das ist für neue Kollegen eine sehr frustrierende Situation.
Doch zu einem guten Onboarding zählt natürlich auch, dass die jeweilige Abteilung ihren neuen Mitarbeiter direkt einbindet in die neuen Aufgaben – vor allem in der aktuellen Situation. Nun stellen wir uns einmal vor, nächste Woche hat ein Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag, sitzt allein am Wohnzimmertisch und kann nichts machen. Unternehmen müssen versuchen, genau solche Situationen zu verhindern.
Die Corona-Krise ist für Unternehmen eine große Herausforderung. Welchen Tipp hast du für Arbeitgeber, die in der kommenden Woche ebenfalls neue Mitarbeiter begrüßen?
Ich denke, Unternehmen sollten gemeinsam mit den neuen Mitarbeitern versuchen, kreative Lösungen zu finden. Die Corona-Krise werden Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur gemeinsam meistern – und die meisten Unternehmen machen das aktuell sehr gut.
Ich denke, vieles lässt sich technisch durch Skype und Telefonkonferenzen erzielen – und dafür reicht oft erst einmal ein Smartphone. Niemand erwartet in so einer besonderen Situation den perfekten Prozess. Es hilft sicher, sich in die neuen Mitarbeiter hinein zu versetzen und sich zu fragen: Was würde ich mir selbst in dieser Situation für meine ersten Arbeitstage wünschen? Da geht sehr viel über die einfache Kommunikation.
Also mein Tipp besonders an Führungskräfte gerichtet: Besser einmal zu viel als einmal zu wenig mit dem neuen Kollegen telefonieren oder skypen.
Dieses Interview wurde geführt von André Schaefer, Manager Communications bei StepStone.
Wir genau kann ein Plan für ein strukturiertes Online-Onboarding aussehen? Hier ein Beispiel, wie wir das bei StepStone umsetzen.
Weitere Informationen rund um das Thema digitales Arbeiten in Zeiten des Corona-Virus gibt es übersichtlich und multimedial aufbereitet unter: https://www.stepstone.de/wissen/digitales-arbeiten-aufgrund-coronavirus/
