Zeitmanagement

Ein Sprichwort sagt "Zeit ist das einzige, was nicht einmal ein Dankbarer erstatten kann". Zeit ist unwiederbringlich und Zeit ist sehr wertvoll.
Die Zeit optimal zu nutzen wünscht sich jeder, im Beruf soll Zeitmanagement dabei helfen, sinnvoll zu planen, Prioritäten zu setzen und Zeit-"Verschwendung" zu vermeiden.
Aber: Es gibt keinen allgemeingültigen Leitfaden, wie die bestmögliche Zeitplanung für den Einzelnen aussieht, jeder muss für sich selbst entscheiden, was ihm in seinem Leben wichtig ist und für was er gerne mehr Zeit haben würde.

Wozu Zeitmanagement?
Zeit ist ein gerecht verteiltes Gut. Jeder einzelne Mensch hat jeden Tag genau 24 Stunden, also 1440 Minuten zu seiner Verfügung. Ob er diesen Zeitraum als zu lang, zu kurz oder genau richtig für seine zu erledigenden Aufgaben, Wünsche und Bedürfnisse empfindet, ist individuell so verschieden wie die Aktionen, mit denen er seine Zeit füllt.
Zeitmanagement soll Ihnen mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben in Ihrem Job verschaffen aber genauso mehr Freiraum für Sie. Mehr Erholung und neue Anregungen aus einem glücklicheren Privatleben wirken sich wiederum positiv auf Ihre Produktivität im Beruf aus. Work-Life-Balance ist hier die Zauberformel, mit einem gleichermaßen erfüllten Berufs- wie Privatleben schaffen Sie optimale Bedingungen für dauerhafte Leistungsfähigkeit.

Mehr Zeit - Verheißung und Bedrohung
Bevor Sie effektives Zeitmanagement betreiben können, müssen Sie sich eine Frage stellen, die auf den ersten Blick etwas paradox klingt. Wollen Sie überhaupt mehr Zeit haben? Menschen, die scheinbar ständig unter Stress stehen, die von einem Termin zum nächsten hetzen, wirken wichtig und gefragt, sie selbst fühlen sich bedeutend und gebraucht.
Zeitmanagement soll Ihnen mehr Zeit verschaffen, auch für sich selbst. Fragen Sie sich ehrlich, ob und wie Sie diese überhaupt zu nutzen wüssten. Andernfalls würden Sie sich ein Bein stellen und, wenn auch nur unbewusst, Ihre neuerlernten Techniken selbst boykottieren.
Mehr Zeit kann unter Umständen gleichermaßen Bedrohung wie Verheißung sein.

Wie bekomme ich mehr Zeit?
Sinnvoll ist es, sich zu Beginn eine Art Zeitprotokoll zu erstellen. Wie viele Stunden oder Minuten pro Tag und Woche nutze ich für welche Tätigkeiten? Das bezieht sich sowohl auf den beruflichen wie den privaten Bereich. Bringen Sie die Disziplin auf, eine Woche lang detailliert alle Zeitabläufe festzuhalten. Haben Sie sich einen Überblick über Ihre Situation gemacht, können Sie individuell für sich entscheiden, wofür Sie künftig mehr oder weniger Zeit investieren möchten.

Als nächster Schritt kommt nach dieser Analyse die Zeitplanung:

  • Zuerst ein praktischer Tipp: schreiben Sie Ihre Planung auf. Hierzu können Sie Organizer, Kalender oder aber auch entsprechende Programme Ihres PCs nutzen.
  • Investieren Sie mindestens 10 Minuten für Ihre Tagesplanung, schreiben Sie auf, was Sie auf jeden Fall erledigen müssen, was weniger wichtig ist und was noch warten kann. Haken Sie Erledigtes ab, das motiviert zusätzlich. Vergessen Sie aber auch nicht, Unerledigtes in Ihre nächste Tagesplanung zu übernehmen.
  • Planen Sie Ihre Woche nach den gleichen Kriterien, eventuell auch größere Zeitabschnitte. Der Vorteil liegt auf der Hand: die wesentlichen Ziele werden nicht aus den Augen verloren, mit der täglichen Planung gehen Sie sicher, dass auch Unvorhergesehenes erledigt werden kann.
  • Werten Sie Ihre Erfahrungen aus. Lernen Sie sich besser einschätzen und steigern Sie nach und nach die Qualität und Effizienz Ihrer Planung.

Das Eisenhower-Prinzip
Der amerikanische Präsident Eisenhower gab einem bestechend einfachen System seinen Namen, mit dem sich der Sinn für Prioritäten schärfen lässt.
Aufgaben und Ziele werden nach zwei Kriterien beurteilt: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und sind sie eilig oder nicht eilig?
Dadurch ergeben sich vier Gruppen von Aufgaben:

  • Aufgaben, die sowohl wichtig als auch eilig sind
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind
  • Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind
  • Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind
Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht eilig sind, werfen Sie in den Papierkorb. Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, dann werden sie nach Möglichkeit an andere delegiert. Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind, übertragen Sie in ihre Zeitplanung und sorgen dafür, dass sie zur rechten Zeit tatsächlich angepackt werden. Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig sind, packen Sie sofort an.

Mit ein bisschen Training können Sie dieses Prinzip in Ihrem Bewusstsein verankern und dadurch erfolgreicher arbeiten: Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden ist ein wichtiges Kriterium von Zeitmanagement.

Zeiträuber
Neben einer guten Planung und dem Handeln nach Prioritäten ist das Eliminieren von unnötigen Zeiträubern der dritte grundlegende Punkt von Zeitmanagement.
Auch hier müssen Sie sich selbst ehrlich beobachten und dokumentieren, wann überflüssige Dinge Ihnen Zeit stehlen. Sind Ihre Anrufe und Ihre Post gut organisiert, können Sie "Nein" sagen, wenn Ihnen unnötige Arbeit aufgetragen wird? Träumen Sie oft vor sich hin, sind Sie übermüdet und lustlos oder reden Sie übermäßig viel mit den Kollegen?
Zeitmanagement kann Störungen wie das Tagträumen aber beseitigen, weil methodisches Arbeiten und das Gefühl, gerade die wichtigste Aufgabe zu erledigen, stärker motiviert. Durch konsequentes Selbstbeobachten werden Unstimmigkeiten schneller erkannt und Erkenntnis ist ja bekanntermaßen der erste Schritt zur Besserung.

Sie werden sehen, dass eine gewissenhafte Organisation Ihres Tages nicht nur Ihre Arbeitseinstellung verbessert, Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen werden und unnötiger Ärger vermieden wird, Sie haben nach und nach auch immer mehr Zeit "übrig" - nutzen Sie die für Dinge, die Ihnen Spaß machen und für die Sie bisher immer zu beschäftigt waren!

 

 

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