So werden Ihre E-Mails bis zum Schluss gelesen
StepStone zeigt Ihnen anhand einfacher Tipps, wie Sie Ihre E-Mails leserfreundlicher gestalten.
- Ein prägnanter Betreff sagt dem Empfänger auf den ersten Blick, worum es geht. Zudem wichtig: Viele PC User haben eine Ordnerstruktur innerhalb des Posteingangs angelegt, mit der sie E-Mails verschiedener Projekte verwalten. Ein passender Betreff kann hier eine Zuordnung enorm erleichtern.
- Formulieren Sie möglichst kurze Sätze und beschränken Sie sich auf maximal 5 Absätze.
- Trennen Sie lange Passagen durch Absätze. Oft bietet es sich an, längere Texte als E-Mail Anhang zu verschicken. So bietet beispielsweise Word gute Möglichkeiten, selbst sehr lange Texte übersichtlich zu gestalten.
- Kürzen Sie Ihren E-Mail-Text indem Sie Füllwörter wie "eigentlich", "also", "nun" etc. konsequent streichen und überflüssige Informationen weglassen.
- Wichtiges und interessantes hat immer Vorrang. Beginnt Ihre E-Mail mit unwichtigen Informationen, können Sie davon ausgehen, dass der Rest höchstens noch überflogen wird.
- Sprechen Sie pro E-Mail nur ein Thema an. So vermeiden Sie, dass wichtiges untergeht.
- Abkürzungen wie "asap", oder "Hr." werden bei der geschäftlichen Kommunikation häufig als unhöflich empfunden. Machen Sie sich daher im Zweifel die Mühe, Wörter auszuschreiben.
- Eine korrekte Zeichensetzung ermöglicht einen besseren Lesefluss. Investieren Sie auch hier ausreichend Mühe.
- Bei der Zahl der Empfänger gilt: Weniger ist mehr. Wählen Sie Ihre Adressaten sorgfältig aus, denn: Sobald Sie mehrere Leute gleichzeitig anschreiben, fühlt sich der einzelne weniger verantwortlich. Von Personen, die Sie in cc setzen, dürfen Sie erst Recht keine Reaktion erwarten.
- Wenn Sie auf E-Mails antworten, schicken Sie nicht die komplette Nachricht mit, sondern wählen Sie relevanten Passagen der ursprünglichen E-Mail aus.
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