Nicht nur für die Bewerbung wichtig: E-Mail-Knigge
" SgDuH, anbei ein Artikel zum Thema "Abkrz. im geschäftl. E-Mail-Verkehr". MfG, die Red." Bei E-Mails nehmen es viele mit förmlichen Formulierungen nicht so genau - in elektronischer Geschäftspost sind Abkürzungen von Grußformeln aber tabu. Darauf weist das Netzwerk Etikette Trainer International (ETI) in Hamburg hin. Das ist nicht nur für die Bewerbung wichtig, sondern zählt auch im täglichen Geschäftsleben.
Abkürzungen sind stillos
So komme es schlecht an, wenn Angestellte in geschäftlichen E-Mails die übliche Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" mit "SgDuH" abkürzen. Auch die Kurzform "MfG" für "Mit freundlichen Grüßen" wirke stillos.
Bei der Anrede komme es zudem darauf an, wie eng Angestellte mit Geschäftspartnern vertraut sind. Die Formulierung "Liebe Ursula Meyer" passe nicht, wenn die Angeschriebene einen bisher gar nicht kennt. Auch regionale Grußformen wie "Grüß Gott" seien nicht nach jedermanns Geschmack. Generell gelte aber: So wie der Geschäftspartner einen anschreibt, darf man auch antworten. (dpa/ajf)
Für Bewerbung und Berufsalltag: E-Mail-Knigge
Das Verfassen einer E-Mail gehört für die meisten Menschen zur täglichen Routine. Und doch werden nirgends so viele Fehler gemacht wie bei der elektronischen Korrespondenz. Um bei der Bewerbung per E-Mail ebenso sicher zu gehen, wie bei geschäftlicher Korrespondenz, haben wir für Sie die wichtigsten Regeln zusammen gestellt:
- Verfassen Sie ihre E-Mails knapp und präzise
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.
- Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik
Fahrlässigkeiten werden übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
- Beantworten Sie E-Mails schnell
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Also sollte man den Posteingang mehrmals täglich prüfen.
- Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um
Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
- Schicken Sie Anhänge beim antworten nicht wieder zurück
Die meisten E-Mail-Programme verfügen über eine Funktion, die den erneuten Versand von Anhängen beim antworten unterbindet. Ansonsten vermeiden Sie unnötigen Datenmüll, wenn Sie die Anhänge manuell löschen.
- Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist
E-Mails sollte man in einem Stil verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
- Antworten Sie niemals auf Spam
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.
- Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
- Keep it simple
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
- Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.
- Verlassen Sie sich für dringende Informationen nicht auf E-Mails
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.
- Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation
E-Mails für die Verbreitung von Spam, Pornographie oder Beleidigungen zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Unsere Tipps:
Umfangreiche Hinweise für die Bewerbung per E-Mail, inkl. Checkliste finden Sie in unseren Bewerbungstipps: Bewerbung per E-Mail - nicht an Formfehlern scheitern
