Zeitmanagement: Nie mehr unter Stress sein

Wer kennt das nicht? Überstunden nehmen überhand, Arbeit am Wochenende, Deadlines drücken aufs Gemüt und die Familie beschwert sich auch noch. Ihnen läuft die Zeit davon...Wer beherrscht hier wen? Die Zeit Sie oder umgekehrt? Fühlen Sie sich unter Stress? Falls ja, dann sollten Sie Ihre Zeit besser nutzen! Nutzen ja, aber wofür?

"Wichtig ist, was hinten raus kommt!" spitzte es Helmut Kohl zu und sorgte unfreiwillig für große Heiterkeit. Wenn auch etwas unglücklich formuliert, so ganz Unrecht hatte er damit nicht. Denn etwas Positives soll ja bei Ihrer Arbeit herauskommen - zeitig, aber ohne Stress. Welche Möglichkeiten haben Sie?

Ziele definieren - strategisch Handeln
Entscheidend für erfolgreiches Zeitmanagement ist eine Kosten-Nutzen-Abwägung. Wie viel müssen Sie leisten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen? Ziele definieren ist das A und O für die persönliche Zeitoptimierung. Mit dem Eisenhower- Prinzip lässt sich Wichtiges von Eiligem unterscheiden. Die vom gleichnamigen US-Präsidenten praktizierte Methode unterscheidet vier Kategorien von Aufgaben:

• Aufgaben, die wichtig und eilig sind
• Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind
• Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind
• Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind

Analysieren Sie so Ihren Terminplaner sowie die anstehenden Aufgaben. Setzen Sie dabei Ihre Prioritäten - aber richtig. "Die Kunst des Zeitmanagements ist es, die Termine den Prioritäten anzupassen und nicht umgekehrt", empfiehlt Zeit-Coach Meike Zietz. Voraussetzung dabei ist auch eine wöchentliche Planung. Sie lösen tägliche Aufgaben effizienter und bringen Ihre sonstigen Interessen und Bedürfnisse besser unter einen Hut. Sie schaffen sich neben dem Beruf zusätzlich Zeit für Entspannung und Inspiration. Dies ist ein wichtiger Aspekt für die Work-Life-Balance - der Einklang zwischen beruflicher Leistungsmotivation und Freizeit.

Was Du heute kannst besorgen...
"Die Menschen, die etwas von heute auf morgen aufschieben, sind dieselben, die es bereits von gestern auf heute verschoben haben", brachte es Sir Peter Ustinov auf den Punkt. Der berüchtigte St. Nimmerleinstag ist eine der Hauptursachen für Zeitnöte. Aufschieberitis stiehlt Ihnen Zeit. Sie verhindert Leistung, erhöht den Druck und führt zu Stress. Es gibt zwei Typen der Aufschieberei: "Druckmacher" und "Abbrecher". Dem Druckmacher fällt das Anfangen schwer. Er wartet, bis sich Druck aufstaut und Termine in bedrohliche Nähe rücken: "Unter Druck kann ich besser arbeiten." Mancher kennt das noch aus der Schulzeit. Die Hausaufgaben entwickelten sich schnell zu Abschreibarbeiten oder Last-Minute-Versuchen.
Anders der Abbrecher: Er kann eine Sache nur schwer erfolgreich beenden. Leicht zu begeistern, ehrgeizig und überengagiert fällt die Leistung oft schnell wieder ab. Seine Regale stehen voller ungelesener Bücher und auf dem Schreibtisch herrscht das nackte Chaos. Was tun?

Schritt für Schritt zum Erfolg
"Benutzen Sie die Salami-Taktik. Untergliedern Sie Ihre Aufgaben zunächst in logische Teilaufgaben, die Sie bewältigen können. Beginnen Sie sofort mit der ersten Teilaufgabe. Setzen Sie sich für alle weiteren Arbeitsschritte Termine für deren Erledigung", rät Karrierecoach Jürgen Hesse. "Die Portionierung der Aufgaben hilft ungemein bei deren Bewältigung. Sie haben genug Energie für vorrangige Arbeiten. Unangenehme Dinge werden gern verschoben. Eher früher als später sind sie so übermächtig, dass die Zeitfalle zuschnappt. Wichtig ist, Unangenehmes zuerst zu erledigen. Das lässt sich trainieren und schafft Energie für die entscheidenden nächsten Schritte", erläutert Hesse.

Persönliche Leistungskurve optimal nutzen
Jeder ist im Tagesverlauf persönlichen Leistungsschwankungen unterworfen. Es gibt dabei Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede zwischen Menschen. Der absolute Leistungstiefpunkt liegt bei den meisten gegen 4.00 Uhr früh. Anders beim Abendtyp, der "Nachteule". Sie ist oft bis tief in die Nacht leistungsfähig, kommt jedoch morgens schwer aus den Federn. Der Morgentyp, die "Lerche", wacht ohne Wecker rasch auf, ist tagsüber fit, ermüdet allerdings abends früher. Die meisten Leute wissen, zu welchem Typ sie gehören. Für Ihre ganz persönliche Leistungskurve, sollten Sie sich selbst einige Tage sorgfältig beobachten. In die Leistungshochs legen Sie die wichtigsten und schwierigen Aufgaben. Leistungstiefs eignen sich für einfache Routinetätigkeiten.
"Formulieren Sie Ihre eigenen Möglichkeiten. Sie sind der Schlüssel zum erfolgreichen Zeitmanagement. Ignorieren sie möglichst äußere Umstände, schieben Sie nichts auf höhere Gewalt. Denken Sie positiv, handeln Sie danach und Sie erreichen Ihr Zeit-Ziel", empfiehlt Zeit-Expertin Zietz.

Zum Thema Zeitmanagement veranstaltet das Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader in München das Seminar "Zeit effektiver managen" Infos und Anmeldung unter 030 2888 5758, seminare@berufsstrategie.de oder www.berufsstrategie.de/seminare.

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