Schriftlich bewerben

Vollständige Unterlagen
"Schicken Sie uns bitte Ihre vollständigen Unterlagen zu." Diesen Satz haben Sie bestimmt schon mal in einer Stellenanzeige gelesen. Was heißt das nun genau? Zum einen heißt es, dass bestimmte Unterlagen auf jeden Fall in Ihrer Mappe liegen müssen. Und das sind diese:

1. Das Anschreiben
2. Der Lebenslauf
3. Das Foto
4. Schul- und Arbeitszeugniskopien
5. Bescheinigungen/Zertifikate (z.B. Qualifikationen, Weiterbildung)

Es kann aber auch sein, dass Ihr potenzieller Arbeitgeber bestimmte Anforderungen an die Zusammensetzung Ihrer Unterlagen im Stellenangebot bereits formuliert hat. Typische Beispiele sind die Fragen nach Arbeitsproben in kreativen Berufen oder die immer noch von Zeit zu Zeit geforderte Handschriftenprobe. Aber auch Sie selbst können Ihre Unterlagen durch bestimmte Dokumente sinnvoll ergänzen. Zum Beispiel durch eine gute Referenz.

Wählen Sie die Anlagen sorgfältig aus. Überschütten Sie Ihr Gegenüber nicht mit einer Fülle von langweiligen Papieren. Denn: Time is money. Und das bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Personaler Ihnen nicht viel Zeit lassen, sich zu bewähren. Ordnen Sie deshalb Ihre Unterlagen ihrer Bedeutung nach. Das Anschreiben liegt lose ganz zu oben in der Mappe. Als erstes abgeheftet und daher gut sichtbar ist das wichtigste Dokument Ihrer Bewerbung: der Lebenslauf. Dort klebt auch Ihr Foto. - Es sei denn Sie entscheiden sich für ein gut gestaltetes Deckblatt. Dann kann Ihr Foto natürlich dort besonders gezielt platziert werden.

Zeugnisse ordnen Sie chronologisch: Je aktueller und je höher der Bildungsabschluss, desto interessanter ist es für den Personaler und desto weiter oben liegt es daher in Ihrer Mappe. Aber denken Sie daran: Verschicken Sie nie die Originale, gute neue Fotokopien Ihrer Zeugnisse reichen aus.

Anschreiben
Das Anschreiben folgt einer einfachen Gliederung. Dem obligatorischen Briefkopf folgt die Betreffzeile mit der Stellenbezeichnung und der Quelle. Im Adressfeld und in der Anrede sollten Sie Ihren Adressaten namentlich ansprechen. Vorteilhaft ist ein vorheriger telefonischer Kontakt. In diesem Fall beziehen Sie sich in der ersten Zeile auf das Gespräch. Anschließend schildern Sie in ein bis zwei Sätzen, weshalb Sie sich auf diese Stelle bewerben. Nun bringen Sie die Belege für Ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten an. Den Brief beenden Sie mit der Erklärung, dass Sie sich über ein persönliches Gespräch freuen würden. Das Anschreiben sollte möglichst eine Seite nicht überschreiten.

"Hiermit bewerbe ich mich ...". Mindestens jede zweite Bewerbung beginnt mit diesem Satz. Ihre hoffentlich nicht! Lassen Sie sich unbedingt einen besseren Einstieg einfallen, z.B.: "Mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige gelesen und möchte mich Ihnen vorstellen als ...", oder "Sie sind ein Unternehmen, das ..., und ich habe .... zu bieten." Ein gelungener Auftakt ist beim Bewerbungsanschreiben das A und O. Heben Sie sich wohltuend von der Konkurrenz ab und verzichten Sie auf typische und sehr langweilige Eröffnungen. Nur so erreichen Sie es, die Aufmerksamkeit des Personalers zu fesseln.

Nach der Eröffnung geht es darum, knapp und überzeugend dafür zu argumentieren, dass Sie der bzw. die Richtige für die zu besetzende Stelle sind. Auf welche Qualitäten, also Kenntnisse, Fähigkeiten, Eigenschaften (Selbstanalyse), die z.B. den im Anzeigentext genannten Forderungen entsprechen, können Sie verweisen. Zu den fachlichen Anforderungen zählen heute neben den reinen Berufskenntnissen auch Fremdsprachen- und Computerkenntnisse. Wenn Sie eine Selbstanalyse vorgenommen haben, wissen Sie um Ihre Stärken und Schwächen und haben sich gezielt diese Stellenanzeige herausgegriffen. Ordnen Sie nun Ihre bisherigen Tätigkeiten den geforderten fachlichen Qualifikationen zu. Beachten Sie den Unterschied von Muss- und Kann-Voraussetzungen. Belegen Sie jede Anforderung mit einem kurzen Beispiel Ihrer bisherigen Berufspraxis. Fallen Ihnen noch weitere Punkte ein, die für das Aufgabenfeld wichtig sind und die Sie vorweisen können? Halten Sie nicht damit hinter dem Berg.

Nutzen Sie Schlüsselbegriffe, die Sie bei der Recherche über das Unternehmen in Erfahrung gebracht haben. Dahinter verbergen sich entscheidende Kriterien für die Auswahl der Bewerber. Mit der richtigen Wortwahl liefern Sie direkte Hinweise auf Ihre Eignung für das Unternehmen. Das ist allemal besser, als darauf zu hoffen, dass die Personalabteilungen in Ihre Umschreibungen schon das Richtige hinein interpretieren. und anhand von Beispielen klarmachen? Insgesamt ist Ihr Anschreiben dann erfolgversprechend, wenn Sie Ihre Motivation glaubwürdig zum Ausdruck bringen. Finden Sie eine plausible Antwort auf die Frage: Warum wollen Sie gerade in besagtem Unternehmen arbeiten? Und warum sollte der Personaler gerade Sie einstellen?

Auch der Schluss Ihrer Bewerbung sollte nicht in Plattheiten abgleiten. Schließlich klingt der letzte Satz noch einige Minuten im Gedächtnis nach. Verweisen Sie an dieser Stelle ruhig einmal auf ein mögliches Vorstellungsgespräch. Etwa kurz und bündig in dieser Form: "Über die Einladung zu einem persönlichen Gespräch freue ich mich." Oder: "Für alle weiteren Fragen stehe ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung."

Aber vergessen Sie nicht: In der Kürze liegt die Würze. Der Personalentscheider hat weder Lust noch Zeit, Romane zu lesen. Beschränken Sie sich auf 6 bis 8, maximal 10 Sätze. Und diese Sätze sollten keine Rechtschreib- oder Kommafehler enthalten. Am besten lassen Sie Freunde oder Bekannte Korrektur lesen.

Verwenden Sie gutes, nicht liniertes Papier. Eigenes, dezent gestaltetes Briefpapier ist empfehlenswert. Das lässt sich auch durchaus am Computer selbst entwerfen. Unterschreiben Sie ruhig mit einem Füllfederhalter und königsblauer Tinte. Das wirkt auf jeden Fall seriöser, als mit Kuli in rot, grün oder schwarz.

Lebenslauf
Der Lebenslauf ist das Kernstück Ihrer Bewerbung. Denn: Die wichtigsten Informationen und Argumente, die für Sie sprechen, werden darin in tabellarischer Form dargestellt. In der Regel erwarten Arbeitgeber den Lebenslauf in maschinen- bzw. PC-geschriebener Form. Nur selten bitten Sie um einen handgeschriebenen Lebenslauf oder überhaupt um eine Handschriftenprobe. Sie erhoffen sich davon, Aufschluss über die Persönlichkeit des Bewerbers zu bekommen. Übrigens: Der Lebenslauf darf ruhig länger als eine Seite sein. Schließlich sollten folgende Punkte auf jeden Fall im Lebenslauf enthalten sein:

1. Persönliche Daten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum und -ort, nicht zwingend, aber durchaus üblich Familienstand, Staatsangehörigkeit)
2. Schulbildung (besuchte Schulen, Schulabschluss)
3. Hochschulstudium (Fächer, Universität, Abschlüsse, Thema der Abschlussarbeit)
4. Berufstätigkeit/-ausbildung (Art der Berufsausbildung, Ausbildungsfirma und -institutionen mit Ortsangabe)
5. Berufliche Weiterbildung (alles, was mit Ihrer Berufspraxis in Zusammenhang steht)
6. Außerberufliche Weiterbildung (Vorsicht bei der Auswahl: Fremdsprachen machen sich immer gut, Ihr Kochkurs in panasiatischer Küche nicht unbedingt)
7. Sonderinformationen (z.B. Auslandsaufenthalte)
8. Besondere Kenntnisse (z.B. Fremdsprachen, EDV etc.)
9. Hobbys/Interessen (ehrenamtliches, soziales Engagement, Sport, Politik etc.)
10. Ort, Datum, Unterschrift

Verzichten Sie nicht darauf, Hobbys und Interessen zu nennen. Besonders in diesem Punkt können Sie, ein rundes Bild Ihrer Persönlichkeit entwerfen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Ihren Lebenslauf zu gliedern. Zum einen können Sie chronologisch vorgehen. Das heißt: Sie schreiben die Eckdaten der Zeitenfolge nach auf. Dabei können Sie - ganz amerikanisch - heute beginnen und auf der Zeitachse zurückgehen, oder - in der konventionellen deutschen Form - den umgekehrten Weg gehen. Die zweite Variante arbeitet mit Oberbegriffen. Sie gliedern Ihre Karriere nach Themenschwerpunkten, zum Beispiel: Schulbildung, Auslandsaufenthalte, etc. Das bietet sich besonders an, wenn Sie keinen stringenten Lebenslauf vorzuweisen haben. So können Sie längere Pausen im Berufsleben geschickt kaschieren.

Doch egal für welche Form der Gliederung Sie sich entscheiden, Ihr Lebenslauf sollte immer dieser inhaltlichen Prämisse folgen: Machen Sie auf zwei bis drei Seiten deutlich, dass Sie aufgrund Ihrer fachlichen Kompetenz und Ihrer Persönlichkeit für den angebotenen Arbeitsplatz die ideale Besetzung sind.

Achten Sie deshalb darauf, dass die Tätigkeiten Ihrer bisherigen Berufspraxis, die zu dem angestrebten neuen Aufgabengebiet passen, breiter dargestellt werden. Listen Sie also nicht nur die bloßen Daten auf, sondern erläutern Sie in ein bis zwei Zeilen stichpunktartig die Arbeitsbereiche, die für die neue Stelle relevant sind.
Bei Bewerbern mit viel Berufspraxis und mehreren Stellenwechseln gerät der Lebenslauf manchmal zu lang. Dabei kann es sich empfehlen, einen tabellarischen Abriss voranzustellen, der nur in Kurzform die verschiedenen Stationen aufführt.

Foto
Foto "Bild schlägt Text" heißt eine alte Journalistenregel, die besagt, dass die Wirkungskraft von Fotos größer ist als die jedes noch so guten Textes. Das gilt auch für Ihre Bewerbung. Ein Personalchef, der Ihre Unterlagen erhält, wird zuerst das Foto "unter die Lupe nehmen". Er wird sich in Sekundenschnelle ein Urteil bilden: Sympathisch oder unsympathisch? Mürrisch oder freundlich? Zugewandt oder verschlossen? Mit diesem Bild im Hinterkopf beginnt der Chef Ihre Bewerbung durchzulesen. Auch wenn der vom Aussehen abgeleitete erste Eindruck völlig falsch sein kann, verlassen sich doch die meisten Personalchefs auf ihr spontanes Vor-Urteil.

Die Macht der Bilder können Sie für sich nutzen. Investieren Sie ausreichend Geld in Ihre Bewerbungsfotos. Ein guter Fotograf kann jeden ins rechte Licht rücken . Also: Lassen Sie bei einem professionellen Fotografen eine Serie aussagekräftiger, sympathischer Fotos von sich herstellen und wählen Sie dann das beste aus. Nicht zuletzt sollten Sie außerdem bedenken: Wenn Sie ein Billigverfahren wie den Fotofixautomaten in der Bahnhofsvorhalle wählen, könnte man Sie für geizig halten, Ihr Selbstwertgefühl für wenig ausgeprägt, Ihre Motivation für die Bewerbung als zu gering.

Das gilt auch bei der Wahl des Formats: Ein winziges Foto könnte in der Richtung gedeutet werden, dass Sie sich nicht wichtig genug nehmen. Umgekehrt spricht ein Postkarten-Porträt Bände über Ihre Eitelkeit. Wählen Sie am besten ein Format etwa von 6 x 4 cm (also etwas größer als das normale Passfotoformat).

Bei der Farbwahl liegen Sie mit Schwarz-Weiß-Fotos nicht nur im Trend, sondern heben sich auch wohltuend von Ihrer Konkurrenz mit dem üblichen Farbfoto in Passfotoformat ab. Kleidung und - bei Frauen -- Make-up sollten dezent und Ihrer angestrebten Position angemessen sein. Die Haare sollten gepflegt sein und auf keinen Fall die Augen verdecken - Sie haben doch nichts zu verbergen! Und die Herren der Schöpfung sollten nicht vergessen, sich vor dem Fototermin zu rasieren.

Ansonsten gilt: Lächeln Sie, was das Zeug hält, machen Sie ein freundliches Gesicht. Denken Sie an eine große Liebe oder an Ihren Urlaub...

Die Dritte Seite
Schätzen Sie einmal, wie viel Zeit sich der "durchschnittliche Chef" nimmt, um sich eine Bewerbung anzusehen? Es sind mickrige 30 bis 60 Sekunden. Nur ganz selten nimmt sich ein Personalentscheider 5 bis-10 Minuten für die erste Durchsicht. Bei Hunderten von Bewerbungen, die oft auf ein Stellenangebot eingehen, ist das jedoch kein Wunder. Erst im zweiten Durchgang werden die Unterlagen intensiver studiert, wenn sich die Favoriten (zu denen Sie hoffentlich zählen) bereits herauskristallisiert haben. Und in diesem Moment stößt der Personalchef auf die in Ihren Unterlagen mit der verheißungsvollen Überschrift: "Was Sie sonst noch von mir wissen sollten …" oder schlicht "Meine Motivation".

Die sogenannte Dritte Seite kommt für die meisten Personalentscheider noch ziemlich überraschend und zieht Aufmerksamkeit auf sich. Wem es an dieser Stelle gelingt, in wenigen kurzen Sätzen einen überzeugenden Eindruck zu vermitteln, hat äußerst gute Chancen auf ein Vorstellungsgespräch. Inhaltlich darf die auf dieser Seite gewählte "Message" in Zusammenhang stehen mit Aussagen im Anschreiben und Lebenslauf. An dieser Stelle jedoch können Sie ruhig ein wenig persönlicher formulieren und Ihrer Kreativität sind wenig Grenzen gesetzt.

Die Idee für diese Komponente wurde Mitte der 90er Jahre im Büro für Berufsstrategie Hesse/ Schrader in Berlin entwickelt. Der Hintergrund: Die im Bewerbungsanschreiben vorgetragenen Informationen und "Verkaufsargumente" werden in der Regel vom auswählenden Leser wegen der Vielzahl der eingehenden Bewerbungsunterlagen und des Zeitdrucks viel zu wenig beachtet. Der Vorteil: Eine Dritte Seite" transportiert zusätzlich, richtig konzipiert, die entscheidenden Argumente, warum Sie als Bewerber unbedingt in die engere Auswahl gehören. Das Auge bleibt am Ungewöhnlichen hängen und lädt zum Lesen ein. Wählen Sie daher für Ihre Dritte Seite dasselbe Papier wie für Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf. So signalisieren Sie die formale und inhaltliche Zugehörigkeit und Einheit von Anschreiben, Lebenslauf und Dritter Seite. Deutlich sollte sich die Dritte Seite dagegen formal von Ihren restlichen Anlagen, wie Zeugniskopien etc. abheben.

Besonders empfiehlt sich eine Dritte Seite für alle, denen immer noch eine Handschriftenprobe abverlangt wird. Anstatt beispielsweise stumpfsinnig Texte aus Zeitungen abzuschreiben, wird aus der Not eine Tugend. Auch handschriftlich kann die Dritte Seite Ihren potenziellen Arbeitgeber von Ihren Fähigkeiten und Ihrer Persönlichkeit überzeugen.

Referenzen
Bei einer Referenz geht es darum, dass Sie jemanden benennen, der als Fürsprecher für Sie auftritt und Sie für eine bestimmte Tätigkeit empfiehlt. Das darf natürlich kein naher Verwandter sein, der ganz begeistert von Ihnen ist, ansonsten aber nicht gerade kompetent. Geht es um Referenzen, heißt das oberste Gebot: Nur Autorität zählt. Ihr zukünftiger Chef wünscht sich - wenn überhaupt -, jemanden benannt zu bekommen, der selbst ein Profi ist und längere Zeit mit Ihnen zusammengearbeitet hat. Es kann sich deshalb nur um Chefs oder andere Vorgesetzte handeln, in Ausnahmefällen um Personen mit öffentlicher Autorität (vom Bürgermeister bis zum Pfarrer).

Die Frage ist natürlich: Kennen Sie solche von Personalfachleuten akzeptierten Personen? Sind Sie sich deren Loyalität Ihnen gegenüber sicher, werden sie positive Auskünfte über Sie erteilen? Haben Sie Zweifel, ob Sie jemanden um diesen Gefallen bitten können? Es gibt nur ein Mittel, das herauszufinden: Sprechen Sie potenzielle Referenzgeber an, klären Sie ab, was Sie über sich geschrieben haben wollen.

Übrigens: Falls Sie niemanden finden, ist das überhaupt nicht schlimm, denn die Bewertung von Referenzen ist keineswegs eindeutig. Sie werden zum Teil als "Imponiergehabe" interpretiert und deshalb nicht als Beurteilungsquelle herangezogen. Personalchefs, die über einen Bewerber etwas herausfinden möchten, bevorzugen oft ihre eigenen Informationswege. Sie verdächtigen den Bewerber und seine Referenzpersonen der Subjektivität. Deshalb: Bieten Sie nur in besonderen Fällen, etwa in Führungsposition, von sich aus Referenzen an und achten Sie darauf, dass Ihr Fürsprecher eine anerkannte Autorität ist.

Arbeitsproben
Arbeitsproben Es gibt nur wenige Berufe für die in dieser Phase der Bewerbung Arbeitsproben sinnvoll sind. Erwartet werden Arbeitsproben in allen kreativen und wissenschaftlichen Berufen. Journalisten legen Artikel bei. Werbetexter und Grafiker Kampagnen. Berufseinsteiger in diesem Gewerbe haben die Chance, neue "Arbeitsproben" zu Bewerbungszwecken zu entwickeln. Häufig werden diese von Agenturen oder Zeitungen sogar verlangt.
Wissenschaftliche Mitarbeiter legen in der Regel Ihre Publikationslisten und Fachartikel bei. Generell gilt dennoch: Üben Sie sich in einer gewissen Zurückhaltung. Das "Klotzen" mit dem, was Sie vorzuweisen haben, kann Ihnen leicht als unangemessene Eitelkeit ausgelegt werden.

Für die meisten anderen Berufe gilt: Ebenso wenig wie ein Bäcker ein von ihm gebackenes Brötchen in die Unterlagen mit ein(b)packen kann, kann ein Architekt die Zeichnungen für ein von ihm entworfenes Haus mitsenden. Auch Fotos von eventuell produzierten Dingen sind selten eine angemessene Lösung. Heben Sie sich diese konkreten Arbeitsproben für einen späteren Zeitpunkt auf. Wenn Sie die nächste Stufe, das Vorstellungsgespräch, erreicht haben, können Sie geeignete Arbeitsproben eventuell mitbringen. Und das ist selbst in den meisten kreativen oder wissenschaftlichen Berufen durchaus Usus. Denn eines sollten Sie nicht vergessen: Ihre erste Arbeitsprobe ist und bleibt Ihre Bewerbung.

Checkliste - Formal richtig Bewerben
Ihr Anschreiben ist umwerfend, Ihr Bild lächelt und Ihr Lebenslauf ist perfekt. Das alles nutzt Ihnen nichts, wenn Sie formal grob fahrlässig handeln. 80 Prozent% aller Bewerbungen scheitern bereits auf den ersten Blick, weil Rechtschreibfehler, Eselsohren und Tintenflecken auf wenig Sorgfalt und Liebe schließen lassen. Dieses Schicksal können Sie vermeiden. Hier auf einen Blick die wichtigsten formalen Punkte , die Sie unbedingt einhalten sollten:

• Verwenden Sie für Anschreiben und Lebenslauf nur gutes weißes, evtl. auch dezent getöntes Papier.
• Benutzen Sie einen Computer mit möglichst gutem Drucker.
• Achten Sie auf Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung.
• Wichtig: gute Platzeinteilung und angemessene Ränder (ca. 4 cm links, 3 cm rechts).
• Vermeiden Sie Flecken, Eselsohren.
• Verwenden Sie für die Anlagen nur gute, unverknickte Fotokopien. Beglaubigungen sind nur in seltenen Fällen erforderlich (vor allem im öffentlichen Dienst).
• Kontrollieren Sie die Reihenfolge Ihrer Unterlagen: Nach dem oben auf der Mappe lose aufliegenden Anschreiben folgen:
  - evtl. ein Deckblatt
  - Lebenslauf mit Foto
  - evtl. Dritte Seite
  - Zeugnisse (Kopien)
  - ggf. Zertifikate/Referenzen
  Generell gilt: Je wichtiger die Unterlage, desto weiter vorne abheften.
• Als Mappe eignen sich Thermoschnell- bzw. Spiralbindungssysteme mit Overheadfolie und Kartondeckel.
• Ihre Bewerbung sollte einfach zu durchblättern und gegebenenfalls zu vervielfältigen sein. Eine Sammlung von Klarsichthüllen erfüllt diese Kriterien ebenso wenig wie eine beidseitige Beschriftung oder Fotokopie Ihrer Papiere.
• Benutzen Sie zum Versand einen ausreichend frankierten Din-A-4-Umschlag mit verstärktem Rücken. Und ab geht die Post.